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Tecnología al servicio de la historia

Los Archivos Históricos de Andalucía albergan más de 20 millones de documentos históricos no accesibles a la ciudadanía e investigadores por vía electrónica.

Tecnología al servicio de la Historia usa robotización para mejorar la calidad de los archivos digitales disponibles, permitiendo catalogar, incorporar metadatos y publicarlos en línea para facilitar el acceso fácil, rápido y gratuito a todos, favoreciendo la investigación, su replicabilidad y conservación a largo plazo.

Tras su implementación exitosa en Córdoba, el proyecto se extendió a Huelva, Jaén y al Archivo Histórico General. En total, se han procesado más de 60.000 documentos, compuestos por más de 2,7 millones de imágenes, el 97,7% de ellos sin intervención manual.

Cada documento se procesa en 9 minutos, frente a las 18 horas que se tardaría de forma manual. El trabajo que ha realizado hasta la fecha el robot supondría la dedicación de 139 años de trabajo de un archivero. Próximamente se implementará en Almería y Granada.

Antecedentes

El material digitalizado en los Archivos Históricos de Córdoba no cumplía con los estándares necesarios de accesibilidad, lo que dificultaba el derecho de la ciudadanía y el personal investigador a disponer libremente del enorme patrimonio cultural.

Además, solo un reducido número de personas podía acceder a él, ya que solo se encontraba disponible en capturas de imagen almacenadas en carpetas compartidas en red, lo que obligaba a tener que desplazarse físicamente al propio Archivo Histórico.

Por otra parte, con el personal disponible, esta tarea requeriría 152 años de trabajo de los archiveros.

Por todo lo anterior, dado el enorme valor que estos archivos tienen para la ciudadanía y personal investigador, y con el objetivo de garantizar los derechos democráticos de acceso a la cultura y transparencia administrativa, la Junta de Andalucía, en colaboración con la Agencia Digital de Andalucía, decidió implementar la tecnología de robotización para este proyecto.

Retos

Los objetivos eran múltiples para la ciudadanía, investigadores y para la propia Administración:

- Fomento de la investigación. Poniendo a disposición del personal investigador documentos de alto valor cultural, promoviendo el interés por nuestra historia.

- Replicabilidad. Todos los Archivos Históricos de Andalucía pueden utilizar este servicio, permitiendo procesar potencialmente hasta 20 millones de imágenes digitalizadas.

- Conservación a largo plazo. Según las directrices técnicas de la Junta de Andalucía, ayudando a la homogeneización de los archivos digitales.

- Estandarización del proceso y aumento de la productividad. La robotización permite reducir significativamente los tiempos que los profesionales de la Administración habrían tardado en realizar el trabajo de forma manual, permitiéndoles dedicarse a tareas más enriquecedoras y de mayor valor.

Aquí puede consultarse un ejemplo ilustrativo del trabajo realizado: https://ws096.juntadeandalucia.es/archivaWeb/visor/60698077

Fases

El proyecto se implementó en Córdoba en septiembre de 2023. Se amplió a Huelva y Jaén en abril de 2024 y enero de 2025 respectivamente, y al Archivo Histórico General en diciembre de 2024.La solución realiza tres tipos de transformaciones:

- Mejora de la calidad de imagen. En formatos JPGs que no cumplen los píxeles por pulgada definidos.

- Conversión a .jpg. Reduciendo el tamaño de formatos .tif para optimizar el espacio de almacenamiento.

- Inserción de marcas de agua. Según los requisitos establecidos para la digitalización de los Activos Digitales.

Además, se extraen los metadatos de las imágenes y ficheros generados, incorporándolos al documento digitalizado. Se obtiene un documento único en formato PDF con estos metadatos, con todas las capturas de imagen que componen el archivo digital.

De esta forma puede incorporarse a @rchivAWeb, el portal de la Junta de Andalucía que permite la visualización de imágenes y datos de archivos de manera telemática y sin solicitud previa.

Nuevos Servicios

La Junta de Andalucía, junto con la Agencia Digital Andaluza, eligió la tecnología RPA (Robotic Process Automation) sobre el software UiPath para mejorar la eficiencia y reutilización. Basada en robots para ejecutar tareas concretas y repetitivas de forma automatizada, permite liberar a la persona de tareas de alto volumen, rutinarias y repetitivas.

La solución también incluye software de tratamiento de imágenes, y ha sido diseñado según requisitos comunes a todos los Archivos Históricos de la Junta de Andalucía, permitiendo ampliarse a toda la región. Por su fácil adaptación, incluso podría extenderse a otras regiones.

Además, se ha aplicado una metodología propia basada en LEAN MANAGEMENT y metodologías ágiles, acotando el alcance, disminuyendo el riesgo, agilizando los desarrollos e iniciando su ejecución en plazos de tiempo muy breves.

Constituye el primer paso en el uso de IA Generativa para recrear nuestro pasado: vídeos, cuadros, imágenes realistas o recreadas, audios, etc.

Conclusiones

La solución ofrece:

- Mayor productividad y agilidad, eliminando tareas de escaso valor, tratando un documento en solo 9 minutos frente a las 18 horas que suponía hacerlo de forma manual.

- Ahorro de tiempos. Con el personal disponible no sería viable realizar el trabajo, además, con la ayuda de los robots se recupera tiempo a los archiveros que pueden emplear en tareas de mayor valor añadido para la ciudadanía.

- Homogeneización del proceso. Facilitando la estandarización, catalogación y agilizando la digitalización en óptimas condiciones.

- Ahorro económico y disminución de errores. Con la mecanización de tareas repetitivas y de gran volumen.

- Nuevo servicio, poniendo a disposición más de 60.000 documentos (más de 2,7 millones de imágenes) de alto valor cultural de libre consulta, fácil, rápida y gratuita, testimonio de la historia e identidad andaluza, a los que se sumarán los documentos de los Archivos Históricos de toda la región, garantizando el derecho de acceso a la cultura.