Transformación digital y automatización con el programa de Renovación del parque circulante español (PLAN RENOVE 2020)
El proyecto «Plan Renove 2020» del MINCOTUR fue finalista a la XIII edición de los Premios @aslan en la Categoría Automatización y Eficiencia.
Antecedentes
La principal dificultad surgió como consecuencia de la necesaria actuación inmediata, que permitiese impulsar un sector enormemente debilitado por la pandemia. El desarrollo informático se realizó con plazos límites, porque la aplicación requería ser creada y probada con anterioridad por concesionarios e interesados, para garantizar el correcto funcionamiento de diferentes formularios, simuladores para conocer el tipo de ayuda al que se podía optar en función del tipo de vehículo, y gestión de expedientes de forma garantista.Si bien, la coordinación entre equipos de trabajo, gestión de plazos y máxima automatización, permitieron salvar toda esta gran dificultad de desarrollo y permitir lanzar el Plan RENOVE, con las mejores funcionalidades, automatizaciones e integraciones entre AAPP (DGT, AEAT, SS, DGP, etc)
Retos
El principal reto del proyecto fue conseguir poner en servicio en el plazo de apenas unas pocas semanas un sistema de ayudas directas al comprador para reactivar al sector del automóvil en un momento económicamente muy complicado, para lo que hubo que crear un sistema digital de relación con la ciudadanía con máxima urgencia y además diseñarlo de tal forma que fuera sencillo y utilizable por cualquier persona al mismo tiempo que se garantizase el cumplimiento del procedimiento administrativo, incluyendo el uso de firma electrónica.
Para conseguir este reto se tenían que cumplir una serie de objetivos claros como:
- Otorgación de ayudas de forma correcta y eficiente
- Disponibilidad de seis formularios accesibles por los ciudadanos, dinámicos y digitales.
- Creación de un simulador que facilite el entendimiento de cuantías accesibles por los interesados.
- Disponibilidad de un sistema garantista de tramitación de expedientes
Fases
1. Definición de necesidades y alcance.La definición del proyecto se empezó en el mes de julio, vistas las necesidades de dinamización del sector, producidas por el impacto que estaba produciendo la pandemia en la industria de la automoción.
2. Desarrollos de formularios y sistema de gestión de expedientes Para cumplir con los objetivos y reto definidos, se requirió, por un lado, del desarrollo de 6 formularios y, por otro lado, de una serie de módulos de tramitación, que permitiesen facilitar las solicitudes y la gestión de expedientes.
Se incluyen integraciones, generación dinámica de Info, cuadro de mandos, módulos de tramitación..
3. Pruebas con usuarios finales En la búsqueda de garantías en los formularios accesibles por los ciudadanos, éstos se pusieron a disposición del sector (asociaciones y concesionarios) previamente a ser publicados para la ciudadanía. Con el reporte de su experiencia de usuario se actualizaron las características y detalles de las interfaces
Nuevos Servicios
- Integración con base de datos del IDAE, para que únicamente permitiesen seleccionar las opciones susceptibles de ayuda
- Integración con la plataforma de intermediación de datos, para, por un lado, facilitar la solicitud, minimizando la documentación requerida para solicitar la ayuda por la ciudadanía, que podía ser consultada entre AAPP, y por otro, para facilitar la labor de los tramitadores, identificando de forma rápida la viabilidad de la solicitud presentada
Las integraciones realizadas han sido con DGT, DGP, SS, AEAT
- Gestión de lotes. para realizar de una forma eficiente y ágil la emisión de pagos y aceptación de expedientes, se ha generado un sistema de lotes, que permite la tramitación conjunta de varios expedientes.
- Módulo de calidad. Se crea un sistema de auditorías y validación de expedientes
- Personalización de formularios. Según el estado de una solicitud, el interesado podrá únicamente realizar lo que se requiera, siendo proactivos.
- Cuadro de mando
Conclusiones
El plan RENOVE se presenta en un momento delicado, en el que se requiere de una actuación inmediata, que garantice la dinamización del sector en cuestión de semanas.La actuación tecnológica llevada a cabo para garantizar y facilitar el acceso electrónico de la ciudadanía, la automatización de procesos e integraciones de datos ha sido un éxito, aunando simplicidad de manejo y estricto cumplimiento de la normativa administrativa procedimental.La puesta en servicio de diversos formularios personalizados a disposición del ciudadano, un simulador de cuantía por tipo de vehículo y un sistema de gestión de expedientes con funcionalidades avanzadas de asistencia a la tramitación son el resultado de un trabajo contra reloj, que ha permitido la presentación de más de 40.000 solicitudes de todo tipo de vehículos en concesionarios de todas las provincias españolas.Este resultado ha sido gracias a una importante coordinación de equipos de desarrollo, soporte al ciudadano, gestión, negocio...
