El proyecto «Transformación Digital de la Ciudad de Torrevieja» de Ayuntamiento de Torrevieja fue finalista a la XIII edición de los Premios @aslan en la Categoría Mejora de la atención ciudadana en Ayuntamientos
Antecedentes
En Marzo 2020, en pleno confinamiento, el Ciudadano sólo podía relacionarse con el Ayuntamiento de Torrevieja era de forma presencial (y telefónica), produciéndose largas colas a evitar debido al confinamiento. El soporte casi 100% papel de los expedientes, con la excepción de la factura electrónica, obligaba a funcionarios a trasladar documentación de forma manual entre los distintos técnicos y tramitadores de expedientes. No estaba reconocida la firma electrónica como medio de aprobación de expedientes propios.
Retos
Disponer de Sede Electrónica. Impedir las colas durante el confinamiento. Permitir la cita previa. Permitir reuniones de Órganos Colegiados mediante videoconferencia y la toma de acuerdos vinculantes.
Fases
22/10/2019 se crea el departamento de Innovación y Modernización
30/3/2020 primer Pleno telemático (mediante Webex)
17/4/2020 la Junta de Gobierno Local acuerda la contratación de emergencia de la plataforma de administración electrónica.
20/4/2020 -5/5/2020 Análisis y toma de datos
7/5/2020. Toma de acuerdos tras análisis inicial (Webex)
11/5/2020 – 22/5/2020 Parametrización y formación remota de usuarios (Webex)
22/5/2020 - RESOLUCIÓN DE ALCALDÍA, DE CREACIÓN DE LA SEDE ELECTRÓNICA Y REGISTRO ELECTRÓNICO GENERAL DEL AYUNTAMIENTO DE TORREVIEJA
1/6/2020 – ARRANCA LA SEDE ELECTRONICA 10/6/2020
- Puesta en marcha de la Cita Previa Octubre/2020
- Celebración de sesiones de Órganos Colegiados mediante videoconferencia desde Sede 14/10/2020
- Creación del GRUPO DE TRABAJO PARA LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL EN EL AYUNTAMIENTO DE TORREVIEJA
Nuevos Servicios
CLOUD: Apostar por la Sede en la nube ha simplificado y acelerado enormemente su despliegue, así como abaratado costes directos e indirectos al no necesitar infraestructura propia compleja. Ha reducido enormemente el número de incidencias y aumentado exponencialmente la disponibilidad del servicio ofrecido. SIN PAPEL: el uso del papel en el Ayuntamiento es residual y se ha reducido drásticamente su uso. CITA PREVIA: Hemos introducido la cita previa, contando con más de 50 agendas, y recibiendo unas 20.000 solicitudes de cita previa en los primeros 6 meses del servicio. ATENCIÓN AL CIUDADANO: En torno al 60% de las solicitudes diarias son recibidas a través de la Sede y son respondidos por ella. MEJORA: No disponemos de mecanismos objetivos de medición de eficiencia, pero estamos trabajando para poner en marcha criterios SMART para propiciar una cultura de mejora continua y aumentar la transparencia.
Conclusiones
En apenas 6 meses, Torrevieja cuenta con un Ayuntamiento digital, y sus Órganos Colegiados se reúnen y adoptan acuerdos vinculantes de forma telemática. La transformación digital no ha hecho más que comenzar y debemos incorporar criterios de medición y valoración objetiva para permitir y mejorar la cultura de servicio al ciudadano. Muchos retos quedan a corto plazo: Renovación de la página web municipal Renovación del Sistema de Gestión de Padrón de Habitantes e integración con la Sede Renovación del parque informático e impulso del equipo portátil en sus diferentes modalidades para favorecer el teletrabajo Adoptar un proceso de mejora continua que analice los procedimientos que favorezca la simplificación de los mismos y su revisión continua, con indicadores objetivos de mejora en los tiempos de respuesta y la calidad del servicio.
