Reingeniería provisión Puesto de trabajo Digital
Antecedentes
En el proyecto previo contamos como abordamos un proyecto de reingeniería logística centrado en el reto que suponía la legislación de teletrabajo de cumplimiento obligatorio, que nos obligó tanto a mejorar nuestra cadena de provisión logística como a innovar con las soluciones técnicas.
En este periodo lanzamos los ‘Quickwins’, que nos permitieron:
-Por un lado, aumentar de productividad de la entrega de dispositivos por mejoras en líneas de maquetación y distribución.
-Adicionalmente, integrar automatismos en el ciclo de documentación de dotaciones (partes de instalación y albaranes de entrega), además de abordar los cuadros de mando necesarios para el proceso.
Sin embargo, la renovación de la propia herramienta de workflow se quedó para la siguiente fase.
Retos
El objetivo básico es el de optimizar el flujo del proceso de provisión utilizando la herramienta corporativa (sobre una plataforma BMC-ITSM). No obstante, se enmarca dentro de los retos de la reingeniería completa, que son:
-Optimización del flujo del proceso de provisión en cada parte del mismo, desde la gestión de la demanda hasta el registro en los distintos sistemas de Madrid Digital.
-Aumentar la capacidad de entrega de equipos, con una atención específica para el teletrabajo.
-Mejora de la experiencia de usuario en el proceso extremo a extremo.
- Existencia de informes de control en cada parte del proceso (demanda, entrega, patrimonio) garantizando la unicidad del dato.
Estos objetivos se clasificaron en líneas de trabajo, destacando:
-Mejoras de la cadena logística.
-Cuadros de Mando.
-Nuevas funcionalidades.
-Cambios estratégicos, enfocados a medio y largo plazo.
Donde el workflow se enmarca tanto en la cadena logística como en las nuevas funcionalidades.
Fases
El proyecto completo se ha estructurado es 3 fases:
Fase 1- En 2021 se abordó un estudio de consultoría donde se establecieron 32 acciones divididas en 3 categorías:
-Quickwins, para su ejecución en 3-6 meses, detectándose hasta 7 acciones posibles.
-11 Acciones a Medio Plazo, para un periodo de 6-12 meses.
-14 Acciones estratégicas, pensadas para un horizonte temporal de largo plazo.
Fase 2-Donde ejecutamos los quickwins que presentamos hace 2 años.
A su vez, se pueden dividir en dos periodos.
Fase 3- Donde dentro de las acciones a medio y largo plazo se eligió la redefinición de una nueva herramienta de workflow corporativo de dotaciones de equipamiento y accesorios de Puesto de Trabajo Digital y su desarrollo consiguiente.
El equipo de trabajo ha sido mixto, realizando la parte de consultoría y desarrollo DXC Technology con la supervisión y validación de Madrid Digital.
Nuevos Servicios
La mejora principal que supone el nuevo workflow es la flexibilidad en la gestión de dotación coordinada de equipamiento, en un primer momento sólo de equipamiento y accesorios del ámbito de nuestro contrato de Servicios con DXC Technology pero con la idea que en un futuro se integre con otras necesidades de Madrid Digital dentro de un servicio global pensado en nuestros usuarios.
Cuantitativamente, en el año 2023 hemos llegado a batir el récord histórico de dotaciones de equipos y accesorios Madrid Digital, superando por primera vez los 50.000 elementos anuales, más de un 20% superior que el volumen más alto anterior. Esto tiene dos vertientes:
-Por un lado, en eficiencia, ya que gracias a la madurez en el proceso de gestión y las mejoras introducidas hemos podido cumplir los compromisos de fechas de entrega según las citas programadas.
-Por otro lado, en reducción de costes, ya que no ha sido necesario aumentar el equipo de gestión para llegar a estas impresionantes cifras.
Conclusiones
Para ver en perspectiva la evolución a la que hemos llegado en este entorno, el dimensionamiento previsto en el contrato para 2023 era de 18.000 dotaciones en todo el año, de forma que hemos estado a punto de triplicarlas sin aumentar de forma significativa el equipo de gestión (ni de Madrid Digital ni de DXC Technology, obviamente si se han aumentado los recursos operativos).
De esta forma, podemos concluir que hemos utilizado el reto que supuso la pandemia en una oportunidad para mejorar nuestro servicio no solo en el corto plazo, sino también con proyectos como el que presentamos que esperamos que den un rendimiento a futuro al poder ser referencia del modelo transversal de provisión de Madrid Digital.
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