La implementación de soluciones tecnológicas en el sistema educativo es crucial para la personalización de la enseñanza, la mejora del rendimiento académico y la optimización de la experiencia del estudiante.
No obstante, la tecnología no se limita a modificar la experiencia de aprendizaje, también existen soluciones destinadas a optimizar la eficiencia en la gestión administrativa y asegurar el cumplimiento de estándares y regulaciones.
Un ejemplo de ello, lo encontramos en el Sistema de Garantía Interna de Calidad (SGIC) —instrumento de supervisión, evaluación, análisis y mejora continua de la calidad de los planes de estudio en el marco del Espacio Europeo de Educación Superior (EEES)—, implantado por una universidad española mediante la tecnología de automatización de procesos de AuraQuantic.
La universidad elige una Suite BPM por dos razones principales: primero, se trata de la tecnología más adecuada, teniendo en cuenta la naturaleza inherente de los sistemas de calidad basados en procesos; y segundo, por la ventaja estratégica que conlleva la automatización.
El proyecto se desarrolla otorgando una completa autonomía a la Unidad Técnica de Innovación y Calidad (UTIC) de la universidad para diseñar, desarrollar e implementar los procesos.
Por otra parte, la implementación de la Suite BPM ha traído consigo beneficios a nivel de evaluación de la calidad, corrección y mejora continua.
Al disponer de una visión clara e integral de todas las tareas a desarrollar, el personal competente de la universidad puede identificar áreas que requieren de una mayor atención y/o ajustes para optimizar las operaciones.
Asimismo, con la definición de los procesos, se han eliminado las posibles ambigüedades. Esto posibilita una comprensión clara y estructurada de los procedimientos, evitando interpretaciones erróneas y situaciones en las que las responsabilidades no estén claramente definidas, lo que proporciona una base sólida para la gestión de la calidad.
También, la automatización ha simplificado las tareas rutinarias y eliminado los retrasos, de manera que los usuarios pueden enfocarse en desarrollar otras actividades que aportan mayor valor a la institución académica.
Por último, la automatización ha contribuido a una transmisión del conocimiento más fluida y rápida en situaciones de capacitación o cambios de personal, garantizando la continuidad de los procesos y una comprensión adecuada de la metodología establecida.
En resumen, la adopción de una Suite BPM ha mejorado significativamente la gestión del SGIC en dicha universidad, fomentando la transparencia, la eficiencia y la calidad de los procesos.
AuraQuantic
Technology Research Lead Analyst
