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04
Mar
2022

COUNCILBOX: Cómo afrontar las reuniones societarias en tiempos de COVID-19

Las soluciones de videoconferencia cuentan por sí mismas con grandes beneficios empresariales, lo que las convierte en los aliados perfectos del trabajo en remoto.

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El derecho societario es el principio normativo sobre el que está asentada la actividad económica de una sociedad y sus empresas. Esta disciplina se mantiene en un cambio constante afectando a un número ilimitado de compañías y organizaciones, pero, aun así, continúa siendo un gran desconocido. Es importante entender y tener presente que las relaciones mercantiles son fundamentales y tienen cada vez tiene más importancia, por lo que hay que tratar de modernizar y agilizar sus procesos, aportando comodidad y ahorrando tiempo y recursos.

El derecho societario ha sido una rama del derecho especialmente permeable y receptiva a la implementación de las nuevas tecnologías. Tras la pandemia, y con las restricciones y las nuevas formas de trabajo, las reuniones societarias han aumentado de forma considerable sus celebraciones en formato virtual. Según un informe de Gartner, en 2019 los trabajadores de todo el mundo pasaban el 63% de su tiempo en reuniones presenciales y en 2021 la cifra se redujo hasta el 33%.  Esta tendencia, lejos de frenarse, seguirá aumentando en los próximos años y, de acuerdo con la consultora de TI, en 2024 las reuniones presenciales en las empresas caerán del 60% al 25%.

Las soluciones de videoconferencia cuentan por sí mismas con grandes beneficios empresariales, lo que las convierte en los aliados perfectos del trabajo en remoto: generan mayor productividad eliminando los desplazamientos, incrementan el trabajo en equipo, mejoran la comunicación y reducen costes de alquileres de oficinas o consumo energético. Y, aunque es cierto que muchas instituciones y empresas no estaban preparadas para dar el paso de integrarlas en su día a día de la actividad empresarial, tras toda la situación vivida en los últimos dos años, no ha habido otra opción para poder continuar con estas juntas. Pero ¿cuentan con respaldo legal?

Ahora que la pandemia ha potenciado, de forma trepidante, la celebración de las asambleas corporativas online es el momento de estudiar a fondo la formalidad y legitimidad de estos encuentros. La legalidad de reuniones virtuales es una cuestión principal que hay que enfrentar, ya que las actas de lo tratado en las mismas deben tener todas las garantías posibles.

Para poder lograrlo se requiere contar con herramientas capaces de garantizar que todo ha ocurrido tal y como lo ha hecho, para así tener garantías legales en caso de que alguien intente impugnar la reunión. En este sentido, Councilbox es la única solución comercial que garantiza ese respaldo jurídico en España. Para ello, almacenamos todas las evidencias capturadas durante todo el proceso, desde la preparación de la reunión hasta la redacción del acta, lo que servirá como prueba en caso de que alguien intente impugnar la reunión o junta. Todo esto es sumamente importante porque la tecnología de esta herramienta permite recoger todas las evidencias de la reunión, quedando capturadas y almacenadas en blockchain, una tecnología que garantiza que la información no ha sido manipulada en ningún momento.

Además, la plataforma permite realizar una gestión integral de las reuniones telemáticas (juntas de accionistas, asambleas, comités corporativos, plenos de organismos públicos, etc.) garantizando su validez legal. Esta gestión integral, desde la invitación a la reunión hasta el cierre de actas, supone además un gran ahorro de tiempo, al automatizar gran parte de las tareas. Estamos hablando del control de censo, cálculo de quórum, recuento de votaciones o incluso redacción del acta, que el producto realiza de manera automática, ya que registra los puntos tratados, los resultados de las votaciones y los comentarios a incluir. Además, el producto permite el uso de plantillas personalizadas para las actas, por lo que las tareas rutinarias quedan desterradas.

Así, aspectos como el recuento de votaciones o la firma digital de los documentos resultantes de una reunión los realiza la propia herramienta. Esto último resulta crucial en muchos sectores de actividad donde directivos se cruzan aun medio mundo sólo para firmar un contrato o asistir a una junta de accionistas. Todo esto le aportará un mayor nivel de comodidad a todos los trámites y gestiones llevadas a cabo durante una reunión societaria de cualquier empresa.

Gracias a este tipo de soluciones, queda patente la necesidad y los beneficios de modernizar y digitalizar las reuniones societarias de cara a la situación que se está viviendo. Es importante afianzar estos procesos, relativamente desconocidos para muchas las empresas, con toda la legalidad para lograr que quede constancia y se mantengan todas las garantías. Esta solución conseguirá aportar a una empresa un respaldo legal completo, un gran ahorro de tiempo y recursos, mejorará la comodidad de sus asistentes y aumentará notablemente la seguridad de toda la compañía.