Candidatura

Robotización de Procesos Automatizada

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1.- La automatización consiste en la lectura de los movimientos contables emitidos por los aparcamientos.Esta se consolida con la información obtenida del ERP por cliente/aparcamiento. Se extraen los datos de recaudación registrados en la base de datos del sistema y se unifican los datos de todas las fuentes de información en un único archivo de trabajo .Se realiza la conciliación y se elabora un informe con el resultado del cuadre indicando las diferencias significativas obtenidas. Finalmente Se envía el informe a las áreas involucradas.2.- La automatización consiste en acceder a la web de registro y se obtienen las facturas pendientes de descargar.Se leen las facturas para obtener toda la información necesaria para realizar el registro (proveedor, numero de factura, fecha, …). Información que se registra en el ERP proveedor a proveedor.

Antecedentes

1.- Mensualmente se realiza de manera manual, una validación de la información de caja entre los distintos sistemas. Se requiere la automatización del proceso de manera desasistida para que se realice el cuadre de caja de los aparcamientos, comparando los importes que se obtienen de la base de datos con los que se envían desde los aparcamientos con el fin de encontrar posibles discrepancias.

2.- Diariamente se realiza manualmente la carga de información entre sistemas. Se requiere la automatización de la descargar las facturas desde la web del registro de entrada y cargarlas en el sistema Navision para su gestión y control contable.

Retos

La automatización de este proceso tiene un impacto significativo en varias áreas clave:

Eficiencia Operativa:

- Ahorro de tiempo: Se reduce el tiempo dedicado a revisar y cuadrar datos manualmente.

- Menos carga administrativa: Se disminuye la necesidad de intervención humana en tareas repetitivas.

Precisión y Reducción de Errores:

- Menos errores humanos: Se eliminan equivocaciones en la digitación y comparación de datos.

- Mayor confiabilidad: Se mejora la precisión de los reportes financieros y operativos.

La automatización de este proceso tiene impactos significativos en la eficiencia y precisión de la gestión contable y administrativa:

Ahorro de Tiempo y Recursos:

- Reduce el tiempo que los empleados dedican a tareas manuales repetitivas.

- Permite que el personal se enfoque en actividades de mayor valor.

Mayor Agilidad en los Procesos Contables:

- La automatización permite que las facturas estén disponibles en Navision en el período predefinido.

Fases

Fase 1: Análisis y Definición de Requisitos, mapeo de procesos actuales (AS-IS), identificación de reglas de negocio, definición de casos de excepción y validaciones y evaluación de viabilidad técnica y selección de herramientas RPA.

Fase 2: Diseño del RPA Modelado del proceso automatizado (TO-BE), diseño del flujo de trabajo y validaciones, configuración de integración con sistemas externos (ERP, bancos, plataformas de facturación, etc.), y definición de la lógica de extracción y procesamiento de datos.

Fase 3: Desarrollo y Configuración, creación de scripts de automatización, configuración de conexiones API o RPA con sistemas externos, desarrollo de validaciones y reglas de negocio, e implementación de mecanismos de gestión de errores y excepciones.

Fase 4: Pruebas y validación, pruebas unitarias y de integración, validación con casos reales, ajustes en la configuración según los resultados y documentación del proceso.

Fase 5: Implementación y despliegue y puesta en marcha en producción.

Nuevos Servicios

La implementación de RPA en conciliación bancaria y facturación electrónica permite la creación de nuevos servicios automatizados, optimizando tareas repetitivas y reduciendo errores humanos. En conciliación bancaria, el RPA agiliza la verificación de transacciones, mejorando la precisión y reduciendo tiempos operativos. En facturación electrónica, automatiza la validación y envío de facturas, asegurando cumplimiento normativo y evitando retrasos. Estas mejoras incrementan la eficiencia operativa, permitiendo que el personal enfoque su trabajo en tareas estratégicas.

La reducción de costes se logra al disminuir la carga manual, minimizar errores y optimizar el uso de recursos. La automatización reduce tiempos de respuesta, mejora la calidad del servicio y garantiza una mayor escalabilidad sin necesidad de aumentar personal. Estos avances fortalecen la competitividad de la organización, mejorando la experiencia del cliente y garantizando una gestión más eficiente de procesos financieros

Conclusiones

La implementación de RPA en SAGULPA para la conciliación bancaria y facturación electrónica ha demostrado ser un éxito, optimizando procesos clave y reduciendo tiempos operativos. La automatización ha permitido mejorar la precisión y minimizar errores humanos, garantizando mayor fiabilidad en la gestión financiera. Además, se ha logrado una significativa reducción de costes operativos al disminuir la carga manual y optimizar el uso de recursos.

La eficiencia mejorada ha liberado tiempo para que el equipo se enfoque en tareas estratégicas de mayor valor. Asimismo, la escalabilidad de estos RPA facilita la adaptación a futuras necesidades sin requerir un aumento proporcional de personal. La experiencia del cliente interno y externo también se ha beneficiado con procesos más ágiles y seguros. En conclusión, SAGULPA ha comprobado que la RPA es una herramienta clave para la modernización y optimización de su operativa, fortaleciendo su estrategia de digitalización y eficiencia corporativa.