Candidatura

Gestión Integral Digital de los Trabajos de Fin de Titulación

El proyecto busca modernizar y agilizar la gestión de los Trabajos Fin de Grado (TFG) y Máster (TFM), promoviendo la innovación y excelencia en la educación superior al gestionar en digital un proceso crítico de las Universidades que suele realizarse en papel. Se ha unificado todo el proceso de gestión en una plataforma integral, a la que acceden estudiantes, tutores (docentes), miembros del tribunal y responsables de Facultad/Escuela para la reducción de los canales de tramitación y tiempo. Cubre todo el ciclo de vida de gestión de los TFG y TFM, desde la subida de la documentación, validación y comprobación anticopia, gestión de tribunales, proceso de defensa y firma de actas, hasta su publicación, en abierto o de forma controlada, en el repositorio de biblioteca. El sistema digitalizado ha mejorado la experiencia de toda la comunidad universitaria, optimizando los procesos administrativos, con un ahorro de unos 250.000 euros al año en costes de impresión y gestión de actas firmadas.

Antecedentes

La URJC cuenta cada curso con más de 46.000 estudiantes y gestiona más de 8.000 TFGs y 3.000 TFMs anualmente, implicando un proceso complejo que abarca el alta del acuerdo de tutorización; la presentación de memoria del trabajo; la revisión antiplagio por el tutor y su aprobación de la memoria (puede además solicitar una nueva, repitiéndose el proceso anterior); conformación del tribunal y acceso a la memoria; defensa del trabajo, informes de evaluación y acta; firma del acta por todo el tribunal y traslado de la nota al expediente; publicación del trabajo en biblioteca para su acceso y consulta según licencia especificada por el estudiante.

Además, cada Facultad/Escuela y cada Máster universitario cuenta con procedimientos propios, bajo marcos comunes, para la presentación/entrega de los TFG y TFM. Todo ello provoca que sea un proceso muy complejo, que es necesario acometer por cada estudiante que se gradúa y que tradicionalmente en las Universidades se suele realizar en papel.

Retos

El objetivo principal es implementar un sistema digital y eficiente que cubra todo el ciclo de vida de la gestión de todos los trabajos fin de titulación (TFG y TFM) en la Universidad Rey Juan Carlos. El sistema integra por tanto herramientas tecnológicas que facilitan la presentación, evaluación y publicación de los distintos trabajos de fin de Grado y Máster, optimizando los procesos administrativos y académicos asociados, desde la solicitud, el acuerdo estudiante-tutor, la presentación y comprobación de la memoria, la formación del tribunal para la defensa, la firma digital del acta y el traslado de la nota al expediente académico.

Además, se busca mejorar el impacto ambiental, la sostenibilidad y la trazabilidad de todo el proceso, eliminando el papel, garantizando el acceso posterior en formato digital a la memoria desarrollada, y favoreciendo su publicación en abierto a aquellos estudiantes que lo deseen.

Fases

Fase 0. Aprobación para desarrollo propio, análisis de requisitos y diseño de una arquitectura base en colaboración con las Escuelas/Facultades [sep-dic21].

Fase 1. El equipo de Desarrollo de Aplicaciones Corporativas URJC desarrolla una aplicación que permite: alta del acuerdo de tutorización; subida de la memoria y almacenamiento en cabinas NetApp de Dell (tecnología all flash); validación por tutor de la solicitud de defensa y posibilidad de solicitar nueva versión; creación de tribunales y acceso a documentación [dic21 – jun22].

Fase 2. Incorpora la creación de actas, la integración de su firma digital y la recuperación automática para el expediente académico [jun–ago22].

Fase 3. Integración mediante APIs con Turnitin para automatizar el informe antiplagio [sep–dic22].

Fase 4. Incorpora la elección por el estudiante de la licencia para publicación en el repositorio institucional y almacenamiento en el mismo [ene–jul23].

Fase 5. Paso a producción del sistema completo [sep23].

Nuevos Servicios

Ha conllevado una amplia satisfacción del personal de administración, al reducir tiempos y cargas de gestión; del docente (tutores y miembros de tribunales) por la unificación y automatización de la gestión; de los estudiantes, por la facilidad de gestión, interacción con su tutor, proceso de difusión y reducción de costes de impresión.

Anualmente se producen unas 11.000 defensas de TFG/TFM usando la plataforma con la subsiguiente reducción de papel de actas y copias del trabajo (antes una para biblioteca, otra para la Escuela/Facultad y, en ocasiones, una por cada miembro del tribunal).

Con una media de 60 hojas/trabajo, el nuevo sistema supone una reducción de más de 1.300.000 de hojas impresas al año, estimando un ahorro de unos 200.000 euros/año. Y se elimina también el coste de gestión de las actas firmadas ahora electrónicamente por el tribunal y el traslado automático de la nota al expediente, cuyo coste se puede tasar en 4,5€ por documento, con un ahorro de otros 50.000 €/año.

Conclusiones

La Universidad Rey Juan Carlos es pionera en implementar un sistema completamente digital para la gestión de los TFGs y TFMs. Gracias a la plataforma desarrollada, estudiantes, profesores y empleados de la Universidad, disponen de un sistema que automatiza por completo un proceso que hasta la fecha era altamente basado en papel y con una logística compleja para poder gestionar el elevado volumen de más de 11.000 trabajos existentes anualmente.

Gracias al mismo no solo se ha conseguido una mayor satisfacción por parte de los distintos colectivos de la comunidad universitaria, sino que también se tiene un proceso más seguro –aportando integridad, confidencialidad y trazabilidad–, eficiente y con una alta usabilidad, debido a su completa integración con los sistemas relacionados (ERP, sistemas de firma, sistema antiplagio y repositorio de biblioteca).