Candidatura

RPA, el compañero digital de Mutual Universal

Ir a candidaturas XVII Convocatoria de Premios Transformación Digital

Nuestro proyecto se basa en la incorporación de Robots de software para la ejecución de tareas voluminosas, repetitivas y sin ningún valor añadido por parte de usuario. La optimización de procesos con el uso de RPA, tiene un impacto significativo en la automatización de procesos, generando beneficios tangibles e intangibles en las operaciones de la organización, con una clara y altísima mejora en la eficiencia operativa, reduciendo los tiempos de respuesta y aumentando la precisión en la gestión de los diferentes procesos. Los principales efectos se han podido observar han sido en dos áreas clave:Mejoras en eficiencia Reorientación a las personas a tareas con valor añadido.Además se ha mejorado en la gestión operativa, reduciendo de errores y teniendo mayor capacidad de respuesta, así como mejorando la organización de recursos humanos y contribuyendo en una mayor calidad asistencial y agilizando procesos, generando esto un importante ahorro económico.

Antecedentes

Una misión de MU es velar por la salud y bienestar de nuestros usuarios, gestionando servicios y prestaciones con rigurosidad, excelencia, comprometidos con la sociedad y la sostenibilidad del sistema público Estatal.

La transformación digital en nuestra sociedad ha incorporando en nuestro día a día el uso de aplicaciones que nos permiten ser más eficientes.

Debido a la necesidad de muchos recursos para realizar trámites repetitivos o atender picos de trabajo, se pensó en incorporar herramientas que pudieran ayudar en la mejora de la gestión. Siempre siguiendo reglas estandarizadas, y minimizando los errores humanos que pudieran surgir.

Los usuarios, demandan tiempos de respuesta cortos y servicios más eficientes, estando los recursos humanos saturados con tareas manuales y repetitivas.

Disponer de RPA nos permite optimizar la gestión de procesos rutinarios, mejorar la precisión y cumplimiento normativo, reducir tiempos y aumentar la eficiencia y rentabilidad.

Retos

El principal reto fue la integración y compatibilidad con las aplicaciones y sistemas utilizados en las tareas. Los robots necesitan integrarse con los sistemas informáticos corporativos.

Otro reto ha sido la gestión del cambio a los que tienen que adaptarse los equipos de trabajo, ya que la implementación de RPA requiere cambios en la forma de trabajar, así como generar una confianza en el resultado del Robot, que no deja de ser un elemento más de la organización.

Hay que definir muy bien todos los pasos a seguir y cubrir las casuísticas de las tareas a realizar. Ha sido todo un reto cubrir todas las tipologías de casos, en procesos con volumetrías altas.

En 2017 empezó el proyecto de RPA que tenía como objetivo optimizar diferentes tareas, Se han desarrollado 15 procesos en diferentes areas de negocio, siendo mayoritariamente en el Area de Prestaciones Económicas.

Fases

PoC para viabilidad técnica y funcionalIdentificación de la necesidad. Hoja de ruta y priorización. Necesidad de automatizar tareas con alta volumetría de casos e inversión de muchos recursos y alto coste económico. Despliegue funcional.

Fase 1. Toma de requerimientos: Análisis de los procesos que pueden ser robotizados y reuniones con responsables.

Fase 2. Desarrollo del proyecto: Diseño y desarrollo, solución funcional y técnica, preparación plataforma, construcción y pruebas, gestión del cambio y comunicación.

Fase 3. Puesta en producción.

Próximas fases: Detección Continua de Procesos Automatizables y ampliación del Mapeo de Oportunidades: Análisis de las tareas actuales para ampliar el catálogo de procesos candidatos a automatizar, alineándonos con las prioridades operativas de las áreas.

Nuevos Servicios

-Ahorro mano de obra: Reducción en horas/persona dedicadas a tareas sin valor añadido directo.

- Menos gasto por errores. Los errores manuales generan costes adicionales y pérdidas por procesamiento incorrecto, penalizaciones legales o la necesidad de repetir tareas. Con el RPA al tener unas reglas muy definidas se reducen los errores.

- Mejora en la calidad del dato, ofreciendo más fiabilidad.

- Capacidad de respuesta ante picos de trabajo (ejemplo COVID)

- Eficiencia energética y recursos tecnológicos: La automatización reduce la dependencia de impresiones en papel y almacenamiento, hardware adicional y tiempo de máquina empleado por operadores humanos.

- Integración IA generativa en los procesos RPA: Implicando un aumento del uso de estas tecnologías en la organización, con el objetivo de incrementar los beneficios, así como otras necesidades que puedan surgir en el negocio, implementando nuevas soluciones que incrementan la innovación.

Conclusiones

El uso de la RPA nos permite la implantación de nuevas tecnologías digitales para prestar mejores servicios al ciudadano, asegurar una prestación eficiente y optimizar costes.

Se trata de una iniciativa innovadora, permitiendo a los trabajadores dedicarse a tareas de mayor complejidad y menos monótonas, con una solución ágil, intuitiva y escalable, acorde a la era digital que nos encontramos. MU el merecedora del premio por:

- El impacto directo y positivo al sistema de la S.Social.

- Ser pioneros en soluciones digitales dando respuesta a las exigencias de un entorno en constante cambio, con objetivos cada vez más complejos y ambiciosos.

- Por aplicar metodologías agile en el desarrollo de la solución con el fin de identificar funcionalidades necesarias para la definición del producto más adecuado.

- Por ser un proyecto de IA Generativa, que permite mejorar la productividad utilizando las nuevas tecnologías disponibles en el mercado actual .