La reinvención del Digital Workplace gracias a la IA

El primer panel del Foro Tecnológico 2025 dedicado al Puesto de trabajo digital & IA tuvo por título “La reinvención del Digital Workplace gracias a la IA” y en él un grupo de destacados expertos mostraron su punto de vista sobre los grandes cambios que está aportando la incorporación de Inteligencia Artificial a las soluciones y herramientas relacionadas con el puesto de trabajo digital. El encuentro, que forma parte del calendario anual de actividades de la Asociación @aslan, reunió a José Romero, Client Solutions Technologist Iberia de Dell Technologies, Sanaa Marmar, Consultora Preventa de Econocom, David Parras, Director Sur de Europa de Soti y Daniel Asensio Sánchez, Country Manager de Wildix.

La IA ya es toda una realidad que está redefiniendo muchas actividades dentro de las empresas y, en especial, el puesto de trabajo. En muchísimas de ellas se utiliza a diario aunque es posible que ahora mismo sea de una forma poco organizada, los invitados al panel coinciden en señalar que es el momento de estandarizar su uso, de hacerlo de forma coordinada y coherente para poder responder a las necesidades de los empleados y la empresa al tiempo que cumple con el entorno regulatorio. Y eso pasa por revisar los equipos que se usan en el puesto de trabajo, orquestar el uso de la IA a lo largo de la empresa, reducir el tiempo de inactividad, mejorar la productividad y capitalizar mejor el conocimiento y la propia empresa.

En opinión de José Romero, Client Solutions Technologist Iberia de Dell Technologies, asistimos a un importante momento de cambio, en el que se suma la entrada de la Inteligencia Artificial con un parque de equipos que está algo obsoleto y con el final del ciclo de vida de soporte de Windows 10 y el despliegue masivo de Windows 11. Todo ello hace que sea el momento ideal para hacer una renovación tecnológica de los equipos asociados al puesto de trabajo. Además, esta renovación traerá consigo el reemplazo de ordenadores que llevan toda la carga de proceso asociada a la IA de la nube, donde está actualmente, a apoyarse en unidades de proceso neuronal (NPU) propias, con las ventajas que eso supone para la velocidad y la privacidad en múltiples escenarios, como el manejo de información privada

Prestar atención al control de costes

La irrupción de los modelos de IA Generativa ha venido de la mano de sistemas cloud que, en la mayoría de casos, tienen un primer nivel de entrada gratuito o muy asequible. Esto ha permitido a los usuarios y empresas conocer sus capacidades, que han ido evolucionando además a gran velocidad con el paso de los meses, y empezar a usarlos como piedra angular de muchos procesos diarios como transcripciones, chatbots, generación de informes, etc.

Cuando finalmente una empresa da el paso de implantar soluciones de IA Generativa, y más aún si se incorpora la IA Agéntica, es cuando todos esos sistemas deben vincularse con modalidades de pago As-a-Service de los distintos proveedores de IA .Estos sistemas cobran por cada Token recibido o generado, lo que viene a ser un céntimo o dos por palabra. Aunque pueda parecer poco, esto elevado a escala empresarial, cuando la IA se aplica masivamente pasa a representar una cantidad muy grande de dinero. Que además deja de ser un gasto opcional y se convierte en un coste estructural.

Según afirma José Romero, Client Solutions Technologist Iberia de Dell Technologies, “se estima que se podrían llevar al Edge o al puesto del cliente un 20 % de las cargas de trabajo de IA con soluciones de código libre como Ollama. De este modo se fomenta una IA privada, segura, local y gratuita”.

La gobernanza y un mayor control del dato

Este experto destaca también que muchas empresas tienen prohibido el uso de IA a los empleados, como en el sector sanitario, despachos de abogados, etc. donde no es aconsejable subir información confidencial a esta nube. En la misma línea, Sanaa Marmar, Consultora Preventa de Econocom, pone destaca que “la gobernanza es muy importante porque añade toda esta capa de seguridad, confianza y ética”.

Es esencial identificar claramente las herramientas que vamos a seleccionar para implementar la Inteligencia Artificial y definir cómo se van a usar”. Esta experta insiste en la importancia que tiene definir una estrategia clara dentro de las empresas que marque el rumbo que van a seguir las distintas iniciativas relacionadas con la aplicación de la IA en general y, de forma específica, al puesto de trabajo.

Daniel Asensio Sánchez, Country Manager de Wildix coincide en este aspecto al reseñar que “¿cuál es el objetivo? Ejecutar un plan, trasladar ese modelo hacia la ejecución y verificarlo de manera constante. Significa que tiene que comprender diferentes elementos. Y el primero de ellos es la gobernanza”.

Conocer al usuario para mejorar sus capacidades

Sanaa Marmar  señala también que “primero tenemos que identificar claramente la estrategia que vamos a definir. Cuáles son los objetivos de negocio, cuál es la hoja de ruta que voy a diseñar para llegar a los objetivos”. Y también incide sobre la necesidad de definir indicadores que sirvan para poder medir el progreso realizado y el retorno de la inversión, lo que ayudará también a evitar desviaciones.

Aboga por la aplicación de la Inteligencia Artificial “con sentido, con cabeza”, lo que pasa por definir la estrategia y los casos de uso, alineados con los usuarios, a los que luego hay que capacitar y ayudar para poder aprovechar todo este potencial. Todos los expertos participantes coinciden en la necesidad de, una vez superadas las fases iniciales de experimentaciòn con la IA, de la importancia de establecer un plan de empresa que guíe las iniciativas para poder aprovechar las posibilidades de la Inteligencia Artificial en todas las áreas y departamentos en las que sea aplicable, pero de forma coordinada y sentando las bases para un futuro crecimiento sobre cimientos sólidos.

