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Aplicación para la gestión de respuestas a iniciativas parlamentarias en la AGE

Iniciativas Parlamentarias es una aplicación destinada a las Asesorías Parlamentarias de todos los ministerios para facilitar su labor en la preparación de respuestas a iniciativas parlamentarias, como las preguntas que remiten los diputados o los senadores desde las Cámaras. Aunque las iniciativas pueden ser de diversos tipos, el trabajo de preparación de las respuestas, que implica a diversos niveles organizativos dentro de cada ministerio, requiere de unos flujos de trabajo muy similares en todos los Ministerios. La aplicación surge para cubrir esa necesidad de una forma más eficiente y con un espíritu de mejora continua. La oferta de un servicio compartido, el aprovechamiento del conocimiento y la gobernanza distribuida son los ejes básicos en torno a los que se sustenta el proyecto.

Antecedentes

En 2019 se planteó por parte de varios ministerios la necesidad común de tener una aplicación que permitiera responder a las iniciativas parlamentarias. Aunque en aquel momento varios ministerios ya disponían de una aplicación propia para tal fin, existía una duplicidad de esfuerzos para cubrir una necesidad que se da en todos los ministerios.

Por ese motivo, el Ministerio de Hacienda ofreció al Ministerio de la Presidencia su código, que era una aplicación consolidada, para que pudiera ofrecerse a todos los ministerios evitando la necesidad de mantener diferentes aplicaciones con funcionalidades muy similares en cada ministerio.

Entre 2021 y 2022 el Ministerio de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes llevó a cabo un piloto con muy buenos resultados, dando lugar a que la aplicación Iniciativas Parlamentarias se constituyera como un proyecto en la Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones.

Retos

El objetivo básico era ofrecer una aplicación única suficientemente flexible para permitir la preparación de respuestas en cualquier ministerio, pero con flujos y procesos de trabajo comunes.

En segundo lugar, se buscaba la eficiencia en la integración y mantenimiento de la aplicación, para lo que debía ofrecerse de la forma más transparente posible a los ministerios. Por ello se eligió ofrecerla de forma centralizada como un servicio. Además, la aplicación debía ser fácilmente accesible y utilizable, para lo que se debían eliminar las dependencias de servicios propios de un ministerio, optando por la integración con servicios comunes como Autentica.

Por último, el proyecto se enfrentaba a un importante reto en cuanto a al mantenimiento de la configuración propia de cada ministerio. Para superarlo, se planteó una gobernanza distribuida en la que cada ministerio, a través de unos administradores delegados, es responsable de su configuración.

Fases

1. Adaptación Entre finales 2020 y junio de 2021 se adaptó el código base para eliminar dependencias y se realizó un rediseño que permitiera tener una interfaz más moderna y amigable.

2. Piloto En junio de 2021 se inició un piloto con el Ministerio de Política Territorial y el Ministerio de Inclusión. Se cerró en junio de 2022 con muy buena aceptación; el servicio se siguió prestando a ambos ministerios.

3. Mejoras En base al feedback del piloto, se realizaron una serie de mejoras. Además, se prepararon contenidos informativos y formativos para el futuro inicio del servicio.

4. Servicio A finales de 2023 se ofreció el servicio a todos los ministerios.

Actualmente se usa en cinco ministerios y hay cinco más en pruebas. El proyecto se ha llevado a cabo con medios propios, coordinados por dos responsables (técnico y organizativo) con dedicación parcial.

Las primeras dos fases requirieron dedicación total de un desarrollador, en las dos últimas se redujo a la mitad.

Nuevos Servicios

La aplicación permite ofrecer desde un punto único un servicio necesario en todos los ministerios. En aquellos que no disponían de una aplicación, la mejora en eficiencia es evidente, pasando a una tramitación ordenada y trazable, con una reducción significativa del tiempo dedicado.

En los ministerios que sí tenían una aplicación, como la aplicación sencilla de utilizar (la mitad de los encuestados en el piloto se adaptaron a ella el primer día), el cambio ha sido de poco impacto a nivel de negocio, pero de enorme impacto a nivel TIC, ya que se evita la duplicidad de desarrollo y mantenimiento y de sus costes asociados.

La homogeneización de procesos y flujos de trabajo facilita la recepción de las respuestas y el trabajo con ellas, y reduce los tiempos de espera. Por último, la reducción de aplicaciones para un mismo fin facilita la coordinación, la gestión del cambio y la resolución de problemas, preparando un entorno más favorable para nuevas funcionalidades.

Conclusiones

Iniciativas Parlamentarias es un caso de éxito en la reutilización y la oferta de servicios compartidos dentro de la AGE para la optimización de esfuerzos y costes. Aprovechar el conocimiento del que ya se disponía en otros ministerios y la experiencia acumulada en el piloto, han sido aspectos clave para lograr una aplicación útil para todos los ministerios.

Su progresiva implantación en más ministerios permitirá un ahorro de recursos, tanto económicos como personales, y mejorará sustancialmente la eficiencia en los procesos de respuesta a iniciativas parlamentarias.