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Tramitación reglada de las declaraciones responsables de obra menor en el Ayuntamiento de la Nucía

El procedimiento de declaración responsable de obra menor en el Ayuntamiento de La Nucía se ha sometido a un proceso de reingeniería procesal que ha permitido agilizar sus pasos, mejorar los servicios que se presta a la ciudadanía, y dar seguridad a los usuarios que realizan obras menores en el municipio.

Mediante la reglamentación del trámite, el análisis de los datos permite automatizar parte de la tramitación, hacerla más eficiente y lograr una gestión de los datos emanados de los procedimientos de una manera eficaz para controlar sus plazos de respuesta y mejorar de manera continua sus servicios.

Antecedentes

La problemática previa a solucionar radica de la existencia de un único modelo de declaración responsable para todos los tipos de obras. Mediante la aplicación de la reingeniería de formularios, se extrajeron cinco tipos distintos de solicitud, las cuales varían en función de las tipologías y la documentación a presentar.

Esta unicidad provocaba que, por un lado, los formularios fueran muy complejos y con muchas casuísticas, y por otro, que la información contenida en ellos no tuviera un tratamiento enfocado al dato.

En definitiva, la problemática que se ha tratado de resolver es doble: facilitar la presentación de declaraciones responsables de obra menor a la ciudadanía, y por otro, agilizar su tramitación mediante la datificación del proceso.

Retos

Los objetivos fundamentales son la facilitación a la ciudadanía de la presentación de instancias y la agilización de los procesos de respuesta. Para ello, de manera complementaria, se han desarrollado objetivos específicos:

1. Objetivo de facilitar a la ciudadanía la presentación de instancias. Se han analizado los formularios para desgranarlos en cinco modelos distintos. A su vez, se han identificado todos los datos que se solicitaba en ellos, de modo que se han catalogado de forma uniforme. De este modo, el ciudadano está implementando datos normalizados dentro de las instancias.

2. Objetivo de agilizar el trámite. Mediante el uso de los datos normalizados, se han confeccionado modelos de documentos de generación semiautomática mediante la información que se va almacenando a lo largo del proceso. Esto provoca mayor rapidez y normalización de las prácticas.

3. Objetivo de análisis del trabajo realizado. Los datos permite extraer estadísticas y visualizaciones mediante Qlik.

Fases

Fases del proyecto:

1. Revisión de formularios. Reducción de modelos, separación de las instancias en cinco modelos distintos.

2. Identificación de los datos que se van implementando en cada uno de los procesos de negocio.

3. Etiquetado y configuración de cada uno de los datos en la herramienta de tramitación de expedientes Gestiona (Espúblico).

4. Configuración de los formularios extraídos y analizados en la fase uno, mediante los datos que se han etiquetado en la fase 3.

5. Configuración de los pasos intermedios del procedimiento, siguiendo el diagrama de flujo del mismo confeccionado al efecto.

No se han empleado recursos adicionales para el desarrollo del proyecto, más allá de los humanos y los tecnológicos que ya tenía contratados la administración. En el caso del Ayuntamiento de La Nucía, Gestiona en segunda generación con el módulo de Analítica de Datos interconectado con Qlik.

Nuevos Servicios

La modelización del trámite de declaración responsable de obra menor en el Ayuntamiento de La Nucía ha permitido el acortamiento de los plazos de respuesta que se dan a la ciudadanía, aumentando la seguridad con la que los interesados realizan sus obras, redundando en una menor carga en la tramitación, al reducirse considerablemente las notificaciones de deficiencias y las revisiones de expedientes.

Si en 2022 se abrieron 321 expedientes de declaración responsable de obra menor, en 2023 esta cifra pasó a ser de 668, prácticamente una subida del 100% del volumen de tramitación. Sin embargo, dicho aumento ha ido unido a la reglamentación del trámite, lo cual ha redundado en la disminución de los plazos de respuesta.

Por otra parte, la generación automática de los documentos, cumplimentados a partir de los catálogos de datos previamente configurados, reduce la posibilidad de error material en la traslación de datos de manera manual, reduciendo la carga de trabajo administrativo que pr

Conclusiones

La modelización del trámite de declaración responsable de obra menor en el Ayuntamiento de La Nucía ha permitido el acortamiento de los plazos de respuesta que se dan a la ciudadanía, aumentando la seguridad con la que los interesados realizan sus obras, redundando en una menor carga en la tramitación, al reducirse considerablemente las notificaciones de deficiencias y las revisiones de expedientes.

Por otra parte, la generación automática de los documentos, cumplimentados a partir de los catálogos de datos previamente configurados, reduce la posibilidad de error material en la traslación de datos de manera manual, reduciendo la carga de trabajo administrativo que provoca la corrección de los mismos.