Cómo definir adecuadamente una solución de Comunicaciones Unificadas

Centrándonos en nuestra labor consultiva os queremos dar 10 “Consejos” para definir adecuadamente una solución de Comunicaciones Unificadas.

1). Defina claramente por qué busca un cambio respecto a sus actuales herramientas de colaboración y qué problema intenta resolver.

2). Comprenda los tipos de trabajadores que tiene en su empresa. Un desarrollador tiene necesidades diferentes a las de un profesional de marketing o un representante de recursos humanos.

3). Identifique un equipo multi-funcional con representación de múltiples (tal vez todos) los departamentos que se encargarán de evaluar la lista corta de aplicaciones de CU que se ajustan a los criterios que usted ha hecho para su empresa.

4). Establezca un calendario para la evaluación y la decisión final que sea aprobada por la dirección con antelación.

5). Comprenda y valore los comentarios que reciba del equipo interfuncional y utilícelos para tomar una decisión informada. Una vez tomada la decisión, manténgala y hágala suya como empresa.

6). Desarrolle una estrategia de despliegue y un plan de adopción que funcione para su empresa. Tenga cuidado de no dedicar tanto tiempo a la planificación del despliegue que no ponga las herramientas en manos de los usuarios con la suficiente rapidez.

7). Desarrolle un modelo de soporte sólido. Los primeros meses de una nueva adopción suelen generar muchas llamadas de soporte. Los usuarios que puedan obtener respuestas rápidamente y resolver sus problemas tendrán una mejor percepción de la herramienta.

8). La formación es clave. Tanto si se trata de almuerzos y cursos, como de tutoriales en vídeo o de un wiki, la formación ayudará a los usuarios a sentirse cómodos con la nueva herramienta y aumentará significativamente la velocidad de adopción y disminuirá las llamadas de asistencia.

9). El patrocinio ejecutivo puede ser muy útil. Una vez escuché una entrevista a un gerente de CU que dijo que la adopción de su nueva aplicación de CU fue inicialmente lenta hasta que su director general se puso a bordo y puso esta simple cita en su firma de correo electrónico: «¿Podría haber enviado esta nota con (¿su herramienta aquí?)» Los empleados tienden a ser influenciados por el liderazgo por razones obvias. Utilícelo a su favor.

10). Las comunicaciones unificadas no son un entorno de «configúralo y olvídalo». Una vez que su nueva herramienta se haya puesto en marcha, no marque la casilla y deje que permanezca intacta durante años. El sector cambia rápidamente y sus usuarios tienen herramientas en su vida personal que se actualizan casi a diario. Si quiere mantener la credibilidad de su base de usuarios, busque continuamente oportunidades de mejora. Publica actualizaciones periódicas, soluciona los errores y mantén la comunicación.

Espero que esto os ayude en vuestro viaje a las CU. En mi puesto actual, tengo que trabajar con clientes todos los días sobre este mismo tema y sobre todo se deben tener claras las razones por las que implantar una solución de CU y verlo como una solución que ayudara a Optimizar el tiempo de todos los trabajadores y por lo tanta hacer que seamos mas productivos.