Optimizar la eficiencia y agilidad en la tramitación de la ayuda de tarifa 0 mediante la identificación, definición e implementación de mejoras que favorezcan el principio de simplificación administrativa. Esto incluye la mejora de los mecanismos de interoperabilidad de datos entre la Comunidad de Madrid y otros organismos, en este caso, con la Seguridad Social, así como la incorporación de automatismos y robots en el sistema de gestión que respalda esta ayuda. Todo ello se ha desarrollado utilizando una metodología ágil, que ha permitido completar el proyecto en tan solo seis meses, generando un impacto significativo y beneficios sustanciales.
Candidatura
Simplificación y automatización del proceso de gestión de la Ayuda de tarifa 0 para autónomos
Antecedentes
Debido al alto volumen de solicitudes de la ayuda de tarifa 0 por parte de los autónomos y a la excesiva carga manual que enfrentaban los gestores de la Comunidad de Madrid, la gestión de estas solicitudes se había vuelto lenta e ineficiente.
Por ello, el reto consistió en optimizar esta línea de ayuda mediante la simplificación administrativa, la mejora de la interoperabilidad y la incorporación de automatización, todo ello en un plazo de 6 meses, utilizando una metodología ágil y buscando un impacto significativo.
Retos
• Acortar significativamente el tiempo de tramitación de las solicitudes.
• Minimizar las tareas manuales para que los gestores de la Comunidad de Madrid puedan centrarse en actividades de mayor valor estratégico.
• Reducir los errores humanos durante el proceso de gestión.
• Mejorar la experiencia de los autónomos, proporcionando respuestas más rápidas y eficientes.
Fases
Las actividades clave que permitieron abordar los objetivos del proyecto de forma ordenada, eficaz y con resultados tempranos fueron:
1) Evaluación del proceso actual: Se realizó un análisis detallado que permitió identificar 13 puntos clave de mejora. Estos fueron clasificados y priorizados según su impacto y urgencia, lo que sirvió de base para diseñar soluciones eficaces y orientadas a resultados.
2) Diseño de soluciones por horizonte temporal: Se definieron actuaciones específicas para cada punto de mejora, adaptadas a distintos plazos de ejecución con el fin de optimizar tiempos y maximizar beneficios progresivos:
- Corto plazo: quick wins de implantación inmediata.
- Medio plazo: automatismos que mejoran la eficiencia operativa.
- Largo plazo: implantación de RPA y automatizaciones avanzadas.
3) Planificación y ejecución escalonada: Se estableció un calendario de implementación alineado con la priorización de mejoras, lo que permitió una ejecución progresiva y efectiva.
Nuevos Servicios
El impacto en eficiencia y costes se ha medido en 4 KPIs:
1. Segundos por Expediente: mide el tiempo dedicado por cada gestor a los procesos identificados como líneas de mejora. La comparación muestra una reducción general del 87% del tiempo y una reducción ponderada del 44%, considerando el peso de cada mejora sobre el total de expedientes.
2. Minimización de tareas manuales: con la incorporación de automatismos y RPA, se ha logrado un ahorro efectivo de 1.440 horas de trabajo hasta octubre de 2025, permitiendo que los gestores destinen ese tiempo a tareas de mayor valor.
3. Reducción de procesos manuales: de las 11 líneas de mejora detectadas en las que interviene el gestor, en 2 se ha eliminado completamente la intervención manual, sustituyéndola por automatismos; y en 3 más, el tiempo de intervención se ha reducido en más de un 95%.
4. Nº de expedientes/Gestor/Día: mide la productividad diaria, pasando de 4,5 a 6,5 expedientes/día/gestor, que es un 44% de incremento
Conclusiones
Este proyecto lo ha conformado un equipo multidisciplinar integrado por gestores de la Comunidad de Madrid, Partners de Consultoría, Partner técnicos y personal propio de Madrid Digital que ha mantenido un enfoque colaborativo favoreció una visión compartida desde el inicio, alineando objetivos estratégicos, operativos y tecnológicos. La participación activa y coordinada de todos los perfiles implicados ha permitido acortar los tiempos de toma de decisiones, mejorar la comunicación interdepartamental y fomentar una cultura de trabajo más abierta, ágil y orientada a resultados.
Asimismo, el uso de una metodología ágil ha promovido la adaptación continua, la iteración rápida y la mejora constante, fortaleciendo la capacidad de respuesta ante los retos del proyecto.
Como resultado, esta forma de trabajar se ha consolidado como un referente dentro de la organización y ya está siendo replicada con éxito en otros proyectos de naturaleza similar, reforzando una cultura colaborativa
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