NEXO
Antecedentes
El Instituto Tecnológico de Canarias, con más de tres décadas de experiencia, se caracteriza como un centro de I+D+i multidisciplinar, que abarca áreas de I+D en sectores clave como energías renovables, biotecnología, agua, fabricación avanzada y desarrollo de software para investigación, entre otras. Esta diversificación ha motivado la búsqueda y acceso a diversas fuentes de financiación, y una adaptación a las condiciones específicas de dichas fuentes, para la ejecución eficaz de proyectos y su certificación según las normas de cada convocatoria.
La gestión eficiente de la información económica y operativa es imprescindible en este marco, enfocándose en minimizar la redundancia de datos y consolidando una fuente de información unificada que respalde el progreso de las actividades y su justificación económica y documental. NEXO, como sistema ERP diseñado específicamente para centros de I+D+i, apunta a la mejora de la ejecución y administración de proyectos y servicios.
Retos
El objetivo principal de NEXO es consolidar el "dato único" para eliminar la duplicidad de la información y asegurar su coherencia y fiabilidad.
El logro del “dato único” se basa en diferentes objetivos específicos:
-Gestionar eficientemente fuentes de financiación, abordando las diferentes temporalidades y tarifas aplicables, y cumpliendo con requisitos de certificación.
-Optimizar la generación de información económica y de actividad, reduciendo duplicación de datos y estableciendo flujos de trabajo eficientes.
-Garantizar calidad del dato con validaciones automáticas y manuales.
-Analizar datos para facilitar la toma de decisiones mediante visualización y análisis.
-Clasificar correctamente la documentación, evitando duplicidades y consolidando documentos certificables.
-Implementar un sistema de gestión documental y de proyectos adaptado a las necesidades de I+D+i, mejorando el acceso y la gestión de la documentación.
Fases
Las diferentes fases de implantación de NEXO han sido (R:Realizada, ER:En realización, PR:Próxima realización):
1.Creación de un desarrollo inicial para la gestión de gastos de la actividad (R).
2.Integración del módulo de personal (control de horas del personal de la actividad) como datos para el control económico (R).
3.Gestión integral de los datos económicos de la actividad (personal, gastos, contrataciones, viajes, dietas, inversiones).Creación del SGI (R).
4.Conexión del SGI con la herramienta de visualización PowerBI (R).
5.Conexión del SGI con la herramienta de gestión de proyectos Project y de gestión documental SharePoint. Creación de NEXO (ER).
6.Introducción de Robotización RPA para automatización de tareas en gestión documental y en facturación (PR).
7.Uso de la inteligencia Artificial para la gestión automática de incidencias y dudas del personal (chatbot).(PR)Los recursos empleados han estado basados principalmente en el personal propio (90%) + empresas asesoramiento.
Nuevos Servicios
La implantación de NEXO ha supuesto el dato único y la mejora de la calidad del mismo, elementos cruciales para la administración eficiente de un centro dedicado a I+D+i. NEXO también ha permitido una notable optimización de procedimientos estándar de la entidad como son la compra, licitación, justificación, contabilización, así como del control del personal asignado a la actividad (horas justificadas).
Estos procedimientos son ahora más eficientes y NEXO ha supuesto una significativa reducción en el tiempo asignado a la gestión y seguimiento de proyectos sin incrementar el personal dedicado a los mismos. Como herramienta transversal, NEXO ha significado también un avance en la relación interdepartamental de la entidad, puesto que es la herramienta común de trabajo y permite la compartición y el seguimiento de propuestas comunes de actividad, que quedan integradas en el sistema desde su planteamiento.
Conclusiones
La implementación de NEXO representa un paso adelante clave y necesario para el ITC. Este sistema mejora significativamente la gestión de las diversas actividades y fuentes de financiación, un aspecto fundamental para alcanzar altos niveles de justificación económica y éxito en las múltiples certificaciones, para lo que la premisa del dato único es esencial.
El éxito de NEXO se ha apoyado en el desarrollo propio de la herramienta y en la capacitación constante y soporte a sus usuarios y a sus usuarias, maximizando el uso de sus funcionalidades. La evolución continua de NEXO, buscando aprovechar nuevas oportunidades en la gestión tecnológica de la información, es clave para su mejora y adaptación constante.
A falta de módulos por implementar, NEXO demuestra una ventaja clara en eficiencia de la gestión de la información, asegurando el cumplimiento de las normativas y requisitos legales necesarios, y posicionándose como un elemento fundamental para la operatividad y el éxito del ITC
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