Rápida adaptación a un nuevo paradigma organizativo y de trabajo

En los últimos meses, los organismos públicos han tenido que cambiar sus modelos de trabajo internos y adaptarse a una nueva atención a los ciudadanos. ¿Qué medidas y tecnologías han tenido que adoptar para seguir funcionando? ¿Ha sido fácil adaptar sus infraestructuras a este nuevo escenario?

Desde los primeros días de la crisis todas las unidades de esta Administración han venido adoptando las medidas necesarias para evitar las reuniones físicas y reducir el número de trabajadores presentes en las oficinas.

Así, ha llegado a multiplicarse casi por diez el número de empleados que desarrollan sus funciones mediante un sistema de acceso remoto al puesto de trabajo, alcanzándose en la actualidad un porcentaje cercano al 60% de la plantilla.

Podría decirse que, debido a la crisis del COVID, la práctica totalidad de los empleados de esta Administración, cuyas funciones no requieran ineludiblemente su presencia física, desarrollan continua o puntualmente diferentes modalidades de trabajo no presencial, tanto a través del portal de acceso remoto como con otras herramientas, tales como dispositivos móviles con acceso al correo electrónico corporativo, correo electrónico vía web o software específico para realizar videoconferencias.

Todo ello ha venido acompañado de otras actuaciones estructurales, no siempre fáciles de abordar, como la instalación de infraestructuras adicionales, fundamentalmente servidores para soportar el mayor tráfico de red generado durante la pandemia (debido al incremento de la demanda de los servicios esenciales online, como los sanitarios y los educativos), y las acciones llevadas a cabo para el refuerzo del Centro de Atención a Usuarios (CAU).

¿Cuáles son los principales retos a los que se han enfrentado en 2020 y con cuáles cree que se van a encontrar en 2021?

El principal reto para la Administración de la Comunidad de Castilla y León en 2020 ha sido la necesidad de adaptarse rápidamente a un nuevo paradigma organizativo y de trabajo caracterizado por la actividad no presencial. Por otra parte, ha sido preciso acomodarse a las nuevas prioridades de gestión y de gasto marcadas por la pandemia y a las especialidades administrativas y de contratación derivadas de la normativa reguladora del estado de alarma.

En el ámbito tecnológico, yo destacaría los siguientes retos afrontados por el centro directivo que dirijo:

– Adaptación a la nueva reordenación de recursos y prioridades TIC.
– Implementación de nuevas formas de organizar los equipos de trabajo (teletrabajo, bajas, turnos).
– Necesidad de agilizar la implantación de soluciones.
– Imprevisibilidad de las necesidades TIC.
– Exigencia de mayores niveles de flexibilidad y creatividad.
– Importante incremento de las incidencias a atender por el CAU.
– Especial necesidad de coordinación con otros departamentos.
– Aumento de la visibilidad en la organización de los departamentos TIC.
– Especial necesidad de alcanzar acuerdos de urgencia con empresas proveedoras.

En cuanto a los retos para 2021 (y los años siguientes), la actividad administrativa de la Junta de Castilla y León va a estar fuertemente condicionada por el diseño y ejecución en plazo de los proyectos financiados con cargo a los fondos europeos de recuperación.

¿Considera que la Administración estaba preparada para dar respuesta a este nuevo escenario?

Ninguna organización pública ni privada estaba plenamente preparada para dar respuesta a una situación de este tipo y todos hemos tenido que adaptarnos a marchas forzadas al nuevo escenario. La Junta de Castilla y León ha sido previsora, ha velado al máximo por la salud y las necesidades de los ciudadanos y de sus empleados, y ha sabido dar las respuestas tecnológicas adecuadas para garantizar la continuidad y la calidad de los servicios públicos

¿Qué soluciones tecnológicas utilizan en estos momentos? ¿Qué ventajas destacaría de esta implementación?

Esta Administración se ha visto obligada a desarrollar o perfeccionar, con la máxima urgencia, numerosas aplicaciones para facilitar el trabajo en movilidad. Podría poner infinidad de ejemplos, pero destacaría el fuerte impulso que han cobrado la firma digital, las videoconferencias y las herramientas colaborativas; las mejoras en el portafirmas electrónico corporativo o la generalización del uso de los oficios y notas interiores online.

El nuevo paradigma también ha hecho necesario reforzar las medidas de seguridad de los sistemas de información y la protección de datos de carácter personal. Dado el importante volumen de datos sensibles que manejan las Administraciones públicas y los mayores riesgos que supone el trabajo en remoto, ha sido imprescindible prestar una especial atención a estos aspectos.

¿Qué balance realiza sobre el funcionamiento de las Administraciones públicas de este año que va a concluir en 2020? ¿Ha sido fácil adaptar sus infraestructuras a este nuevo escenario?

La pandemia ha servido para poner a prueba tanto los servicios TIC de esta Administración como a miles de empleados públicos, que han tenido una ocasión inmejorable para actualizar sus conocimientos y mejorar sus competencias digitales, lo que supondrá una mejora en el funcionamiento y en los servicios prestados por la Junta de Castilla y León.

Creo que además de valorar el año transcurrido, es necesario hacer una reflexión a futuro sobre la situación de las Administraciones “el día después”. Es muy posible que, superada la pandemia, las cosas nunca vuelvan a ser igual que antes y esto puede suponer una gran oportunidad para la Junta. Una de las más valiosas enseñanzas que todas las administraciones públicas están sacando de esta situación es que determinadas soluciones y trámites que antes del coronavirus, en circunstancias “normales”, parecían imposibles de afrontar, han conseguido llevarse a buen puerto gracias a unas dosis generosas de creatividad, flexibilidad y capacidad de adaptación. Estas grandes virtudes no deben olvidarse cuando culmine la crisis, favoreciendo así en el futuro unas administraciones más modernas, versátiles y eficientes, en especial en lo que al ámbito TIC se refiere.