BOTERE es la plataforma centralizada de automatización de procesos de la Diputación Foral de Bizkaia (DFB), desarrollada por Lantik. Su núcleo operativo reside en la tecnología de Automatización Robótica de Procesos (RPA), basada en tecnología UiPath que utiliza robots de software para ejecutar tareas repetitivas y basadas en reglas imitando las acciones de un usuario humano, como introducir datos o mover información entre aplicaciones. La iniciativa ha logrado la implantación con éxito de 30 procesos robotizados en diversas áreas de la Diputación, y cuenta a la fecha con otros cuatro procesos en fase de desarrollo. BOTERE evoluciona integrando capacidades de Inteligencia Artificial y herramientas en la nube para el tratamiento masivo de información y la validación de documentos complejos. El propósito final es liberar al personal público de las tareas rutinarias y monótonas, permitiéndoles enfocar su tiempo en actividades que aporten un valor estratégico superior a la ciudadanía.
Plataforma BOTERE. Innovación y eficiencia en la Diputación Foral de Bizkaia.
Antecedentes
En su camino hacia la transformación digital, la DFB y Lantik detectaron que muchos de sus procedimientos administrativos dependían excesivamente de un esfuerzo manual continuado. El personal debía ejecutar tareas repetitivas que consistían muchas veces en seguir pasos fijos dentro de diversos sistemas informáticos que consumía gran cantidad de tiempo.
Esta dependencia del factor humano en procesos mecánicos generaba problemas como: dificultades para gestionar picos de demanda, falta de agilidad en la respuesta, un riesgo constante de errores operativos, como fallos en transcripción de datos, errores normativos y de cálculo.
Existía la necesidad de integrar sistemas que no se comunican de forma nativa sin procesos costosos o invasivos. Suponía una carga administrativa que generaba cuellos de botella y restaba eficiencia a la gestión pública, impidiendo que las personas empleadas pudieran dedicarse a funciones donde el criterio humano y la toma de decisiones son fundamentales.
Retos
El reto es agilizar los procesos administrativos mediante una operación ininterrumpida 24/7, maximizando la productividad. Se centran en alcanzar una precisión del 100% para eliminar errores humanos, garantizando servicios más fiables y de mayor calidad en tareas de alto volumen.
Un objetivo técnico clave es la implementación no invasiva, integrando robots en los sistemas actuales sin modificar la infraestructura tecnológica existente, lo que acelera el tiempo transcurrido desde la identificación de proceso hasta su puesta en funcionamiento. Se busca una trazabilidad total, donde cada acción sea auditable para facilitar el cumplimiento legal y la toma de decisiones basada en datos precisos.
La plataforma persigue la escalabilidad inmediata, permitiendo ajustar el número de robots o la carga de trabajo según las necesidades cambiantes del negocio. El objetivo humano es mejorar la experiencia de las personas empleadas, pudiendo dedicarse a tareas de mayor valor, y de la ciudadanía.
Fases
El proyecto: metodología propia de análisis y filtrado dividida en 3 fases para asegurar la automatización de procesos con mayor impacto.
1) Movilización y sensibilización: Selección de departamentos e identificación de oportunidades;
2) Evaluación: Análisis del potencial de automatización;
3) Análisis detallado y priorización: matriz beneficio/facilidad de implantación, permite la elaboración de una hoja de ruta con iniciativas prioritarias.
Los recursos: arquitectura de UiPath, formada por Studio para diseño de flujos, Robots para ejecución y el Orquestador para administración de tareas. La infraestructura está gobernada por IT y utiliza comunicación segura vía HTTPS.
Se emplea un cuadro de mando integral desarrollado en PowerBI que permite la supervisión en tiempo real de indicadores de rendimiento, volumen de registros gestionados, tasas de éxito y duración de los proceso. Se utilizan tecnologías avanzadas como Azure AI para el procesamiento de datos y validación de facturas.
Nuevos Servicios
La plataforma BOTERE implementa servicios avanzados como la validación automática de facturas y el tratamiento masivo de datos en la nube. Incluye la higiene documental (limpieza de metadatos y archivos obsoletos) y la gestión de notificaciones de la Sede Electrónica y el sistema judicial Avantius.
Su eficiencia radica en la operación 24/7 con precisión total, eliminando errores de transcripción y garantizando trazabilidad para auditorías y cumplimiento legal. Esto asegura la disponibilidad diaria de datos críticos y agiliza los procesos cíclicos mensuales.
Desde marzo de 2023, el ahorro global es de 220.545 horas manuales, destacando 207.604 en Lantik, 7.218 en Hacienda y 3.239 en Acción Social y 508 en Atención ciudadana.
Conclusiones
La aplicación de la tecnología RPA está transformando transformado a la Diputación Foral de Bizkaia en una administración auditable, escalable y más precisa. Se destaca una progresión favorable: a medida que el sistema madura y se implementan mejoras, las excepciones de negocio disminuyen y el volumen de casos tratados correctamente aumenta.
Los resultados obtenidos hasta el momento son altamente positivos, habiendo logrado una reducción significativa en los plazos de tramitación, garantizando la integridad y consistencia de la información procesada sin olvidar la mejora de la experiencia del personal público pudiendo abandonar tareas mecánicas para centrarse en labores estratégicas de mayor valor para la ciudadanía.
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