Candidatura

Puesto de trabajo remoto y digitalización de la Administración Pública

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El presente proyecto que aquí nos ocupa nace con el propósito de abordar el proceso de transformación digital de la empresa pública Extremadura Avante, a través de su socio tecnológico AuraQuantic.El puesto de trabajo remoto y la digitalización de la Administración Pública (AAPP) han sido las principales metas alcanzadas con la plataforma all-in-one AuraQuantic que, a su vez, están totalmente alineadas con los objetivos fijados en el programa Next Generation UE, para reducir el impacto de la crisis del COVID19 en el sector público y contribuir a la digitalización de sus servicios.Entre los beneficios logrados tras la implementación de AuraQuantic destacan la supresión completa del uso del papel, reducción de costes, mejoras a nivel de eficiencia operativa y el incremento de la ciberseguridad, gracias a un sistema combinado de backups, firewall y antimalware.

Antecedentes

La implementación de AuraQuantic ha supuesto un antes y un después en el desarrollo de la operativa diaria de Extremadura Avante. Años atrás, la entidad no disponía de ningún sistema de gestión documental inteligente que le permitiera centralizar toda la información generada por los diferentes departamentos de la entidad y consultarla en tiempo real por los empleados, tanto de forma presencial como remota, con máximos niveles de seguridad.Además, AuraQuantic ha permitido integrar bajo su plataforma las diferentes aplicaciones informáticas empleadas por Extremadura Avante, poniendo fin a limitaciones de tipo operativo y funcional, como por ejemplo que las herramientas del área laboral no permitieran visualizar de forma unitaria las ausencias/presencia de los trabajadores, las herramientas de gestión presupuestaria no mostraran los datos de facturación actualizados o que la tramitación de toda la información se realizara en formato papel.

Retos

Las limitaciones estructurales del área TIC representaban una rémora a la hora de encarar el proceso de transformación digital de la entidad. Por ello, y tras comparar diferentes soluciones tecnológicas, se decidió apostar por AuraQuantic, ya que garantizaba desarrollos partiendo de un core ya configurado y su tecnología escalable se adaptaba a las nuevas necesidades y escenarios, posibilitando la reducción de costes. Por otra parte, AuraQuantic ha contribuido a mejorar la seguridad y el compromiso con la sostenibilidad de nuestra entidad, suprimiendo el uso de papel. También ha mejorado la interoperabilidad, integrando todas las aplicaciones bajo una misma plataforma y facilitando así el trabajo en remoto. Por último, la entidad ha incrementado sus niveles de eficiencia gracias a la automatización de tareas repetitivas y de escaso valor y reduciendo los tiempos de aquellas con alto valor para la institución.

Fases

El proyecto de implementación se ha desarrollado en cuatro fases:
1. Identificación de procesos relevantes: Esta fase fue realizada por la Dirección de Extremadura Avante y facilitada al equipo interno de Análisis y Desarrollo, quien analizó las necesidades y evaluó las posibilidades de integración.
2. Diseño, implementación y pruebas de la solución: Desarrollada de forma simultánea a la generación de documentación sobre el procedimiento y la formación del personal.
3. Seguimiento y mejora de procesos: Revisión de todos los procesos puestos en marcha y aplicación de mejoras relevantes.
4. Explotación de la información: Una vez asentados los procedimientos con información suficiente, fue necesaria una fase de análisis y representación de la información, para su posterior uso y mejora de los procesos. Actualmente utilizamos SSRS y SSIS para crear informes personalizados, mediante conexión ODBC con las BBDD de AuraQuantic.

Nuevos Servicios

Entre los nuevos servicios, mejoras a nivel de eficiencia y reducción de costes logrados tras la implementación de AuraQuantic destacan:
1. Actualmente, realizamos todas las gestiones de forma 100% online, independientemente del área de negocio.
2. Las empresas con las que trabajamos pueden realizar el 100% de los trámites online, sin necesidad de desplazarse y de utilizar documentos en papel, y teniendo siempre accesible su expediente digital.
3. Durante las restricciones derivadas de la pandemia, desde el primer minuto, los empleados pudieron teletrabajar, sin ningún tipo de incidencia.
4. Supresión del uso, gestión y custodia de documentos en soporte físico, garantizando el compromiso de la institución con la sostenibilidad.
5. Se está abordando la integración con SharePoint, Power BI y SAP, mediante conectores existentes en AuraQuantic, lo que mejoraría los niveles de operatividad, ciberseguridad, análisis de datos, toma de decisiones y reducción de costes.

Conclusiones

La implementación de AuraQuantic ha servido para impulsar el proceso de transformación digital de la empresa pública Extremadura Avante, logrando importantes avances tanto a niveles de modernización, digitalización, sostenibilidad y ciberseguridad, así como en la implantación de la modalidad de trabajo en remoto. Todo ello, encaminado a optimizar los niveles de eficiencia de la institución y sus costes operativos, así como a proporcionar mejores servicios a los usuarios finales.AuraQuantic ha puesto a disposición de nuestra institución la última tecnología en gestión digital, contribuyendo a la instauración de la filosofía del dato único, evitando la duplicidad de documentos, facilitando que los usuarios no licenciados interactúen con la información; y, finalmente, el alojamiento en la nube nos ha proporcionado toda la seguridad que necesitábamos, mejorando los niveles de usabilidad, especialmente, en modalidad de teletrabajo.