Antecedentes
Desde finales del año 2018 ha cambiado la forma en la que FOGASA recibe notificaciones de los Juzgados de lo social o mercantil. En la actualidad la mayoría se recibe electrónicamente a través de LexNET del Ministerio de Justicia, y se gestionan en una aplicación llamada ODISEO. Este cambio hacia la notificación electrónica provoca un aumento exponencial del número de notificaciones recibidas, ya que cada documento se notifica, graba y clasifica de forma individualizada y manual. Este trabajo repetitivo requiere dedicación casi completa para un tercio de las 350-400 personas que trabajan en FOGASA, lo cual repercute gravemente tanto en el funcionamiento del organismo como en la motivación del personal.
En el año 2019 FOGASA recibió 1.500.000 de notificaciones a través del sistema LexNET, sin incluir las notificaciones en papel o por otras aplicaciones, y preveía para 2022 más de 2.300.000. Cada documento se clasifica en una de las más de 340 categorías existentes.
Retos
El Servicio de Automatización Inteligente (SAI) de la de la SGAD abordó este proyecto en FOGASA con el objetivo de automatizar la clasificación de las notificaciones judiciales recibidas en ODISEO, aplicando la tecnología de Automatización Robotizada de Procesos (RPA).
Dada la naturaleza del reto, el objetivo no consiste en automatizar al 100% la clasificación de documentos: se busca alcanzar el mayor porcentaje de clasificación posible, siempre que el retorno de inversión de los esfuerzos siga mereciendo la pena. Con esto se consigue liberar a la plantilla del Organismo de la mayor carga de trabajo manual y repetitivo posible, para dedicar los recursos a tareas de valor añadido; así como reducir los errores humanos en el proceso de clasificación de los documentos.Por parte de la SGAD existe el objetivo adicional de poner a prueba los límites y capacidades tanto de la tecnología RPA y como del propio Servicio de Robotización Centralizada RPA ofrecido a los organismos de la AGE.
Fases
Para este proyecto, la SGAD puso a disposición de FOGASA el personal y los medios del Servicio de Robotización Centralizada RPA del SAI. Por su parte, FOGASA involucró a su Área de Informática, para la interconexión y soporte a los robots en la interacción con ODISEO; a su Área de Gestión de Prestaciones y Recuperaciones para definir las reglas de identificación; y a sus Unidades Administrativas Periféricas para la revisión y perfilado de los resultados.
El SAI propuso dividir el proyecto en 3 fases, con el objetivo de que cada una de ellas ofrezca mejoras progresivas. En la primera fase se abordó la clasificación de los 8 tipos de documentos más comunes. La segunda, de carácter recurrente, amplia el número de categorías de manera iterativa e incremental, buscando alcanzar la máxima automatización posible. La tercera fase, en paralelo a la segunda, explora el uso de robots para extraer datos de algunos documentos e introducirlos en los campos correspondientes de la aplicación ODISEO.
Nuevos Servicios
En octubre de 2023, 13 meses después de comenzar la operación del proyecto, la robotización ha superado el millón de documentos clasificados correspondientes a 31 categorías diferentes. Esto supone alrededor del 33% de los más de 3,1 millones de documentos recibidos hasta ese momento.Los resultados actuales ofrecen una clasificación robotizada que ronda el 37% de los documentos recibidos diariamente por FOGASA, con posibilidad de seguir aumentando este porcentaje a medida que se incorporen nuevas categorías o se afinen las reglas de categorización existentes.
Los robots tardan menos de 10 segundos en realizar cada clasificación, trabajo que se estima que lleva a un humano unos 3 minutos. Esto supone que, de media, se están alcanzando ahorros de 33 FTEs diarios, es decir, el trabajo equivalente a 33 personas a jornada completa. En los días con mayor volumen de documentos se han llegado a superar picos de 55 y hasta 60 FTEs diarios.
Conclusiones
La robotización en FOGASA está reduciendo la dedicación requerida y los errores humanos en esta tarea, y repercute muy positivamente en la carga de trabajo de las Unidades Administrativas Periféricas responsables, pudiendo su personal dedicarse a tareas de mayor valor añadido.
El proyecto ha supuesto para FOGASA una importante inversión en esfuerzo humano, que se ve compensada por los resultados obtenidos, y que además es acorde con el permanente impulso en modernización tecnológica y digitalización efectuado por el Organismo desde hace tiempo.
La robotización se ha convertido para FOGASA en una vía importante de mejora de sus procesos, y pretenden seguir colaborando con la SGAD para identificar más casos de uso a robotizar.
Por su parte, para el SAI de la SGAD se confirma que la colaboración entre los equipos técnicos y de negocio de los organismos a los que da servicio y la aproximación iterativa e incremental son cruciales para la buena marcha de los proyectos.
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