Antecedentes
Previo al desarrollo de la Tramitación electrónica el sistema era totalmente presencial con las siguientes características:
-Desplazamiento al centro para aportar formulario.
-Formulario en papel, archivándose físicamente el original y escaneando la documentación para archivarlo digitalmente.
-Registro de datos por parte del usuario (formulario) y del personal de la Mutua (en el sistema).
-Envío de acuerdos al usuario físicos (no vía telemática).
-Falta de trazabilidad de la solicitud.
Retos
El principal reto era el diseño de una plataforma de tramitación electrónica de prestaciones basado en la trazabilidad, agilidad y seguridad, fomentando la e-administración mediante soluciones digitales con todas las funcionalidades que aseguren una prestación eficiente de estos servicios.
Para ello, en 2022 se implantó la Tramitación Electrónica del Pago Directo, una funcionalidad que permite empoderar a nuestros trabajadores protegidos de Mutua Universal al poder gestionar y consultar sus solicitudes de prestación económica vía Web Privada.
Este nuevo sistema de tramitación electrónica de prestaciones nos permite ser más eficientes en la gestión y empodera a nuestra población protegida, mutualistas y asesorías, al ofrecer una tramitación ágil, sencilla y segura.
Fases
El proyecto se ha compuesto en las siguientes fases:
-Constitución del equipo de trabajo.
-Sesiones de trabajo para la definición del proyecto.
-Descripción detallada de requerimientos.
-Construcción y pruebas.
- Piloto.
-Gestión del cambio y comunicación.
Nuevos Servicios
Los principales beneficios son:
-Online, sin necesidad de desplazarse a un centro de Mutua Universal.
-Se agiliza el trámite.
-Se facilita la labor a las asesorías reduciendo tiempos y cargas administrativas.
-Se reduce carga administrativa en la administración de Mutua Universal.
-Accesibilidad y usabilidad: El sistema, permite consultar en cualquier momento y desde cualquier lugar el estado de un trámite y acceder a la documentación del mismo sin necesidad de desplazarse a Mutua.
- Seguridad y garantía jurídica: integra soluciones para la firma electrónica, como Autofirma y firma mediante OTP, video identificación y notificación electrónica entre otros.
-Las solicitudes realizadas disponen de firma y huella digital que permiten establecer legalmente el momento de su recepción con garantías para ambas partes.
-Para mayor garantía, se puede descargar el justificante de la presentación de la solicitud, firmado por la Mutua.
-Comunicación durante todo el trámite.
Conclusiones
Se trata de una iniciativa innovadora, tanto en el modelo de relación de los trabajadores protegidos como en el uso intensivo de tecnología, con una solución ágil, intuitiva y escalable. Es merecedor del premio por:
-El impacto directo y positivo al sistema de la Seguridad Social, facilitando la participación activa y autónoma de sus mutualistas.
-Por su impacto positivo en los trabajadores, evitando desplazamientos innecesarios y demoras en la gestión de las prestaciones.
-Por ser pioneros en soluciones digitales que dan respuesta a las exigencias de un entorno en constante cambio.
-Por aplicar metodologías agile en el desarrollo de la solución, con el fin de identificar las funcionalidades necesarias para la definición del producto más adecuado.Este proyecto es un caso de éxito de transformación digital, que redunda a la sostenibilidad del sistema de la S.Social y es merecedor del premio a la mejor práctica en transformación digital de las Administraciones Públicas.