Los gastos de los viajes tienen un peso considerable en el presupuesto de las empresas y la mayoría de profesionales que viaja por trabajo admite que la gestión de los viajes en su empresa es mejorable.
Sea porque terminan pagando hasta el doble por un viaje sencillo, dificultades en gestionar la facturación o problemas logísticos que surgen durante el viaje, lo que no falta entre los viajeros de negocios son historias de incidencias perfectamente evitables que de alguna manera han afectado su labor o simplemente no han sido la mejor opción para la empresa.
La mayoría de empresas afirma estar en proceso de transformación digital, pero la verdad es que muchas organizaciones no han “digitalizado” ni el 5% de sus procesos más importantes. De hecho, muchas empresas con gran volumen de viajes siguen utilizando el método “analógico” para gestionar sus viajes: una persona en un puesto administrativo reserva los vuelos en SkyScanner, los hoteles en Booking, los trenes en Renfe, etc… y envía las reservas individuales a cada empleado.
Posteriormente, habrá que organizar la avalancha de facturas que este método produce.
En un mundo ideal (en el actual mundo digital), la persona encargada de los viajes tan solo tiene que introducir la identificación de los pasajeros, los destinos y las fechas, y despreocuparse del tema. Cada pasajero recibe un único itinerario con todo su viaje (vuelo, tren, hotel, coche de alquiler, etc…) con las tarjetas de embarque incluídas. Y la facturación se resume a una única factura mensual con todos los viajes desglosados.
Sin embargo, y principalmente en las grandes organizaciones, la resistencia al cambio es notoria. Las jerarquías son complejas, los decisores son muchos y cada departamento tiene sus reglas y procedimientos. Además muchas empresas, aunque reconozcan la importancia de sumarse a la transformación digital, no tienen a nadie en plantilla cuyas responsabilidades incluyan aplicar nuevas tecnologías para optimizar los diversos procesos internos de su organización.
Esto hace con que, muchas veces, la transformación digital no sea responsabilidad específica de nadie, y entonces no avanza.
La tecnología de los viajes corporativos ha evolucionado más en los últimos 3-4 años que en los 20 años anteriores. La gestión de viajes, gastos, facturas, reclamaciones, incidencias, traslados y hasta escapadas turísticas durante un viaje de negocios se puede realizar a través de diversas herramientas y proveedores que han desarrollado soluciones tecnológicamente avanzadas en exclusivo para el mundo corporativo.
A día de hoy, las empresas tienen a su disposición un importante abanico de opciones digitales, de implementación relativamente sencilla, y pasibles de causar mejoras inmediatas en una variedad de procesos internos.
A veces la transformación digital no pasa por crear la solución, pero sí por elegir la que mejor se adecúa a sus necesidades.
Aervio
CMO
