En los últimos meses, los organismos públicos han tenido que cambiar sus modelos de trabajo internos y adaptarse a una nueva atención a los ciudadanos.
¿Qué medidas y tecnologías han tenido que adoptar para seguir funcionando?
Han sido unos meses muy complejos, en un contexto que no era esperado y que no habíamos vivido nunca. Marzo de 2020 nos exigió cambiar por completo el modelo de actividad universitaria de la noche a la mañana en una universidad de carácter presencial como la nuestra.
Durante las semanas anteriores a la declaración del Estado de Alarma, viendo la evolución de la situación sanitaria, desde el área TIC de la universidad realizamos un análisis de riesgos que nos facilitó desplegar un plan de contingencia ante lo que ya se veía venir. El plan de actuación realmente se sustentaba en una serie de proyectos tecnológicos que en los últimos años hemos venido desarrollando en la UCLM y que tienen dos pilares básicos: la movilidad y el cloud.
El despliegue sobre cloud de nuestra plataforma de campus virtual realizado en 2019 nos permitió asumir una carga que creció de un viernes a un lunes, ése lunes de marzo de 2020, un 300%. No nos habíamos enfrentado nunca a tal utilización de la plataforma y el crecimiento elástico de la infraestructura soporte nos permitió no solo abordar el periodo de docencia durante el confinamiento sino también una exigente carga en el período de evaluación en línea.
La continuidad de la docencia fue posible gracias al compromiso de nuestra comunidad universitaria, pero evidentemente también apoyado en el soporte tecnológico y en la visión del puesto de trabajo en la universidad como un puesto en movilidad. Nuestro profesorado, así como la gran mayoría de nuestro personal de administración, cuenta con un portátil para el desarrollo de su actividad. En unas circunstancias tan críticas como las vividas en 2020 esta decisión tomada hace años resultó ser fundamental.
Esta visión de movilidad no solo se había materializado en equipamiento sino también en el desarrollo de un proyecto de servicios de comunicaciones unificadas en alto nivel de madurez y adopción. Estos servicios, basados en entornos de colaboración cloud, nos permitieron trasladar la docencia presencial a un formato en línea prácticamente de un día otro. Además, este modelo de comunicaciones unificadas también permitió mantener la actividad administrativa, con disponibilidad de conectividad telefónica en los propios portátiles, y aportar continuidad a la actividad investigadora, eminentemente colaborativa.
Pese a que la gran mayoría de las plataformas y servicios tecnológicos utilizados masivamente en este periodo ya estaban siendo utilizados por la comunidad universitaria, se impulsó un ambicioso proyecto de capacitación. Las primeras semanas se impartieron varios centenares de seminarios prácticos donde nuestros docentes se capacitaron para mejorar el uso de las plataformas a su disposición y para utilizar elementos de evaluación en línea que no habían tenido nunca tanta adopción.
¿Cuáles son los principales retos a los que se han enfrentado en 2020 y con cuáles cree que se van a encontrar en 2021?
El reto de 2020 es el ejemplo real de habernos enfrentado a lo que ha dado en llamarse entornos VUCA: volátiles, inciertos, complejos y ambiguos. En estos últimos años he oído mucho ese acrónimo pero nunca pensé que lo iba a experimentar con tanta crudeza.
Marzo de 2020 supuso un reto de cambio abrupto de un contexto a otro completamente diferente, para el que realmente nuestra institución no había sido diseñada. Un reto de continuidad de negocio que se abordó gracias a la madurez de la tecnología implantada, al compromiso de los profesionales que esos meses dieron lo mejor de sí mismos conscientes del papel que la tecnología estaba jugando en la educación y a la magnífica disposición de toda la comunidad universitaria para dar continuidad a su actividad a pesar de las circunstancias.
