Candidatura

Plataforma de Gestión del Conocimiento para Empleados Públicos de la Escuela de Administración Pública de Castilla y León

La Escuela de Administración Pública de Castilla y León, en el marco de sus actuaciones orientadas a la mejora continua del conocimiento multidisplinar de los empleados públicos de Castilla y León, pretende mejorar y facilitar el acceso de estos a una gran cantidad de contenidos formativos, informativos y divulgativos que se han generado y se siguen generando en el desarrollo de su actividad.

Debido al gran volumen de información disponible, ha sido necesario desarrollar una plataforma para la gestión del conocimiento que permita alojar, gestionar y poner a disposición de los usuarios, de una forma ordenada, clasificada y etiquetada, todos estos contenidos.

Los contenidos disponibles en la plataforma podrán ser de diversos tipos, audiovisuales, contenido en pdf, infográficos, etc., pudiendo ésta gestionar todos estos formatos de información.

Antecedentes

La formación es un pilar fundamental en el desarrollo tanto de los empleados públicos como de la propia organización. La ECLAP, en su trabajo y planificación de actividades formativas, da cobertura a un gran número de necesidades de aprendizaje tanto individuales como transversales a la organización, alcanzando un alto número de personas formadas anualmente pero, aún así, entendemos que no es suficiente.

Las necesidades de formación y/o información de las personas no pueden estar siempre alineadas con una planificación o calendario formativo, en los que, sin duda, se producen desajustes entre la demanda y la oferta formativa.

Por ello y para ello, consideramos que, aprovechando la gran masa de contenidos que la Escuela genera anualmente, podemos ofrecer un servicio de valor añadido, encapsulando dichos conocimientos en píldoras formativas de fácil consumo y variadas en su contexto, permitiendo de esta forma adquirir nuevos conocimientos o competencias a nuestros empleados.

Retos

Creación de una gran base de conocimiento, estructurada, ordenada, catalogada y de fácil acceso para que, todos los empleados públicos de Castilla y León, puedan acceder a contenidos puntuales de valor añadido para su desarrollo personal y/o profesional en cualquier momento, con independencia de la temporalidad de las actividades formativas planificadas.

Un centro de recursos que aporte valor concreto y puntual sobre cuestiones generales y transversales a la organización, para todos los perfiles con independencia de su categoría laboral o nivel competencial.

Como siguientes fases previstas, se prevé hacer partícipe a las distintas Consejerías y Direcciones Generales para que, aprovechando la infraestructura actual, puedan disponer y publicar contenidos específicos y verticales asociados a sus competencias de forma que se maximice el uso de la plataforma, tanto de forma general como en nichos concretos con necesidades de conocimiento específicas dentro de la organización.

Fases

Fase 0: Análisis de la oportunidad y beneficios y ventajas para la organización.

Fase 1: Análisis de la base de conocimiento disponible en la Escuela con el fin de valorar si el alcance genera un nicho de conocimiento suficiente para desarrollar la iniciativa.

Fase 2: Análisis y definición de la solución tecnológica y adaptación de la misma a las necesidades funcionales determinadas, diseño corporativo e integración en la infraestructura de la Escuela.

Fase 3: Desarrollo de la solución tecnológica, basada en Drupal.

Fase 4: Identificación de todos los recursos formativos e informativos disponibles en la Escuela, valorando su deadline por la obsolescencia del contenido.

Fase 5: Edición y adaptación de todos los contenidos formativos, generando contenidos de fácil acceso y consumo, imagen gráfica coherente y generación de las fichas correspondientes para su posterior clasificación y categorización. Estos contenidos son multiformato.

Fase 6: Integración de los contenidos en la plataforma.

Nuevos Servicios

La plataforma de gestión del conocimiento de la ECLAP ha supuesto un paso adelante en el acceso a la información y conocimiento por parte de los empleados públicos de la C.A. de Castilla y León, alcanzando cotas muy significativas de uso en el corto plazo de tiempo que lleva desde su publicación.

Los más de 1.000 contenidos ya publicados, clasificados y catalogados, permiten resolver una gran cantidad de dudas de los empleados públicos y complementar, de forma significativa, la formación planificada de forma anual por parte de la Escuela.

Además, un beneficio claramente tangible está relacionado con la optimización de los recursos generados por la Escuela ya que, una vez realizada una actividad formativa, evento, congreso o curso... dichos contenidos pasan a ser parte, en su mayoría, del portal de gestión del conocimiento, haciendo de esta forma extensivo su consumo por parte de los empleados que no pudieron realizar la actividad inicial, así como amortizando en gran medida el coo

Conclusiones

Para la Escuela de Administración Pública de Castilla y León, la puesta en marcha del portal de gestión del conocimiento ha sido un hito en el desarrollo de sus funciones orientadas a la mejora de la capacitación de los recursos humanos de la Junta de Castilla y León.

La reutilización de los recursos formativos, democratizando el acceso a los mismos por parte de todos los empleados públicos de la Junta, sin. restricciones de ningún tipo, es un salto cualitativo y cuantitativo en la carta de servicios que desde la Escuela, año tras año, ofrecemos para la mejora continua de la organización y de los servicios que se presta a la ciudadanía.