En los últimos meses, los organismos públicos han tenido que cambiar sus modelos de trabajo internos y adaptarse a una nueva atención a los ciudadanos. ¿Qué medidas y tecnologías han tenido que adoptar para seguir funcionando?
En efecto desde marzo del año pasado el modelo de trabajo en la Administración ha cambiado sustancialmente, tanto desde el punto de vista organizativo como tecnológico como consecuencia de una conmutación casi instantánea hacía el teletrabajo.
En nuestro caso, previo al COVID estábamos en una situación privilegiada porque ya teníamos una base muy asentada porque ya disponíamos de un plan de teletrabajo ordinario, una plataforma tecnológica que le daba soporte y habíamos definido los procedimientos administrativos, por lo que la conmutación a teletrabajo total ha sido menos costosa.
Pero sin duda pasar de tener una minoría de empleados públicos en régimen de teletrabajo a tener a todo el Ministerio ha sido un desafío para la unidad TIC, que nos ha obligado en muy corto espacio de tiempo a reforzar el equipamiento de usuario final, la seguridad de la red y a dotar salas con equipos de videoconferencia profesionales.
Adicionalmente, numerosos sistemas de información han tenido que ser adaptados o puestos en servicio, tales como el sistema de cita previa para el Registro y para la Unidad de Información Administrativa, una adaptación de procedimientos internos para su acceso sin necesidad del empleo de certificados electrónicos o, por ejemplo, la transformación del Portal Web para priorizar contenidos relacionados con el COVID.
¿Cuáles son los principales retos a los que se han enfrentado en 2020 y con cuáles cree que se van a encontrar en 2021?
A nivel del empleado público, hay que destacar sin duda el cambio de modelo y cultura de trabajo para adaptarse al teletrabajo completo, lo que como sabemos tiene una componente tecnológica pero también una personal y familiar.
En la misma línea, creo que se ha requerido de toda la organización una adaptación importante a las reuniones virtuales, donde las reglas de comunicación son sin duda distintas. Hay que destacar que el Ministerio ha mantenido toda su actividad ordinaria y además ha tomado importantes medidas para paliar los efectos de la pandemia en los sectores de Industria, Comercio y Turismo, y todo ello con un funcionamiento en remoto en gran medida.
En 2021 creo que el reto va a ser asentar culturalmente el funcionamiento mixto, porque se deberán consolidar métodos de trabajo procedimentados que determinen qué se debe hacer en presencial y qué en remoto.
¿Considera que la Administración estaba preparada para dar respuesta a este nuevo escenario?
Como mencionaba anteriormente, en nuestro caso, totalmente sí. Somos un Ministerio que hace gala de un espíritu innovador y gracias al impulso del Subsecretario -formalizado a través de varias Instrucciones implantando el teletrabajo con carácter previo al COVID- disponíamos de los procedimientos, metodologías (Plan de Dirección por Objetivos) y tecnología para el nuevo escenario.
Evidentemente ha habido que adoptar medidas de emergencia para completar los medios TIC puestos a disposición de los empleados y reforzar el CPD, pero no han sido muy costosas y se han podido absorber con los créditos ordinarios.
¿Qué soluciones tecnológicas utilizan en estos momentos? ¿Qué ventajas destacaría de esta implementación?
En primer lugar, hay que destacar que nos hemos basado en un sistema de VPN muy flexible que permite la conexión tanto de portátiles corporativos como de los domésticos con la misma interfaz, y de esa forma el acceso al Ministerio, nuestra nube privada, ha funcionado muy bien desde el primer día del confinamiento sin problemas de rendimiento o de seguridad.
En segundo lugar, creo que disponer de salas físicas de videoconferencia, que evidentemente hemos ampliado notablemente, ha sido un éxito. Las reuniones a distancia son en sí mismas un desafío desde el punto de vista de la teoría de la comunicación, y disponer de salas físicas suficientes donde los asistentes locales pueden coordinarse entre ellos fácilmente ha sido una gran ventaja.
En último lugar querría destacar el papel del Centro de Atención a Usuarios, que ha tenido que reconvertirse de forma casi instantánea para dar soporte a usuarios sitos en sus domicilios, lo que ha supuesto un desafío organizativo y que se ha resuelto de forma muy profesional.
¿Qué balance realiza sobre el funcionamiento de las Administraciones públicas de este año que va a concluir? ¿Ha sido fácil adaptar sus infraestructuras a este nuevo escenario?
El balance debe ser extraordinariamente positivo como se demuestra en las encuestas realizadas formalmente a todos los responsables de las unidades administrativas por parte de la Inspección de Servicios, donde se confirma el mensaje de que en ningún caso ha habido una pérdida de productividad, y en todo caso, una ganancia.
En este sentido, se debe destacar la colaboración de todos los empleados públicos del Ministerio que han puesto mucho de su parte para llevar a cabo este cambio de modelo de trabajo en un tiempo mínimo.
De aquí en adelante hay que admitir que los medios TIC no pueden igualar la cercanía y la comunicación a través del contacto personal y el desafío para el futuro es ser capaces de funcionar en modo híbrido manteniendo el espíritu de cohesión de la plantilla y aumentar la productividad para hacer frente a los proyectos de 2021, muy singularmente a la ejecución de los fondos del Mecanismo de Recuperación y Resiliencia.
Mº Industria, Comercio y Turismo
Subdirector General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones
