Punto de partida
Los productos de Café Fortaleza se dirigen al sector alimentación, la hostelería, el vending a negocios y el eCommerce. La empresa está inmersa en un plan de transformación digital para mejorar los procesos en todos estos canales.
En concreto en el de HORECA, donde cuenta con una cartera de clientes amplia y distribuida por la zona norte, necesitaba optimizar el proceso de firma de contratos que generaba una cantidad ingente de documentación en papel difícil de gestionar y exigía una alta inversión en tiempo para el personal comercial, que debía encargarse de ello desplazándose ex profeso al cliente. La entrega a tiempo de los contratos y su firma por la persona autorizada es un requisito crítico para tramitar los diversos tipos de contratos existentes. Además, su tramitación en papel ralentizaba la gestión en el departamento de administración, dificultando las búsquedas.
Objetivo
La firma electrónica se planteó como una solución que impulsaba la estrategia de Cero Papel corporativa y que daba respuesta a los problemas de gestión de las áreas de ventas y administración con los contratos de sus clientes HORECA, Pymes con localizaciones muy dispersas. Permitiría el envío online de los contratos para cumplimentarlos con su firma digital o que esta se realizara en tiempo real en los dispositivos móviles de los agentes comerciales encargados de los suministros. Además, se buscaba una solución que dotara de validez legal a cualquier contrato en caso de litigio.
El proceso
Café Fortaleza contó con el apoyo de Tigloo, la empresa de servicios IT con la que estaba sustituyendo su CRM por MS Dynamics 365, para desplegar simultáneamente DocuSign, la plataforma de firma electrónica líder mundial que permite enviar y firmar contratos electrónicamente. Tigloo suministra esta solución en consumo cloud a través de Crayon, distribuidor en exclusiva de DocuSign en España, en cuyos servicios se apoya para adaptarla a las necesidades de sus clientes.
Su facilidad de uso, su integración nativa con MS Dynamics 365 y sus ventajas frente a la herramienta de firma que incluye este CRM asegurándose la validez legal en España, determinaron su elección; en concreto del plan BusinessPRO, fijando una cantidad fija de firmas anuales con precios mejorados y blindados a tres años.
En apenas un año, Tigloo desplegó en el departamento de ventas un entorno integrado con MS Dynamics 365, DocuSign y Microsoft 365 que favorece la movilidad y la agilidad.
Los resultados de Café Fortaleza
Café Fortaleza ha visto cómo con DocuSign cumple todos sus requisitos, consiguiendo además la satisfacción de sus empleados y clientes:
Al enviarse online los contratos para su firmadigital o realizarla sobre las tablets del personal de reparto, se aceleran las tramitaciones y el equipo comercial se centra solo en las ventas.
Ahorro en costes asociados a desplazamientos e impresión, y aumento de la productividad en la gestión administrativa de los contratos.
Alta calidad de la gestión documental incluida en la solución que permite una trazabilidad transparente de los contratos.
Integración nativa con su CRM MS Dynamics 365 sin costes extras, compartiendo su almacenamiento.
Confiabilidad en las firmas al cumplir la normativa española.
