Automatización de procesos con RPA en la Dirección de Recursos Humanos del Hospital General Universitario Gregorio Marañón (HGUGM) en XVIII Convocatoria de Premios Transformación Digital

Antecedentes

La Dirección de Recursos Humanos del HGUGM gestiona un volumen elevado de tareas administrativas de carácter operativo. Estas tareas se realizan de forma manual y repetitiva, requiriendo una dedicación significativa de tiempo por parte del personal. Muchos de los procesos implican la descarga, tratamiento y carga de información desde distintos sistemas, así como la generación y gestión de documentación, lo que incrementaba la complejidad operativa diaria.

Esta situación dificulta la estandarización de los procesos y limita la capacidad del equipo para absorber incrementos de trabajo sin afectar al servicio. Todo ello reduce la disponibilidad del personal de RRHH para centrarse en actividades de mayor valor, como el análisis, la mejora de procesos o la atención especializada, poniendo de manifiesto la necesidad de una solución de automatización.

Retos

El proyecto de automatización mediante RPA se diseñó con el objetivo de reducir actividades repetitivas, disminuir los errores operativos, mejorar la calidad del dato y liberar capacidad operativa (FTE) para actividades de mayor valor añadido.

Adicionalmente, se buscó incrementar la disponibilidad de la información y mejorar la trazabilidad de los datos descargados.Con este proyecto, el área de RRHH avanza hacia un modelo más digital, eficiente y sostenible, alineado con la estrategia global de automatización inteligente del hospital.

Fases

El proyecto se inició con una fase de análisis en la que se evaluó la viabilidad de los procesos desde el punto de vista técnico y funcional, definiendo de forma clara el alcance de la automatización. Como resultado, se elaboraron documentos que describen las soluciones y sirven de base para el desarrollo de los robots.

Una vez desarrollados, se llevó a cabo una fase de pruebas y validación (UATs) para verificar el correcto funcionamiento de los robots. Estas pruebas incluyeron la validación de resultados con usuarios clave, realizando los ajustes necesarios hasta obtener la aprobación para el paso a producción.

Tras la validación, los procesos fueron publicados y se programaron las ejecuciones según la planificación definida. Durante esta fase se establecieron mecanismos de monitorización continua para supervisar el estado de los robots y detectar incidencias.

En producción se definió un periodo de estabilización para asegurar el correcto funcionamiento en ejecuciones reales.

Nuevos Servicios

La automatización ha permitido reducir la carga de trabajo facilitando el cumplimiento de los plazos y minimizando los errores humanos. Asimismo, el personal de RRHH puede centrarse en actividades de mayor valor estratégico, optimizando el uso de los recursos disponibles.

La monitorización continua y los reportes diarios generados por los robots permiten detectar desviaciones de forma temprana, evitando impactos mayores y contribuyendo a una operación más eficiente, controlada y sostenible en el tiempo.

Conclusiones

La implantación de RPA ha generado un ahorro significativo de horas de trabajo y reducido la carga administrativa, mejorando la eficiencia, la estabilidad y la trazabilidad de los procesos del departamento.El proyecto ha establecido un proceso controlado de principio a fin, facilitando el seguimiento de resultados y la gestión centralizada de incidencias, además de crear una base escalable para futuras automatizaciones en el hospital.

Asimismo, la colaboración entre partner, equipos técnicos y responsables funcionales ha alineado objetivos estratégicos, agilizado decisiones y fomentado una comunicación interdepartamental más ágil y orientada a resultados.