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PSUB – Plataforma de subvenciones

PSUB nace con el objetivo de agilizar la definición del sistema informático de gestión de cada nuevo procedimiento administrativo de solicitudes de subvención de la CM y se basa en:

1. Proporcionar un marco común de gestión para todo procedimiento administrativo de subvenciones.
Para ello, la plataforma consta de un catálogo de fases de expedientes: Solicitud, Concesión, etc..
Cada fase contiene:
Un conjunto de datos de plataforma como los Importes (solicitado, concedido, etc.)
Una serie de componentes parametrizables, como son:
-Módulo de Pérdida de derecho al cobro.
-Gestión de reintegros
-Gestión económica
-Módulo de gestión y reconocimiento de facturas (OCR)

2. Posibilitar la automatización de los procesos.
-Alta de expedientes
-Incorporación de aportaciones
-Generación masiva de oficios y firma con Sello de Órgano.
-Integración con el ERP
-Uso de Inteligencia Artificialpara el enriquecimiento de los documentos aportados
-RPA para sistemas Legacy

Antecedentes

Durante años, según las necesidades del momento y de cada Consejería, Madrid Digital ha trabajado en el desarrollo de aplicaciones diversas, cuyo objetivo era común: la gestión de los procedimientos administrativos de subvenciones. El análisis y desarrollo de cada una de estas aplicaciones conllevaba meses en los mejores casos, pudiendo llegar incluso a años para bases reguladoras complejas. A estos costes y tiempos de desarrollo, se añadía la complejidad en el mantenimiento de muchas aplicaciones de diferentes tecnologías y el coste de las adaptaciones en cada una de ellas por los cambios normativos o evoluciones tecnológicas que surgen a lo largo de los años.
En el 2020, con la llegada de la pandemia, la necesidad de una gestión ágil y una respuesta rápida a la hora de definir estas aplicaciones se hace acuciante. La publicación de ayudas y subvenciones para Empresas y Ciudadanos se disparó y se necesitaba poder resolver y pagar en cuestión de semanas.

Retos

- Proporciona un marco común de gestión de subvenciones a través de la inclusión de fases en los expedientes y el uso de componentes.
- Posibilita la implantación de procedimientos administrativos de solicitud de subvenciones a través de parametrización sin necesidad de hacer desarrollos específicos.
- Minimiza las tareas de los gestores administrativos mediante la automatización de procesos en la tramitación de expedientes.
- Incorpora automatismos para realizar actuaciones masivas sobre los expedientes:
1.Creación automática de expedientes a partir de la información del registro telemático de la Comunidad de Madrid, aportación de documentación a los expedientes recuperándolo automáticamente del mismo registro.
2. Avance de etapas administrativas en función de condiciones parametrizadas.
3. Automatización de tareas administrativas mediante el uso de RPA y técnicas de I.A. como machine learning para el tratamiento inteligente de los documentos aportados por el ciudadano.

Fases

- 2021: Incorporación de automatismos. 2020.
- 2022; Implantación en plataforma de primeras líneas de ayudas. Módulo de facturas e integración con sistema OCR.
-2023: Cuadro de mandos, exportaciones personalizadas, despliegue en otros ámbitos

Nuevos Servicios

- Definición de las nuevas líneas de ayudas en la plataforma (13 líneas en el año 2022 con un total de 45.265 expedientes).
- Alta automática de expedientes a partir de las aportaciones presentadas por los ciudadanos ( 55.604).
- Recepción automática de aportaciones de documentación presentadas (148.981).
- Generación automática de documentos firmados con Sello de Órgano (146.887).
- Revisión automática de facturas mediante OCR (109.349).

Conclusiones

Mediante PSUB, se ha conseguido abordar durante el año 2021 13 nuevas líneas de subvenciones sin tener que realizar nuevas aplicaciones específicas, utilizando el código común y sólo codificando las validaciones y cálculos específicos de cada línea.Por otra parte, mediante la utilización de los procesos de automatización, se han podido resolver convocatorias en unos plazos de tiempo mucho más rápidos y se ha podido reducir los tiempos de pago de las mismas.