El dato como la base de la IA

La IA opera sobre los datos que se le proporcionan, y la calidad de los resultados generados por la Inteligencia Artificial depende fundamentalmente de la calidad de los datos empleados. Es crucial disponer de datos de calidad, y esto puede llevar a redefinir la forma de trabajar en muchas organizaciones para tener la seguridad de que sus datos tienen la calidad y el nivel de detalle que permita todas las etapas posteriores de procesamiento. Según Sanaa Marmar, Consultora Preventa de Econocom, esto pone de relieve la importancia que tiene “la supervisión de un ser humano, de un experto, para poder minimizar el sesgo y mejorar la precisión de los resultados”.

Destaca que al aplicar realmente la Inteligencia Artificial al puesto de trabajo, se redefine realmente lo que significa trabajar, se produce un cambio total de paradigma. La experta resume que “pasamos de dedicar el tiempo a tareas rutinarias a emplearlo en tareas que realmente necesitan de inteligencia de ser humano, nuevas habilidades, rescaling, upscaling”. Y concluye diciendo que “los empleados tienen que adaptarse, adaptarse a la solución de inteligencia artificial y pensar de otra forma para ser parte de este cambio”.

Gestionar adecuadamente los dispositivos de trabajo

El puesto de trabajo digital se ha redefinido en los últimos años y se apoya en una serie de dispositivos que facilitan la conexión del empleado con el resto de compañeros, con la empresa y con los clientes. David Parras, Director Sur de Europa de Soti destaca el papel de los diferentes dispositivos que se utilizan en entornos híbridos como tablets, laptops y smartphone. Cada vez se usan dispositivos más diversificados y de su correcto funcionamiento depende el funcionamiento de la empresa. Resaltó la importancia de “gestionar adecuadamente esos dispositivos y adelantarse a los problemas que puedan surgir apoyándonos en la IA”.

Evitar tiempos de inactividad por situaciones previsibles como la falta de batería en los equipos portátiles o por incidentes de seguridad con sus conexiones y datos impacta directamente en la productividad de los empleados y el funcionamiento de los procesos en una empresa. Para ello optimizan todos los aspectos relacionados con la operación como el soporte, “cualquier incidencia que haya, la vamos a poder crear y pasar al sistema de ticketing cualquiera que utilicemos e incluso anticiparnos y ayudar a las personas de IT a realizar esa gestión de esos dispositivos. Incorporamos el diagnóstico para los técnicos, incorporado control remoto, aprovechamiento rápido, gestión de la identidad y seguridad”.

La orquestación de los sistemas de IA

Daniel Asensio Sánchez, Country Manager de Wildix, destaca que son el único fabricante europeo considerado en el cuadrante mágico de Garner en el ámbito de las comunicaciones unificadas y la colaboración. No desarrollan IA en sí, sino que la integran para generar una infraestructura de conocimiento, y de comprensión de modelos de lenguaje, de pensamiento, y de nuevos contenidos para orquestar todos estos niveles de conocimiento dentro de las empresas.

La IA generativa, en su experiencia, “está integrándose en nuestras organizaciones y está generando una infraestructura cognitiva, de conocimiento, de modelos de lenguaje y de pensamiento” que hace necesaria una capa de orquestación de todos estos niveles de conocimiento. Además, las organizaciones ya están empleado distintas inteligencias artificiales, “seguramente en función de necesidades departamentales, con lo cual debemos de ser capaces de integrarlas dentro del flujo de la operación”. Afirma que “hablar de IA generativa o IA agéntica significa hablar del eslabón entre la IA generativa y el entorno de productividad”.

Destaca que la IA agéntica es un nuevo modelo de operación pero que es muy importante encajar sus aportaciones dentro de los procesos productivos de la empresa. Lo resume diciendo que “hay que conectar diferentes modelos de IA, diferentes modelos de datos, en diferentes escenarios de tiempo y además todo ello de una manera sincronizada”.

Conclusiones

Está claro que la IA, ya integrada en muchas empresas aunque de modo poco estructurado, debe ahora usarse de forma organizada, alineada a las necesidades tanto de empleados como del negocio y cumpliendo la regulación vigente. Esto implica renovar los equipos, coordinar la adopción de IA, reducir tiempos muertos, aumentar la productividad y gestionar mejor el conocimiento corporativo.

La obsolescencia de equipos y el paso a Windows 11 representa una oportunidad de renovación tecnológica, que permitirá además procesar IA de manera local y privada en los propios dispositivos, mejorando velocidad y privacidad. Como beneficio adicional, esto ayudará a controlar los costes asociados a la IA generativa, cuyo modelo de pago por uso puede convertir el gasto en un coste estructural significativo para las empresas.

Es muy importante poner en el centro un sistema de gobernanza robusto y una gestión segura de los datos, especialmente en sectores sensibles como salud o legal, así como definir estrategias claras, medir el progreso y formar a los usuarios para aprovechar realmente la IA, destinando el trabajo humano a labores más creativas y de mayor valor añadido. Por último, no hay que descuidar la la gestión eficiente de dispositivos y la orquestación de los distintos sistemas de IA, integrando diferentes modelos y herramientas en los flujos productivos y asegurando una infraestructura de conocimiento sincronizada.