Candidatura

Proyecto de robotización (RPA) del Ayuntamiento de Barcelona

El proyecto de Robotización nace con el objetivo de dar respuesta a los retos marcados por el Plan de Transición Digital del Ayuntamiento de Barcelona,siendo la automatización de procesos un facilitador de la transformación digital.Enmarcados en el proyecto RPA,se han implantado diferentes casos.A raíz de la crisis del COVID19,surgió la necesidad de ampliar las terrazas de la hostelería de Barcelona,se integró la tecnología RPA en los procesos de tramitación de expedientes gestionados por la Gerencia de Ecologia Urbana permitiendo resolver un elevado volumen de peticiones poco tiempo.Se redujo la tramitación de 30 a 5 min, incrementando la productividad en un 500%.El RPA también se ha integrado en el proceso de alta de declaraciones de procedimientos concursales, automatizando tareas de análisis y prospección manual del Instituto Municipal de Hacienda,mejorando la productividad y los tiempos de gestión,pasando de 30/60 min de tratamiento por exp.,en función de los casos a aprox. 6min

Candidatura

Entidad Colaboradora

Antecedentes

Antecedentes

El procedimiento administrativo es una característica específica del Sector Público en España, con un fuerte componente reglamentario y altamente consumidor de tiempo y recursos humanos para llevarlo a cabo en sus múltiples variantes. En este contexto y bajo el paraguas del Plan de Transición de Digital, el proyecto RPA se concibe con el objetivo de automatizar tareas manuales y repetitivas y mejorar la calidad del servicio.Con el objetivo de analizar su implementación en el Ayuntamiento de Barcelona, el Instituto Municipal de Informática arrancó en 2019 un proyecto de RPA: el diseño e implantación de un piloto de robotización en los procesos para la tramitación de las licencias de ocupación del espacio público para la Diada de Sant Jordi, que permitió a los Servicios técnicos validar la tecnología y verificar los beneficios, liberando tiempo de los trabajadores municipales y reduciendo el tiempo de respuesta a las demandas ciudadanas a la vez que potenciaba la relación digital.

Retos

Retos

El proyecto de RPA nace con el objetivo de aportar soluciones innovadoras a tres retos importantes identificados por la organización:
1. Aumentar la calidad de los servicios de atención ciudadana, reduciendo el error humano en procesos repetitivos y de poco valor añadido.
2. Aumentar la capacidad productiva de la organización. En el caso del proceso de tramitación de expedientes de terrazas y procedimientos concursales se consigue un aumento de su capacidad productiva y absorber volúmenes de carga extraordinarios.
3. Aumentar la garantía y transparencia de los procesos, asegurando la consistencia de los datos tratados, así como la garantía de que la ejecución del proceso se realiza tal y como esté en el automatismo.
4. Liberar el tiempo que los trabajadores municipales dedican a tareas manuales, repetitivas y de poco valor añadido, para que puedan dedicarlo a lo que realmente aporte valor a la organización, delegando su imprescindible ejecución en un automatismo.

Fases

Fases

A nivel global las fases del proyecto de Robotización han sido:
1. Estudio de mercado para explorar las soluciones técnicas disponibles
2. Valoración de las diferentes soluciones y elección del producto
3. Definición funcional y técnica del Servicio RPA
4. Piloto para la conceptualización final del Servicio RPA de la organización
5. Propuesta y valoración de procesos y/o servicios a automatizarA nivel de casos de negocio, las fases son las siguientes:
• Análisis de requisitos de los procesos a automatizar
• Diseño funcional del proceso
• Diseño técnico
• Programación del robot. Construcción y pruebas unitarias.
• Pruebas de Integración Sistema. Pruebas de extremo a extremo.
• Pruebas de usuario
• Despliegue y puesta en funcionamiento

Nuevos Servicios

Nuevos Servicios

En el caso de la tramitación de expedientes de terrazas ha permitido reducir el impacto de la crisis del COVID19 en la administración, mejorado la digitalización y la calidad de los servicios a la ciudadanía:-Reducción de tiempos de tramitación de expedientes y respuesta a ciudadanía (85%)-Optimización de recursos para centrarlos en tareas de mayor valor (incremento de productividad en un 500%)-Reducción de tareas manuales y errores derivados (100% de eficacia)-Reducción del tiempo de gestión del expediente: de 30 min a 5 min. En los Procedimientos concursales se ha mejorado la eficiencia en la gestión, la productividad e incremento en el alcance,ampliando el escenario que antes se efectuaba-Incremento de la productividad en un 900%-Reducción del tiempo medio en un 90%. De 60/30 min a 6 min-Tratamiento automatizado del 75% de los expedientes-Mayor rapidez. 10 veces más rápido el proceso realizado por el robot en la gestión de expedientes de declaración

Conclusiones

Conclusiones

La robotización de procesos en la administración pública supone ahorros importantes en términos económicos y en tiempo, aumentando la capacidad de respuesta del Ayto a las necesidades de la ciudadanía y mejora la calidad del servicio que presta. Existe una alta correlación entre la robotización de un proceso, la reducción del tiempo para realizarlo y una mejor percepción final del servicio por parte de la ciudadanía, como ha sido en el caso de la gestión de los expedientes de las terrazas. A nivel organizativo, la robotización de procesos aporta beneficios por la capacidad de dotar de agilidad operativa y de optimizar los recursos internos, para gestionar las tramitaciones de los expedientes de la ampliación de las terrazas y reducir la carga de trabajo. El proyecto RPA repercute en un mayor empoderamiento del empleado público descargándolo de tareas repetitivas y permitiendo una mayor dedicación a tareas de mayor valor y que repercuten en un mejor servicio a la ciudadanía.

Implantado en:

Instituto Municipal de Informática del Ayuntamiento de Barcelona

Periodo de ejecución:

01/01/2020