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Sistema de Gestión de Expedientes de Compras

La contratación pública debe tener en cuenta una numerosa legislación y normativa. Sin embargo, es necesario que esto no suponga una ralentización significativa en los procesos de compras. El Sistema de Gestión de Expedientes de Compras, en adelante, SGEC, está construido a partir de un conjunto de componentes tecnológicos perfectamente orquestados para la ejecución y supervisión de los procesos asociados a las compras en la FNMT-RCM ,de una forma organizada, trazable y ágil. El SGEC ha permitido abordar la digitalización de los procesos de compras no sólo desde la perspectiva del cumplimiento normativo, sino considerando también la adaptación a la realidad, estructura y necesidades propias de la organización. Esta flexibilidad ha facilitado enormemente la gestión del cambio, aportando eficiencias a todos los Departamentos implicados de una forma suave, y con la posibilidad de evolucionar de una manera ágil antes cambios legislativos u organizacionales.

Antecedentes

Derivado de la aplicación de la legislación en materia de contratos en la administración publica y al tener que aplicarla a más de 6000 expedientes que se tramitan en la FNMT-RCM, nos situamos en un escenario en que la automatización del proceso es altamente recomendable.

Hasta la entrada en funcionamiento del sistema se tenía:

-Elaboración tediosa de la documentación.

-Complicada coordinación de todos los actores en el proceso, causa de retrasos y errores.

-Fuentes de documentación que constituyen el expediente de diferente naturaleza y gestionadas, en algunos casos, en sistemas de información ajenos.

Retos

El sistema se presenta y despliega sobre la base de un conjunto de componentes líderes en sus ámbitos funcionales e interrelacionados entre sí, estando cada uno de ellos orientado a una serie de objetivos y mejoras:

-Perfecta orquestación del proceso de compras / contratación.

-Gestión unificada de la documentación. Generación automática de documentos sobre la base de plantillas y atributos de los objetos de negocio.

-Portal de licitación para el cumplimiento legal, publicidad y relación con proveedores.

Fases

El sistema se ha construido por aproximaciones sucesivas a través de diferentes proyectos orientados a dar solución a las problemáticas que se presentaban en cada una de las verticales. Consta de los siguientes componentes tecnológicos:

-Gestor de expedientes: identifica cada expediente y el punto exacto en el que está en su ciclo de vida.

-ERP y ECM: Gestión de solicitudes de pedido, pedido y documentación.

-Portal de licitación: Gestiona la publicidad, recepción de ofertas, celebración de mesas y valoraciones.

-Sistema portafirmas: Gestiona las firmas electrónicas necesarias en todo el ciclo de vida de la contratación.

Nuevos Servicios

Si observamos el “antes” y “después” del sistema y dado el alto número de expedientes de compra tramitados en la FNMT-RCM, es notable la mejora en términos de eficiencia de los procesos.

Estas mejoras han permitido a nuestra entidad el cumplimiento de todas las obligaciones normativas y legislativas a la par que el aprovisionamiento en tiempo y forma de materias primas y servicios para la elaboración de nuestros productos y la prestación de servicios a nuestros clientes.

Conclusiones

El marco legal y regulatorio al que está sometido la FNMT-RCM implica el cumplimiento de numerosos requisitos y trámites. Adicionalmente, los requisitos son tan garantistas que afectan a casi todas las actividades de este tipo de procesos.

En este escenario, bien se toman medidas para agilizar y automatizar las tareas, o bien las entidades se ven abocadas a una cantidad ingente de consideraciones administrativas que probablemente hagan naufragar las iniciativas propias de estas.

Es de vital importancia la definición de los procesos implicados en las compras, la orquestación de sus actividades y la búsqueda de una mejora continua de estos aspectos, así como la aplicación de nuevas tecnologías para la automatización de las tareas.La utilización de inteligencia artificial y técnicas de aprendizaje en aspectos tales como el reconocimiento de documentos y clasificación de los mismos o adición a expedientes ya constituidos, ha supuesto un claro espaldarazo a la productividad.