Respuestas a Preguntas Frecuentes

Una vez haya formalizado la participación de su empresa (a través de este formulario) enviaremos un email de confirmación a la persona nos hayan indicado, en el que vendrá reflejada la modalidad contratada (aquí puede ver los servicios incluidos y aquí la normativa oficial del evento) así como información importante de coordinación (le recomendamos guarde para futuras consultas, cualquier duda puede ponerse en contacto a través del 918 315 070 o expositores2026@aslan.es). Para garantizar el éxito de participación de su empresa es imprescindible preparar bien el antes, durante y después del evento. Recibirán emails de coordinación solicitándoles información y sugiriéndoles ideas.

Los días 17, 18 y 19 de marzo, de 9 a 15h, la Zona Stands estará abierta al público en la 3ª planta del Palacio de Congresos de IFEMA. Los horarios de los Forums Tendencias Tecnológicas y Stages puede consultarlos en el Programa Oficial

Una vez realizada la inscripción gratuita es posible hacer el «upgrade» a Pase Oro realizando la compra vía web (190€+IVA) o mediante un «código promocional» que le haya facilitado alguna empresa participante.
Los «códigos promocionales» frente a los Pases adquiridos NO permiten solicitar el cambio a otra persona o devolución del importe.

Si ha comprado un Pase Oro y quiere solicitar la devolución o asignar a otra persona escríbanos a vip2026@aslan.es

Las empresas patrocinadores que compren «Packs de Pases Oro» pueden asignarlos por la web desde el listado de sus invitados-inscritos. Si por el contrario solo dispone de «códigos promocionales» tendrán que facilitárselos a sus invitados para que sean ellos quien lo canjeen-introduzcan una vez realicen la inscripción.

Octubre

• Definiremos la estructura del Programa de Conferencias en función de tendencias de mercado y propuestas de patrocinadores.

Noviembre

• Esperamos la confirmación de participación de empresas patrocinadoras y expositoras, indicando área-temática, tags y servicios.
• Trabajaremos las alianzas con la Red de Colaboración Institucional y Media Partners.

Diciembre

• Enviaremos materiales a empresas participantes para impulsar la campaña de comunicación e invitaciones a clientes (aquí inscripción a sesión informativa – día 4 de febrero a las 12h).
• Publicaremos la información corporativa de las empresas participantes.

Enero

• Anunciaremos el 50% de ponentes confirmados y empresas participantes.
• Iniciaremos la campaña de comunicación a visitantes.

Febrero

• Intensificaremos la campaña de comunicación a visitantes.
• Reunión coordinación empresas participantes.
• Solicitaremos las presentaciones – información final de las conferencias.

Marzo

• Reforzaremos la repercusión en Medios de Comunicación.
• Enviaremos el ‘report’ de conclusiones a empresas participantes y entidades colaboradoras.

Abril

• Potenciaremos el servicio ‘LeadGeneration’ para empresas participantes.

Sí. Como patrocinador, puede proponer contactos y empresas estratégicas cuya participación le interese especialmente a través de la Wishlist, la herramienta que le permite identificar previamente a aquellos clientes potenciales que desea que la Asociación invite de manera directa.

Al confirmar el patrocinio de una actividad, podrá facilitarnos hasta 10 contactos y 10 empresas que desee incluir en su Wishlist. Para ello, deberá cumplimentar el formulario correspondiente antes de que se inicie la convocatoria —preferiblemente durante el proceso de confirmación de participación y, en todo caso, al menos 4 semanas antes del evento—, de modo que puedan incorporarse a las acciones de marketing directo previstas.

Estos contactos recibirán un Pase de cortesía y, en caso de confirmación, serán asignados a las mesas u otros espacios relacionales de los patrocinadores que los hayan solicitado, teniendo en cuenta distintos criterios organizativos como el interés de otros patrocinadores, la probabilidad de asistencia o la capacidad de cada mesa, entre otros.
Estas invitaciones son adicionales a las que les corresponden como patrocinadores.

La asistencia al almuerzo/cena está vinculada a la inscripción al Congreso y al upgrade a Pase Platino. Una vez completado, el asistente recibirá un email con las instrucciones para confirmar su asistencia y seleccionar si desea asistir al almuerzo o a la cena.

La confirmación es obligatoria y debe realizarse antes del 6 de marzo, ya que el cierre permite confirmar el número definitivo de comensales —más de 300 asistentes— con el restaurante y organizar el sitting. Tras confirmar, recibirá un email de validación y, posteriormente, los detalles del evento.

