Candidatura

BandeJA – Sistema para la gestión, envío y recepción de comunicaciones electrónicas en la Junta de Andalucía

La plataforma BandeJA constituye una solución integral para las comunicaciones electrónicas enmarcada en la estrategia de papel cero de la Junta de Andalucía. Proporciona un entorno digital centrado en el usuario, proporcionando las funcionalidades necesarias para convertir la circulación interna de papel en la Administración General de la Junta de Andalucía en un intercambio electrónico de documentación sencillo, ordenado, trazado y seguro.
La misión de BandeJA es eliminar el trasiego de documentos en papel, correos electrónicos y herramientas, y sustituirlo por una gestión electrónica de las comunicaciones con total confiabilidad. Permite avanzar en el cumplimiento de derechos de ciudadanía y empresas y deberes de las Administraciones, como la protección de datos, simplificación administrativa, agilidad en la instrucción de procedimientos, racionalización en el uso de recursos TIC, el intercambio electrónico de datos y la autenticidad, trazabilidad, confidencialidad e integridad.

Antecedentes

Históricamente las unidades de la Junta de Andalucía han gestionado comunicaciones y documentos de muy distinta índole (comunicaciones interiores, convocatorias, escritos de ciudadanos, oficios de otras administraciones públicas, etc.), por distintas vías (en papel, por el registro de entrada / salida, por correo electrónico, por FAX, por la ventanilla electrónica, etc.) y en distintos formatos. Además, ha contado con sistemas para el flujo de las comunicaciones establecidos de forma heterogénea, condicionados por los modelos de organización internos, cambiantes por cada equipo de gobierno, y sustentado en utilidades informáticas y ofimáticas inconexas y obsoletas. Con BandeJA se proporciona un entorno normalizado y global con una herramienta común a toda la Junta de Andalucía para las comunicaciones internas.

Retos

El objetivo de BandeJA es proporcionar un entorno digital sencillo de manejar que dé soporte a la gestión electrónica de las comunicaciones.
• Es una solución común y uniforme a toda la Junta de Andalucía.•Proporciona a las comunicaciones seguridad, autenticidad, trazabilidad, confidencialidad, integridad y accesibilidad.
• Centraliza las comunicaciones procedentes de diferentes canales de entrada.
• Operativamente permite asignar, reasignar, realizar seguimiento, consultar histórico y controlar plazos.
• Trazar cada documento: por dónde y por quién ha pasado.
• Facilidad en la búsqueda, acceso y consulta de las comunicaciones.Desde su inicio (abril '20), BandeJA ha gestionado 1,5 millones de comunicaciones y 5 millones de documentos, contando con el personal administrativo de las Consejerías (más de 25.000 usuarios). Para finales de 2022 se prevé haber gestionado en torno a 4 millones de comunicaciones, 12 millones de documentos y alcanzar la totalidad de empleados públicos.

Fases

Fases:
*ANÁLISIS: Estudio de herramientas y modelos de comunicación internos; Toma de requisitos con responsables funcionales de la Secretaría General de Administración Pública y un comité de expertos de las diferentes consejerías; Elaboración de documento de requisitos funcionales, propuesta de diseño y aprobación por el Comité.
*DESARROLLO: Infraestructura base de administración electrónica: aprovisionamiento, instalación, configuración y certificación; Diseño experiencia de usuario y usabilidad; Desarrollos específicos: modelado, utilidades, pantallas de tramitación y gestión de datos; Integración con sistemas internos de la Junta de Andalucía y desarrollo de servicios web para creación/consulta de comunicaciones.
*IMPLANTACIÓN: Certificación funcional, despliegue gradual y monitorización de entornos; Gestión del cambio; Certificación de nivel medio del sistema acorde al ENS.
Han participado 11 personas de perfiles multidisciplinares, durante 18 meses de ejecución.

Nuevos Servicios

• Mayor agilidad: documentos disponibles instantáneamente en las unidades que los precisen
• Centralización de las comunicaciones procedentes de las distintas fuentes de entrada
• Mayor nivel seguridad en cuanto a conservación y custodia
• Trazabilidad en el direccionamiento y seguimiento de las acciones para tratamiento de documentos
• Gestión de alertas y avisos que faciliten el cumplimiento de obligaciones y plazos
• Búsqueda avanzada de comunicaciones, mediante filtros y búsquedas personalizadas•Interoperabilidad con otros sistemas de administración electrónicaEn resumen, ahorro en tiempo al agilizar tanto la localización de documentos, como la localización de asuntos atendidos en búsquedas futuras; ahorro en espacio porque se reduce la cantidad de documentación en papel, sin necesidad de almacenar en archivos de oficina ni de contar con copias de documentos en distintas localizaciones, y ahorro en costes reduciéndose a una sola la inversión en mantenimiento de la solución.

Conclusiones

Este proyecto ha resultado estratégico por los siguientes motivos:
• Se ha diseñado pensando en las personas, aportando una interfaz amigable y funcionalidades a un clic.
• Optimiza la operativa de la organización, redundando en agilidad y mejor prestación de servicios a ciudadanía y empresas (por ejemplo, se reduce de 6 días a 0 el tiempo de envío de documentos entre Delegaciones Territoriales y Servicios Centrales.).
• Hace uso de plataformas de administración electrónica de la Junta de Andalucía de una manera interoperable y segura.
El hecho de que el número de usuarios de BandeJA sea más de 25.000, que el número de comunicaciones y documentos gestionados se incremente exponencialmente mes a mes y que el dimensionamiento de la infraestructura no merme los tiempos de respuesta de la solución nos permiten asegurar que la solución BandeJA ha supuesto un avance definitivo en la apuesta por la prestación de servicios digitales de calidad y orientado a personas.