Septiembre de 2020, del que quizá no se habla tanto, fue también un mes complejo. Comenzó el curso universitario en un contexto absolutamente incierto, con una docencia mayoritariamente presencial, pero en determinadas circunstancias bimodal y en otras también en línea. Esta situación requirió adecuar espacios, dotar de tecnología adicional en gran número de aulas y mantener las plataformas que ya se habían utilizado durante el periodo de confinamiento.
2021 se ve con esperanza, pero con unos retos que no distan mucho de los abordados en 2020. Quizá incluso con un grado mayor de incertidumbre, con el riesgo de mantener esa continuidad de la docencia en función de la evolución de la pandemia.
En todo caso, si tuviera que destacar un reto concreto, pondría el acento en la brecha digital. En 2020 tuvimos que abordar un ambicioso proyecto de préstamo de equipamiento portátil y conectividad 4G a nuestros estudiantes, conscientes de la dificultad de conectividad en el territorio regional donde mayoritariamente se distribuye nuestro estudiantado. El problema de la “España vaciada” es también un problema de brecha digital que afecta de forma directa a la Educación. Un reto a solventar donde es necesario algo más que voluntad y donde espero que la promesa del 5G pueda ayudar a ir paliando.
¿Considera que la Administración estaba preparada para dar respuesta a este nuevo escenario?
No es una pregunta sencilla. Si me hubieran dibujado el escenario hace más de un año posiblemente habría respondido rápidamente que no. Sin embargo, creo que los resultados, especialmente los relacionados con la respuesta basada en tecnología, ha superado las expectativas que la comunidad universitaria tuvo esos primeros días de marzo de 2020.
Es destacable el papel de la tecnología para abordar esta situación, pero no sólo por la actividad de ese mes de marzo y los inmediatamente posteriores sino, por encima de todo, de la actividad y proyectos tecnológicos desarrollados años anteriores basados en esos dos pilares de movilidad y adopción de cloud.
También a nivel organizativo creo que la madurez en algunos aspectos ha sido determinante. El ejemplo más significativo es la madurez de la UCLM en materia de teletrabajo. Con varias convocatorias anuales ya gestionadas, los conceptos más básicos de la actividad en teletrabajo estaban ya en la cultura organizacional, lo que ha facilitado de manera crucial mantener la actividad en el ámbito de gestión universitaria.
¿Qué soluciones tecnológicas utilizan en estos momentos? ¿Qué ventajas destacaría de esta implementación?
Son un buen número de plataformas y tecnologías diferentes las que articulan la arquitectura empresarial de la institución. En el ámbito que nos ocupa, con los pilares ya mencionados de movilidad y adopción de cloud, destacaría los siguientes:
Plataforma cloud, desplegada sobre Azure, que nos ha permitido absorber la concurrencia en nuestras plataforma de Campus Virtual así como en los módulos más críticos de nuestro ERP vinculados a los procesos de acceso a la universidad.
Comunicaciones unificadas, basadas en el uso de Skype Empresarial que nos ha permitido mantener el servicio de telefonía incluso durante el confinamiento.
Plataforma de colaboración, basada en Office365 pero destacando enormemente el uso de Teams como plataforma soporte a la docencia en línea y a la colaboración de nuestros grupos de investigación
Gestión centralizada de dispositivos, basada en Intune, que nos garantiza poder aplicar medidas de seguridad en dispositivos distribuidos fuera de los campus universitarios.
¿Qué balance realiza sobre el funcionamiento de las Administraciones públicas de este año que va a concluir? ¿Ha sido fácil adaptar sus infraestructuras a este nuevo escenario?
El balance real creo que debe hacerlo el ciudadano, que a buen seguro tendrá en cuenta el esfuerzo realizado por todas las administraciones. En todo caso, en el ámbito de las universidades, creo que puedo asegurar que el balance debe ser positivo por la reacción de estas instituciones en los meses más complicados de 2020, destacando el papel crucial desempeñado por los profesionales de sus áreas de tecnología cuya actividad ha sido enormemente valorada y reconocida por el conjunto de la comunidad universitaria.
Universidad de Castilla - La Mancha
Director TIC