Los materiales deberán enviarse para su recepción en el recinto a partir de las 15:00h del lunes 16, indicando en todos los paquetes la rotulación “Congreso ASLAN2026”, el nombre de la empresa y, en su caso, la numeración del stand.

Dirección de envío:

Palacio Municipal de Congresos de Madrid
Congreso ASLAN2026
Calle Amberes s/n
28042 Madrid

Recomendamos que haya una persona de la empresa en el momento de la recepción para recoger la mercancía, ya que la organización no se responsabiliza de la recepción ni de posibles pérdidas de material.

En cuanto al tipo de materiales que pueden facilitarse durante el Congreso:

• Patrocinadores: podrán enviar y facilitar materiales asociados a la actividad patrocinada o a su participación en el Congreso, conforme al espacio y formato asignado.
• Expositores: podrán enviar y gestionar todo el material necesario para su presencia en la Zona EXPO, incluyendo soportes corporativos, material informativo y elementos promocionales vinculados a su stand.

Las Networking Rooms son espacios habilitados para la celebración de reuniones privadas de 30 minutos durante el desarrollo del Congreso & EXPO ASLAN2026. Están concebidas como entornos reservados para mantener encuentros estratégicos con clientes, partners o contactos de interés.

En su condición de patrocinador/expositor, podrá hacer uso de las Networking Rooms conforme al tiempo asignado dentro de su modalidad de participación en el Congreso. Las reservas se gestionan según disponibilidad y planificación horaria, con plazas limitadas y turnos definidos durante el evento.

Aquí puede consultar la disponibilidad. Para gestionar su reserva, puede escribirnos a expositores2026@aslan.es / patrocinadores2026@aslan.es.

Desde el listado de empresas participantes y a través del QR ubicado en los Stands, serán accesibles los ‘Digital Business Space’ de las empresas participantes que incluyen:

• Información corporativa de la empresa: presentación, video, especialización,…
• Horarios y detalles de las conferencias en las que participa
• Posiblidad de ‘Solicitar reunión’ y ‘Solicitar más información’ sobre las empresas
• Contenidos relacionados con la empresa que estén publicados en aslan.es

Durante el montaje la Secretaría Técnica de la Asociación estará ubicada en la Planta baja y durante los días de celebración en la 2ª planta. Podrá contactarnos en el teléfono habitual: 918 315 070

• El lunes 16 de 15 a 20h, podrá recoger el ‘Pack de bienvenida’ y acceder a su Stand para terminar de decorar y resolver cualquier incidencia (es muy importante verifique el stand ya que durante los días de celebración nuestro personal estará dedicado a resolver incidencias con asistentes y ponentes).
• ServisFerial, el proveedor de Stands los días de montaje tendrá ubicado un puesto de atención al expositor en la misma planta 3ª.
• El desmontaje y la salida de mercancías deberá realizarse entre las 15 y 20h del jueves 19, no estando autorizada la salida de mercancías fuera de ese horario.

Pulsando aquí puede descargar la «normativa del recinto y seguridad» (versión en ingles)

En función de la modalidad de contratación elegida, las empresas participantes podrán solicitar la base de datos de inscritos (completa o evento o área) excluyendo invitados de otras empresas. Aquí puede ampliar información. Además, le facilitaremos los datos de aquellos contactos que hayan tenido una interacción «fuerte» con su empresa (se hayan inscrito por cortesía de su empresa, descargado una presentación o visualización de videos, etc.). Aquí puede consultar más información sobre Lead Generation. Los profesionales registrados en el Congreso también podrán interactuar con las empresas participantes y ponentes a través del «Digital Business Space». Cuando lo hagan, les notificaremos a través del área privada > mensajería.

Condiciones generales

1. Número de soluciones
Cada empresa asociada podrá promocionar como máximo una solución.
Si desea promocionar más de una, deberá contratar una intervención en uno de los Stages del Congreso.

2. Alineación con el enfoque del Congreso
Las soluciones deberán estar alineadas con el enfoque de esta edición: aportar respuesta a los retos y problemas a los que se enfrentan empresas y Administraciones Públicas derivados del actual contexto tecnológico y geopolítico.
No se publicarán soluciones que no cumplan este criterio.

3. Enfoque en retos concretos
La solución deberá estar claramente orientada a resolver uno o varios retos identificables.

