Candidatura

Centro de Inteligencia Institucional

El Centro de Inteligencia Institucional (en adelante CII) nació el 27 de octubre de 2015 con todo el apoyo gubernamental de la Universidad Complutense de Madrid (en adelante UCM) en forma de estatuto para dar respuesta a la creciente necesidad de explotación de los datos. Inicialmente dio respuesta a todas las peticiones internas y externas relacionadas con datos sencillos, lo que podríamos llamar analítica descriptiva. Una vez que comienza el proceso de transformación digital y gracias a los fondos Next Generation, el centro entra en una fase nueva en la que se adentra en la analítica predictiva.

Su finalidad contempla fomentar una cultura analítica de mejora continua en todas las actividades de la UCM, promoviendo las políticas y normativas pertinentes, así como impulsando el gobierno digital de la institución a través del dato.

Antecedentes

El primer reto que afronta el CII es el soporte a la gestión de la calidad de la docencia en la Universidad que pasa de ser cualitativa a cuantitativa con todo el proceso de Bolonia. Esto requiere recabar datos de distintos sistemas de información y transformarlos en información combinada de alto valor descriptivo. La UCM cuenta con un “legacy” importante procedente de las primeras mecanizaciones a finales de los años 80 del siglo pasado lo que supone una casuística muy grande de combinaciones de tablas y códigos. Poner en orden todos esos datos sin crear lagos (lakes) inútiles e instaurar una gobernanza del dato se antojaba como uno de los mayores problemas a resolver.

Retos

El principal objetivo conseguido es dotar a la UCM de una herramienta útil de seguimiento y predicción de situaciones que le permita realizar una adecuada planificación estratégica.
Como últimos retos abordados se pueden citar:
- El seguimiento analítico de la docencia está mejorando las metodologías docentes y desarrollando sistemas de detección temprana del abandono y del fracaso académico.
- Desarrollo del sistema de Contabilidad Analítica Universitaria sobre los costes reales de las titulaciones y otros elementos de coste (modelo dualista ajeno al sistema económico-financiero). Esto sirve para optimizar el reparto presupuestario y contemplar la cobertura de ingresos/gastos.
- Desarrollo de un ecosistema de sensores IoT para la recogida de datos relacionados con el consumo energético y la sostenibilidad (smartcampus). Algo que era deseable desde el punto de vista mediático se ha convertido en estratégico al pasar los costes en energía de 8 M€ a casi 30M€.

Fases

- Fase 0: Estructura organizativa, fuentes de datos y requerimientos iniciales para el seguimiento de calidad de los centros, servicios y titulaciones.
- Fase 1: Integración de datos manteniendo un estricto control sobre su gobernanza. Ontologías semánticas documentadas y mantenidas por el personal del CII. Gestión del cambio de las unidades funcionales implicadas. Hay todo un despliegue de informes en torno a la calidad del dato que deben seguir todas las unidades de gestión con rigurosidad.
- Fase 2: Cuadros de mando e informes ad hoc para cubrir las necesidades educidas en las fases anteriores. Introducción de los sistemas de gestión de usuarios y desarrollo completo del “compliance” junto con la Delegación de Protección de Datos y la Secretaría General.
- Fase 3: Trabajo conjunto con grupos de investigación colaboradores para la analítica avanzada de datos introduciendo la analítica predictiva y métodos de IA. Nuevas fuentes de datos procedentes de la digitalización Next Generation.

Nuevos Servicios

La previsión de la plantilla docente por áreas de conocimiento es necesaria para afrontar los siguientes cursos académicos y dar apoyo a todas las políticas de contratación que quiera desarrollar la dirección. Esto supone una mayor eficiencia en los trabajos de contratación y una reducción importante de costes, así como todo lo relacionado con la reducción de consumos energéticos o el fomento de vida saludable mediante estudios de traslado de estudiantes y de sostenibilidad en el campus o los procesos de compra.
El CII ha impulsado la publicación de datos en abierto, consiguiendo el III desafío Aporta de datos.gob.es por su iniciativa Universidata en colaboración con otras universidades. Así, la transparencia se convierte en uno de los pilares fundamentales del CII siendo considerada la mejor palanca del cambio para mejorar la gobernanza de la Universidad en primera instancia y de las Administraciones Públicas en general.

Conclusiones

Se presenta esta iniciativa a los premios Aslan no como un proyecto innovador sino como un proyecto maduro que representa un camino a seguir por el resto de las administraciones y, por lo tanto, una estrategia integral de datos exitosa a replicar que conviene publicitar.
La estrategia incluye una estructura organizativa, un desarrollo de la gobernanza del dato y herramientas de apoyo. Los consumidores de información tienen a su disposición distintos cuadros de mando para facilitar el Gobierno Digital de la Universidad (concepto OCDE). Los consumidores incluyen a equipos directivos del Rector, de las distintas Facultades (más de una treintena), de los Departamentos (aproximadamente 100 Departamentos), coordinadores de calidad y de titulaciones (unas 270 oficiales y unas 160 propias), miembros de órganos de representación y sindicales (más de 300 personas) entre otros infiltrando la cultura del dato en todos los estamentos haciendo hincapié en su gobernanza y calidad.