Candidatura

Madrid Capital Digital – Automatización de Procesos

“Madrid, Capital Digital” es la Estrategia de Transformación Digital del Ayuntamiento de Madrid, definida para que la ciudad se consolide, a través de la tecnología, como la mejor para invertir, trabajar, visitar y vivir. Esta estrategia contempla la aplicación de la Automatización Robótica de Procesos (conocida por sus siglas en inglés RPA) para mejorar los servicios digitales para las personas, la ciudad y la sociedad en general. El objetivo de la robotización es realizar tareas repetitivas y tediosas de una manera mucho más rápida y eficiente, eliminando la fatiga y reduciendo los errores. Gracias a ello, se reducen tanto las cargas de trabajo administrativo como los tiempos de respuesta de los servicios a la ciudadanía, para que sean cada vez más ágiles, cómodos y sencillos. Esto permite que el personal municipal pueda dedicarse a otros trabajos que aporten un mayor valor público y una mejor atención a los ciudadanos, mejorando la calidad y la eficiencia de la gestión municipal.

Antecedentes

En los últimos años se han desarrollado tecnologías que están abriendo nuevos horizontes en los sistemas económicos y sociales. Cuando se habla de IA y de RPA, se trata de disciplinas tecnológicas complejas y sorprendentes cuyo objetivo fundamental es conseguir que las máquinas simulen de la manera más fiel posible al comportamiento humano.

La aplicación de tecnologías basadas en la IA y la RPA puede suponer, en el sector público en general y en el Ayuntamiento de Madrid de manera particular, un cambio drástico y positivo en su relación entre los ciudadanos y los propios empleados públicos.

Después de las grandes interrupciones al negocio y a la prestación de servicios públicos causadas por el COVID-19 desde 2020, las organizaciones públicas buscan retomar su rumbo y actividad y construir un nuevo futuro.

El Ayuntamiento de Madrid apuesta decididamente por la aplicación intensiva de tecnología como instrumento para la mejora del bienestar de las personas y el crecimiento de la ciudad.

Retos

Con la definición de la estrategia de implantación de la Automatización Robótica de Procesos en el Ayuntamiento de Madrid se persigue el objetivo de reducir los plazos y responder a las solicitudes de los ciudadanos a través de procesos estandarizados que se ajusten a las diferentes características y situaciones de cada persona, facilitando una experiencia ciudadana más personalizada, ágil y eficiente.

Para ello, el Ayuntamiento se ha enfrentado al reto de la incorporación de máquinas y robots en la gestión municipal, que simulan y desempeñan el trabajo realizado por las personas, a fin de poder reducir las cargas de trabajo administrativo e incrementar lo servicios de respuesta inmediata a la ciudadanía.

Fases

Para la implementación del proyecto de RPA en Madrid, se realizó en primer lugar un estudio comparado con las ciudades más relevantes en el contexto nacional e internacional y se analizaron las diferentes prácticas y riesgos.

Además de contemplar un benchmark nacional e internacional, este Plan Estratégico se encuentra alineado con los Ejes de Gobierno y ha tenido en cuenta tanto la normativa europea y el uso ético y responsable de la IA como la situación de la que se partía en el Ayuntamiento de Madrid: necesidades de capacitación, cultura y tecnología, desde el punto de vista de líderes, negocio y perfiles técnicos.

Así, se identificaron y definieron 5 proyectos tractores y 25 casos de uso que se pudieran aplicar en Madrid, así como 4 planes de capacitación para cubrir las necesidades de los empleados públicos y las herramientas para su implementación.

Nuevos Servicios

La RPA tiene cada día más aplicaciones reales, muchas de las cuales ya están en funcionamiento:

-La Asesoría Jurídica del Ayuntamiento dedicaba antes un equipo de 15 personas a tramitar las 1.000 notificaciones diarias recibidas desde los juzgados. Actualmente, un único robot libera de esta pesada carga diaria a 5 personas. Mediante la robotización, se emplean 6 horas y media en completar un trabajo que antes llevaba días.

-La carga de trabajo de varios meses en el servicio de reclamaciones de sanciones de tráfico, se resuelve por parte de un robot en apenas 2 semanas.

-La comprobación de los requisitos de la convocatoria de becas infantiles de 2023, con más de 5.000 solicitantes, se ha completado en menos de 4 hora.

Además, la RPA se aplica a la automatización del acceso de pymes, startups y profesionales a subvenciones, a la optimización de los recursos de transporte público o a la personalización avanzada de la oferta cultural, deportiva y de ocio para ciudadanos, entre otros.

Conclusiones

Con el proyecto de RPA, Madrid avanza en la desburocratización del Ayuntamiento a través de una automatización ética y responsable de los servicios con el objetivo de agilizar plazos y hacer las gestiones más fáciles y cómodas para mejorar la productividad de la actividad municipal, la competitividad de la ciudad y el bienestar de las personas.

Esta automatización ofrece numerosos casos de uso para la ciudad, entre los que se encuentran: tramitar automáticamente de expedientes, aumentar la eficiencia en la gestión de activos, agilizar los trámites burocráticos, maximizar la capacidad de atención al ciudadano, transformar el entorno digital del empleado público, ampliar la capacidad de seguimiento y predicción o automatizar las tareas mecánicas.

Con ella ya se han logrado notables beneficios en términos de eficiencia municipal, desde combatir la brecha digital o responder al compromiso estratégico de reducir un 50% los plazos de tramitación.