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Tu despacho Digital CAFMadrid: Digitalización de la administración de comunidades de propietarios y el control de juntas de propietarios

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Zertia en colaboración con el Colegio de Administradores de Fincas de Madrid, ha desarrollado y desplegado una solución basada en tecnologías estandarizadas de Microsoft y enfocada a los colegiados, que permite la gestión de las comunidades de vecinos y la digitalización de la administración de juntas de propietarios ya sean telemáticas, presenciales o mixtas. La solución propuesta por Zertia combina la tecnología de SharePoint como base para la gestión y el control de comunidades con la potencia de Outlook y Teams para la gestión de convocatorias y seguimiento de Juntas. La celebración de juntas telemáticas o mixtas se realiza mediante Teams aprovechando las capacidades de registro de datos de la herramienta para dotar de trazabilidad a la solución y cumplir con los requisitos normativos requeridos por la actividad de los colegiados, incluía la automatización del registro de votaciones.

Antecedentes

Debido al estado de pandemia, la celebración de juntas presenciales en el ámbito de la administración de fincas se ha vuelto cada vez más complicado. El cumplimiento de las medidas de seguridad como el distanciamiento personal, la ventilación, el uso de mascarillas y las limitaciones de reunión hacen que sea muy complicado encontrar y gestionar espacios adecuados para este tipo de eventos. Se suma a esto el problema de la coordinación de múltiples personas de forma simultánea.La celebración de juntas es una parte de la actividad del sector donde la tecnología no ha tenido demasiada penetración, y donde la ejecución y planificación se seguía realizando de forma manual y poco optimizada.

Retos

El Colegio de Administradores de Fincas de Madrid tiene la voluntad de ayudar a todos sus colegiados poniendo a su disposición una herramienta que les permita salvar los problemas derivados de la pandemia en su actividad diaria y que a su vez les permita modernizar sus organizaciones y operar de forma más eficiente.Para ello requiere de una solución que permita a cada colegiado la gestión de sus comunidades de propietarios, la organización y el seguimiento de reuniones, la ejecución de juntas telemáticas, la trazabilidad de resultados y el cumplimiento normativo en materia de votaciones.

Fases

Fase 1: Definición de objetivoso
Toma de requisitoso
Análisis funcionalo
Elaboración de maquetas previaso
Validación de objetivos y plan de ejecución
Fase 2: Desarrollo
o Despliegue de infraestructura
o Programación y desarrollo de las soluciones
o Validación de los hitos
o Pruebas y diagnósticos
Fase 3: Despliegue en producción
o Despliegue en grupo de testeo
o Mentoring
o Correcciones y mejoras
o Puesta en producción para toda la organización
Fase 4: Soporte

Nuevos Servicios

• Digitalización y almacenamiento de toda la información generada, estructurada por comunidades de vecinos.
• Acceso a dicha información desde cualquier lugar, dispositivo y momento.
• Automatización del proceso de creación de juntas, incluida la comunicación previa y posterior.
• Digitalización del control de asistencia a las juntas, con acceso directo a la información relativa a los propietarios, cuotas y estado de pagos.
• Planificación y ejecución de juntas virtuales mediante videoconferencia con la posibilidad de integración de asistentes por vía telefónica.
• Digitalización del proceso de votaciones y automatización del calculo de resultados teniendo en cuenta tipos de mayorías y convocatorias.
• Seguimiento y trazabilidad de todo el desarrollo de las juntas con la posibilidad de grabación y recuperación.
• Automatización del proceso de generación de actas y envío telemático.
• Se reduce la necesidad de desplazamientos, así como los riesgos médicos.

Conclusiones

Implementamos una solución que no solo transforma el puesto de trabajo del colegiado, sino que transforma a la propia sociedad sobre la base del uso de la tecnología. Se obtiene una alta implicación de diferentes actores: colegiado, juntas, asistentes, etc., democratizando el uso y la implantación de nuevas tecnologías, que permiten una forma distinta y mejorada de celebrar juntas.
El uso de Teams permite que todos los propietarios puedan acudir a las juntas sin limitaciones de espacio, aforo o reunión, ya que pueden conectarse desde cualquier lugar y dispositivo, seguir los puntos del día e intervenir tanto oralmente como desde el chat.
Para los administradores de fincas Teams supone una serie de ventajas adicionales, ya que pueden controlar de forma sencilla tanto la asistencia como las votaciones. La posibilidad de grabar las sesiones supone una herramienta precisa de registro de todo lo sucedido durante una reunión y facilita el proceso de impugnación de actas.