Podemos decir que el término transformación digital se ha normalizado hasta el punto de que parece estar interiorizado por todas las empresas como algo prioritario. Pero ¿realmente se está haciendo todo lo necesario para crear este nuevo espacio de trabajo digital o digital workplace?
Si bien existe un grandísimo potencial para que el digital workplace tenga un impacto altamente beneficioso en cualquier negocio, el camino para conseguirlo puede tener muchos obstáculos y trampas, la mayoría relacionadas con la forma de reaccionar y entenderlo de los empleados. Reinventar procesos e implementar herramientas digitales requiere determinación y precisión, y lo más importante: transformación cultural.
Realidades en el lugar de trabajo
El mayor error de los departamentos de TI es creer que la implantación de una herramienta realizará por sí sola la transformación digital de los empleados. En la mayoría de los casos, se olvidan de escuchar las necesidades de los trabajadores, no tienen en cuenta la explicación del motivo o el porqué de la resistencia al cambio, no piensan en el verdadero beneficio para ellos y no se ponen en su lugar.
Un entorno de digital workplace moderno tiene que ser: colaborativo, ágil y funcional, no solo entendido como el escritorio o el ordenador donde se encuentra el empleado, sino también como el espacio virtual al que pueden acceder los trabajadores cuando están fuera de la oficina, utilizando herramientas digitales o redes seguras.
Por otro lado, no debemos olvidarnos de que no sirve de nada la creación de un espacio de trabajo digital en sí mismo sino ponemos todos nuestros esfuerzos en el cambio de cultura corporativa. Un proyecto de soluciones de colaboración exitoso requiere un 70% de esfuerzo en actividades de gestión del cambio frente a un 30% técnico. Hay que tener en cuenta que esto no son acciones puntuales, si no son acciones continuas con distintas intensidades.
«Un proyecto de soluciones de colaboración exitoso requiere un 70% de esfuerzo en actividades de gestión del cambio frente a un 30% técnico»
Los empleados: la clave para la transformación digital
Teniendo al empleado como la piedra angular para crear este espacio de trabajo digital, tendremos que alinear también otros aspectos como la imagen de la compañía (diseñar una imagen digital); la creación de una oficina agradable y espaciosa, con salas individuales para videoconferencias y entornos que favorezcan los encuentros relajados; contar con un mobiliario acorde a la imagen de la compañía; disponer de dispositivos para todos los empleados desde teléfonos inteligentes, tablets y portátiles; y soluciones de ofimática con herramientas de colaboración integradas, mensajería, videoconferencia, etc.
Así, se impulsará la transformación de los procedimientos para simplificar, automatizar y digitalizar, utilizando las anteriores medidas como palancas de cambio llevando a cabo un replanteamiento de los procedimientos actuales para aprovechar las características y la colaboración para realizar el cambio cultural.
El éxito de una empresa viene claramente de su fuerza laboral y, en la actualidad, también es responsable del éxito de su transformación digital. Como demostró un estudio realizado por McKinsey en el año 2016, los empleados gastan una media del 20% de su tiempo buscando información o recursos internos, así como un tercio de su tiempo administrando sus correos electrónicos.
Es por ello por lo que desde Devoteam creemos en ayudar a las empresas a que mejoren sus comunicaciones internas y aprovechen al máximo las herramientas digitales ayudándoles a mejorar sus comunicaciones y transformación cultural, para que los trabajadores amorticen y aprovechen su tiempo al máximo durante su jornada. Crear un digital workplace, además de ayudarnos a obtener eficacia en nuestras actividades empresariales, influirá en la felicidad de los empleados, en su motivación y en la retención de talento en la compañía.
Teletrabajar: ¡Prepárate para el boom!
Las prácticas de los empleados, las nuevas herramientas y las regulaciones significan una cosa: es menos probable que necesitemos (o queramos) una oficina. No podemos obviar la realidad de que nuestras empresas empezarán a estar compuestas casi en su totalidad por millennials. Como cualquier generación, tiene sus propias peculiaridades culturales y sociales y, en especial, espera que se le dé más independencia.
El teletrabajo está en alza y, aunque en España la adopción este siendo más lenta, las regulaciones están de su lado. Con la entrada en vigor del Real Decreto Ley 6/2019 de 1 de marzo de medidas urgentes para la garantía de la igualdad de trato y de oportunidades entre mujeres y hombres en el empleo a partir del día 8 de marzo de 2019 se modificó el apartado 8 del artículo 34, en el cual se especifica que las personas trabajadoras tienen derecho a solicitar las adaptaciones de la duración y distribución de la jornada de trabajo, en la ordenación del tiempo de trabajo y en la forma de prestación, incluida la prestación de su trabajo a distancia para hacer efectivo su derecho a la conciliación de la vida laboral y familiar.
Es obvio que la demanda de teletrabajo va a ir creciendo en nuestro país y tenemos que estar preparados en nuestras empresas tecnológica y culturalmente para ello. No son acciones puntuales, sino continuas con distintas intensidades.
Devoteam
Cloud Services Director
