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SIGEDIC: Sistema integral de gestión, preservación y difusión del conocimiento del Instituto Cervantes

El Instituto Cervantes está inmerso en un proceso de transformación digital, sustentado en un Plan Director de Transformación Digital, que implica un importante esfuerzo para integrar nuevas tecnologías, mejorar los servicios a los ciudadanos, optimizar costes y aumentar la eficiencia. Esta transformación implica una revisión y mejora de los procesos operativos e infraestructuras tecnológicas, especialmente en la gestión del conocimiento.

Un caso de éxito es el proyecto SIGEDIC, financiado con fondos Next Generation EU canalizados a través del PRTR, cuyo objetivo es implantar un sistema integral para la gestión, preservación y difusión de documentos relacionados con el conocimiento del Instituto. Utilizando tecnologías OpenText, SIGEDIC mejora tanto las infraestructuras digitales como la eficiencia operativa, y permite una mejor gestión interna, conservación y difusión entre la ciudadanía del patrimonio digital académico, cultural, institucional y administrativo del Instituto.

Antecedentes

El Instituto Cervantes está inmerso en un proceso de transformación digital que implica la revisión y mejora de todos sus procesos y sistemas tecnológicos.

Durante este proceso, se identificaron las siguientes necesidades relacionadas con la gestión, preservación y difusión de los documentos que constituyen el conocimiento e información del Instituto Cervantes:

- Disponer de un modelo unificado e integral para la gestión del ciclo de vida de los documentos que maneja el Instituto Cervantes. Si bien se cuenta con diferentes políticas, planes, procedimientos y procesos, el alcance de los mismo es limitado y no forman parte de un modelo integrado.

- Disponer de un sistema tecnológico integral que permita la gestión, preservación y difusión de los documentos que constituyen el conocimiento del Instituto Cervantes. Aunque se dispone de diferentes herramientas tecnológicas a tal fin, estas solo cubren de manera parcial las necesidades.

Retos

Los retos / objetivos específicos perseguidos por el proyecto SIGEDIC son los siguientes:

- Obtener un análisis y diagnóstico de la situación actual en el Instituto Cervantes en lo que respecta a políticas y procesos de gestión, archivo, preservación y difusión documental.

- Obtener un inventario categorizado y estructurado de los documentos y otros elementos que constituyen el conocimiento e información del Instituto Cervantes.

- Definir un modelo unificado e integral para la gestión del ciclo de vida de los documentos que constituyen el conocimiento e información del Instituto Cervantes.

- Implementar un sistema tecnológico integral para la gestión, preservación y difusión de los documentos que constituyen el conocimiento e información del Instituto Cervantes. Este sistema se basa principalmente en tecnologías OpenText y cuenta con los siguientes componentes principales: un Gestor Documental central interno, un Sistema de Preservación Digital y un Repositorio Institucional.

Fases

El proyecto SIGEDIC consta de las siguientes fases principales:

1. Análisis de la situación actual y definición del modelo futuro de gestión.

2. Análisis, desarrollo, implantación y puesta en producción del sistema tecnológico integral.

3. Mejora continua del sistema tecnológico.

Los recursos empleados más relevantes son:

- Consultores expertos en estrategia de gestión documental y del conocimiento.

- Consultores expertos en soluciones tecnológicas para la gestión y preservación documental, así como en repositorios institucionales.

- Consultores expertos en UX.

- Arquitectos, analistas y programadores.

- OpenText Extended ECM, como componente tecnológico para la gestión interna del conocimiento (Gestor Documental central interno).

- OpenText InfoArchive, como componente tecnológico para la preservación del conocimiento (Sistema de Preservación Digital).

- DSpace, como componente tecnológico para la difusión del conocimiento entre la ciudadanía (Repositorio Institucional).

Nuevos Servicios

El proyecto SIGEDIC proporciona nuevos servicios tanto a los empleados del Instituto Cervantes como a la ciudadanía:

- Los empleados dispondrán de un Gestor Documental central interno que les permitirá gestionar el ciclo de vida de los documentos que constituyen el conocimiento del Instituto Cervantes. Además, también se dispondrá de un Sistema de Preservación Digital que permitirá la preservación a largo plazo del patrimonio digital.

- La ciudadanía tendrá acceso a un Repositorio Institucional en el cual se pondrá a su disposición el patrimonio digital producto de la actividad académica, cultural, institucional e incluso administrativa del Instituto Cervantes.

También es relevante la mejora en la eficiencia operativa que supondrá la disponibilidad de un gestor documental central, ya que permitirá a los empleados acceder rápidamente a la información que necesiten para llevar a cabo sus tareas, evitando la duplicación de esfuerzos y agilizando los procesos de trabajo.

Conclusiones

El proyecto SIGEDIC supone un importante hito en el proceso de transformación digital del Instituto Cervantes, permitiendo al personal propio de la institución la gestión del ciclo de vida completo de los documentos que constituyen el conocimiento e información del propio Instituto Cervantes, aplicando un modelo unificado e integral, el cual está sustentado por un sistema tecnológico basado en diferentes tecnologías OpenText que se integra con la infraestructura tecnológica de la institución.

Además, este proyecto permitirá difundir entre el público general el patrimonio digital producto de la actividad académica, cultural, institucional e incluso administrativa del Instituto Cervantes.

Este proyecto es posible gracias a la financiación proporcionada por la Unión Europea (fondos Next Generation EU) canalizada a través del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia (PRTR).