El proyecto, liderado desde la Dirección de Transformación, ha tenido un enfoque transversal y ha involucrado a múltiples áreas dentro de Globalia: Legal, RR.HH., Operaciones, IT, Minorista, Hoteles, Handling… La solución de firma, desarrollada por Econocom y 3G Mobile Group, ofrece un servicio integral que incluye equipamiento para firma, software, integraciones y soporte, bajo un modelo de suscripción flexible.
Solo en 2019 han dejado de firmarse en papel más de 620.000 documentos en procesos relacionados con los clientes o los propios empleados, y en empresas como Halcón Viajes, Viajes Ecuador, Globalia Corporate Travel o Groundforce.
Eso supone la optimización y gestión en tiempo real de miles de operaciones que antes requerían de mucho más tiempo y esfuerzo, y que implicaban mayor margen de error. Además, la digitalización de estos procesos ha ayudado a poder cumplir de manera estricta con toda la reglamentación en materia de protección de datos personales, haciendo que los datos de clientes y empleados estén más seguros aún.
A los beneficios a nivel operativo, de mejora de costes y de seguridad hay que sumar un claro impacto medioambiental englobado en las políticas de responsabilidad social corporativa. La gestión digital de documentos en 2019 ha supuesto un ahorro de 9,6 toneladas de papel, lo que supone haber salvado 142 árboles. Esos árboles han podido transformar en oxígeno 106 toneladas de CO2 durante un año. Además, se han dejado de utilizar en el proceso de fabricación del papel 18,9 millones de litros de agua.
En este 2020 Globalia reforzará esta estrategia de digitalización incluyendo más procesos para así mejorar la experiencia de sus clientes, optimizar costes y adaptarse a la nueva normalidad.
“El objetivo principal es simplificar los procesos de nuestros clientes y empleados haciéndolos fáciles, sencillos y seguros”, explica José Carlos Díaz Lacaci, director general de Transformación de Globalia; “por ejemplo, la firma de un contrato de unas vacaciones con Halcón Viajes o de un contrato laboral dentro del grupo se realizan ya mediante un simple acto de firma con una tablet o con un móvil. El contrato digitalizado estará siempre disponible para cualquiera de las partes al estar custodiado por notarios con garantías idénticas a las de una firma tradicional”.
Díaz Lacaci subraya que la firma digital es “una pieza fundamental en el proceso de digitalización, automatización y optimización de las operaciones de Globalia, y contribuye con el compromiso de sostenibilidad del grupo al reducir drásticamente el volumen de papel impreso”.
José Antonio Santiso, CEO de 3G Mobile Group, considera que “implantar una plataforma en un grupo tan importante era un reto” para su empresa. No obstante, asegura que “ha sido fácil gracias al gran equipo humano con el que cuenta Globalia”. “Además, la relación de partner con Econocom nos permite desplegar nuestro software siempre con los equipos ideales en las mejores condiciones”, añade. “Como muchas de las compañías de este país, Globalia tiene muchos procesos susceptibles de digitalizarse, y una de las palancas para hacerlo es la firma digital. No solo es fácil de usar sino que supone ahorro, optimización de los procesos, y mejoras en el impacto medioambiental de las compañías”.
Según Emilio Álvarez, director de Soluciones de Negocio de Econocom, “este proyecto nos ha mostrado que las barreras de entrada a la adopción de nuevas tecnologías no suelen ser tan altas como creemos”: “Si las soluciones están bien diseñadas y se despliegan correctamente, la respuesta de los usuarios es excelente. Ha sido muy gratificante ver cómo clientes considerados tradicionales no solo no tenían ningún problema sino que agradecían firmar sus contratos de vacaciones utilizando una tableta”.