4. Segmentación obligatoria para aparecer en búsquedas
Para que la solución aparezca correctamente en los resultados de búsqueda de la Guía de Soluciones, es imprescindible:

• Identificar los sectores para los que la solución genera mayor valor.
• Especificar las tecnologías en las que se sustenta.

5. Fecha límite
La fecha máxima para completar y enviar la información es el 6 de marzo.

6. Autorización de difusión
El envío del formulario implica la autorización expresa a la Asociación para difundir la solución a través de:

• La landing del Congreso
• La Guía de Soluciones
• La app oficial
• Los centros de conocimiento especializados
• Y cualquier otro soporte promocional que se considere oportuno

La invitación de clientes estratégicos es un elemento clave para potenciar el éxito de la participación de su empresa en el Congreso. Para facilitar su implicación, el proceso se articula en dos pasos:

• Envío de la invitación: le remitiremos un modelo de email para que pueda reenviarlo fácilmente a sus contactos y activar la convocatoria de forma directa y personalizada. También puede compartir el enlace de su Guest Landing con los contactos a los que desea invitar al Congreso. Desde esta GuestLanding, se pueden realizar ilimitadas Inscripciones Profesionales.
• Gestión y seguimiento: a través de esta página podrá comprobar las inscripciones generadas y, si lo desea, consultar los códigos para upgrades a Pase Oro o Pase Platino que puede enviar a los clientes preferentes, consultar qué invitaciones han sido confirmadas y, en el caso de los pases Platino, verificar quiénes han confirmado asistencia al almuerzo o cena. Asimismo, días antes de la celebración, podrá consultar en esa misma página el sitting asignado a sus invitados. Además, en el informe de interacciones fuertes podrá consultar la información asociada a estas invitaciones y otras interacciones relevantes generadas en el marco del Congreso.
• Textos adaptados a otros soportes, que podrá utilizar para reforzar la convocatoria y optimizar el impacto de su comunicación.

La Asociación desarrolla una campaña de comunicación integral antes, durante y después del Congreso para maximizar la visibilidad del evento y de las empresas participantes.

Para reforzar la notoriedad de la participación de su empresa en el Congreso, le facilitamos diversos recursos de comunicación como:

• Material gráfico oficial del Congreso personalizado con el logotipo de su empresa. Se lo enviaremos, y también puede solicitarlo en patrocinadores2026@aslan.es / expositores2026@aslan.es.
• En este enlace encontrará textos de apoyo para notas de prensa y publicaciones en redes sociales.

Además, se recomienda utilizar el hashtag oficial #ASLAN2026 en todas las comunicaciones en RRSS para amplificar el alcance y conectar con la conversación global del Congreso.

Las empresas pueden hacernos llegar contenidos para su difusión como branded content. Estos se publicarán en los Centros de Conocimiento correspondientes y, en función de diversos criterios, se incorporarán a la estrategia de comunicación y promoción digital del Congreso —incluidas campañas en topics 2026 (Google Ads y LinkedIn)—, así como en los distintos soportes propios del evento (web, emailings, emails a inscritos, documentación, etc.).

En concreto, se pueden enviar:

• Soluciones: Se publicarán en la Guía de Soluciones, punto de conexión entre los retos de las organizaciones y las tecnologías que les dan respuesta. Para su publicación, será necesario que nos envíe un título, la definición de topics y sectores (editables posteriormente, si fuera necesario), un extracto o introducción, el cuerpo de contenido, la identificación de socios tecnológicos si los hubiera y una URL en la que ampliar informacióm. De forma opcional, podrá adjuntarse material descargable.
• Entrevistas / Artículos: Se publicarán en los Centros de Conocimiento y, para su publicación, será necesario que nos remita un texto de entre 300 y 500 palabras, con título y extracto (2–3 frases), enfoque en tecnología o solución aplicada a un sector o ámbito concreto, entre 3 y 5 tags o etiquetas de referencia (posteriormente editables), una imagen ilustrativa (485×252 puntos) y los datos del experto firmante (fotografía, cargo, empresa, email y breve bio de 30–60 palabras).

Estos contenidos se deben enviar a redaccion2026@aslan.es

Cada vez son más los intentos de suplantación de identidad y estafas online que se producen. Verifique y asegúrese siempre que el remitente de las comunicaciones recibidas es realmente la Asociación @aslan o de proveedores reales (en ocasiones hemos detectado empresas que ofrecen publicidad a los expositores o bases de datos y realmente son un engaño con una finalidad fraudulenta).

En la web del INCIBE puede leer más sobre «Ingeniería social: el engaño como arma del delito».