Punto de partida
El grupo contaba con una intranet vertical tradicional que no cumplía con los requisitos de comunicación y colaboración que se requerían. Se detectó que había lagunas de comunicación de la empresa hacia los empleados y de estos entre sí. Medios tradicionales como los emails o los tablones de anuncio no eran eficaces. A estos se unían comunicaciones mediante grupos de WhatsApp personales que quedaban fuera de su alcance. Lo mismo pasaba con los departamentos, fallaba el contacto entre ellos y, por tanto, su colaboración.
Este escenario impedía reaccionar rápida y eficazmente ante cualquier imprevisto que surgiera, algo fundamental en un entorno de múltiples turnos de trabajo como el suyo, y obstaculizaba afianzar las relaciones entre la empresa y el empleado.
Objetivo
Como solución, se decidió buscar una plataforma para unificar en ella todos los canales de comunicación de la empresa. Los principales requisitos eran que permitiera un flujo en todos los sentidos, vertical (empresa-trabajadores) y horizontal (entre los trabajadores), incorporando a todos los empleados (incluidos cuadros directivos) y departamentos; además, que fuera flexible, que se pudieran configurar grupos y que ofreciera un repositorio de información accesible en todo momento. Técnicamente se demandó que fuera en modalidad SaaS y, algo fundamental, que se ofreciera como app móvil y tuviera un uso fácil.
El proceso
Tras valorar diversas herramientas, Gran Madrid optó por la propuesta de Crayon y seleccionó la plataforma de comunicación y colaboración empresarial Workplace from Meta. Además de cumplir los requisitos señalados, fueron determinantes su gran facilidad de descarga y uso (en cualquier dispositivo y con una interfaz similar a Facebook), y la solvencia de una empresa como Meta. Para desplegarla, contó con los servicios de asesoramiento, implementación y despliegue de Crayon, aprovechando su amplia experiencia y conocimiento en esta solución.
En tan solo cuatro semanas, Crayon personalizó la herramienta y se encargó de vincularla con el directorio activo en Azure de la empresa. Además proporcionó formación y una guía. Posteriormente, Gran Madrid creó un grupo de early adopters para ir conociendo la plataforma, optimizar su uso y presentársela al resto de los empleados del grupo. Finalmente, se decidió establecerla a partir de un día como única herramienta de comunicación del grupo, desactivando cualquier otra.
Los resultados
Workplace from Meta garantiza a Gran Madrid una comunicación eficaz y en tiempo real con todos sus trabajadores, convirtiéndose en una potente herramienta para el departamento de RRHH.
- Los empleados en autoservicio y la empresa interactúan compartiendo información corporativa sobre múltiples cuestiones, turnos, vacaciones, bajas, nóminas… gracias a su integración con los ERPs empresariales.
- Es posible crear grupos de usuarios por parte de RRHH y los propios empleados, estos últimos totalmente privados para favorecer la relación entre ellos.
- Posibilidad de segmentar por áreas y departamentos para personalizar y filtrar el envío de comunicaciones.
- Herramientas analíticas para medir KPIs y obtener resultados tangibles conociendo las interacciones del personal.
- Fácil adaptación y alta satisfacción de los empleados con el uso de la plataforma, lo que acelera la realización de tareas y procesos.
- Asesoramiento y soporte continuo de Crayon más allá del que aporta Meta.
