Candidatura

Transformación digital y trabajo colaborativo en tiempos de crisis

A través de la herramienta Laycos Network (www.laycos.net) aplicada a la gestión interna del servicio 1-1-2 Canarias, se ha conseguido una transformación completa de la dinámica de trabajo, pasando de un contexto donde únicamente se accedía a repositorios estáticos de información (con un amplio uso del papel y las firmas manuscritas) a un modelo interactivo, dinámico y totalmente digital, deslocalizando la información y garantizando la seguridad de los datos compartidos y el acceso, con la constante actualización desde cualquier lugar.
El ecosistema Laycos, basado en un modelo de redes sociales colaborativas, ha permitido no solo generar una transformación plena de la gestión diaria en el 1-1-2 Canarias, sino que, ante la llegada de la pandemia asociada al virus Sars-CoV-2, se ha podido llevar a cabo una coordinación eficaz, mediante la plataforma de comunicación, de casos asociados al entorno educativo bajo un contexto de más de 1.000 centros educativos dispersos por la heterogénea geografía canaria.

El proyecto «Transformación digital y trabajo colaborativo en tiempos de crisis» de la Gestión de Servicios para la Salud y Seguridad en Canarias fue finalista a la XIII edición de los Premios @aslan en la Categoría Infraestructuras TI para mejorar el servicio

Candidatura

Entidad Colaboradora

Antecedentes

Antecedentes

Gestión de Servicios para la Salud y Seguridad en Canarias (GSC) es una empresa pública del Gobierno de Canarias, se encuentra organizada en diversas Divisiones, entre las que cabe destacar el Centro Coordinador de Emergencias y Seguridad (CECOES) 1-1-2 y el Servicio de Urgencias Canario (SUC), consistiendo su actividad principal en la coordinación de las actividades y prestación del servicio de atención de llamadas de urgencia y emergencia.
En el 1-1-2 Canarias confluyen de forma integrada todos los intervinientes que han de dar respuesta inmediata y eficaz a las situaciones de urgencia y emergencia que se generen: cuerpos y fuerzas de seguridad, servicios sanitarios, servicio de atención a la violencia de género y servicios de extinción, salvamento y rescate. En este contexto, es esencial la agilidad en la localización, gestión y coordinación de la información destinada al personal de este servicio, teniendo a su disposición procedimientos unificados y compartidos, con la finalidad de optimizar la prestación del servicio encomendado en la actualidad.
Además de las herramientas tecnológicas con las que cuenta el CECOES 1-1-2, para la recepción de llamadas y recogida de datos de los ciudadanos ante cualquier tipo de urgencia o emergencia, ha sido preciso disponer de una herramienta como el entorno de Laycos, con el fin de canalizar y centralizar la información interna con la que trabaja el (CECOES) 1-1-2, como ejemplo de ello [información relativa a RR.HH - comunicaciones internas entre el personal, agenda del Centro Coordinador, almacenamiento de información: procedimientos e instrucciones técnicas, planes de emergencia, datos geográficos, etc.] destinada a los distintos sectores que componen el servicio. Asimismo, la necesidad de interacción con organismos y/o entidades externas [protocolos de coordinación que se efectúen con Cabildos, Ayuntamientos u otros organismos, etc.] es constante y compleja. s externas [protocolos de coordinación que se efectúen con Cabildos, Ayuntamientos u otros organismos, etc.] es constante y compleja.

Retos

Retos

Con el inicio del proyecto se plantearon los siguientes retos:
• Centralizar en un único entorno multifuncional toda la información tanto estática como dinámica, y ponerla a disposición de los trabajadores del servicio 1-1-2 Canarias.
• Simplificar los procesos administrativos internos. • Agilizar la transferencia de la información, del personal que, por turnicidad, rota de forma cíclica por el servicio.
• Disponer de toda la información necesaria a tiempo real y de tal forma que fuese accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento, favoreciendo el acceso y actualización de la misma de manera inmediata.
• Integrar a cualquier ente externo con el que fuese necesario compartir información ante situaciones de emergencias, de forma rápida y simple.
• Desplegar, bajo situaciones imprevistas, redes de colaboración conectadas con el entorno de trabajo del 1-1-2 Canarias, garantizando la seguridad de la información y la estanqueidad de los grupos de trabajo.

Fases

Fases

• Fase 1: Análisis previo y recogida de requisito.
• Fase 2: Exploración del mercado para identificación de herramientas apropiadas.
• Fase 3: Realización de un piloto abarcando buena parte de los requisitos de partida.
• Fase 4: Parametrización de la herramienta y adaptación a las necesidades internas.
• Fase 5: Formación intensiva a un grupo de "formador de formadores".
• Fase 6: Formación a todo el personal del servicio.
• Fase 7: Despliegue por sectores hasta abarcar el 100% del servicio.
• Fase 8: [aún en curso] Integración de entes externos y conexión de servicios paralelos [Línea 900 Covid19, reformulación del protocolo de Denuncias de personas desaparecidas, protocolos de coordinación con Ayuntamientos y Cabildos...etc.]

Nuevos Servicios

Nuevos Servicios

Los principales beneficios han sido:
• Simplificación y mayor accesibilidad a la información crítica del (CECOES) 1-1-2.
• Eliminación de procedimientos manuales.
• Implementación de nuevos servicios para la coordinación de situaciones sensibles, como ejemplo, se destaca la creación de una red en el entorno Laycos para la coordinación de información vinculada al Protocolo COVID en los Centros Educativos de la Comunidad Autónoma de Canarias.
• Mayor agilidad y menor tiempo de respuesta en gestión de situaciones de urgencia y emergencia con entidades externas, sin necesidad de desplegar aplicativos "in situ" o de condicionar su uso a condiciones específicas más allá del uso de un navegador o de una APP en el móvil.

Conclusiones

Conclusiones

En el 1-1-2 Canarias, la aplicación del concepto de red social colaborativa que ha ofrecido el ecosistema de Laycos, ha propiciado la transformación digital de la gestión de la información y supuesto un cambio de paradigma sobre los modelos tradicionales con los que se trabajaba hasta el momento.
La posibilidad de interconectar el propio Centro Coordinador, centralizar la comunicación y la información con el resto de los usuarios internos, entidades y organismos externos, de una forma organizada, coherente y segura, bajo el Esquema Nacional de Seguridad, ha permitido la evolución en la gestión administrativa y operativa del (CECOES) 1-1-2, lo que sin duda se traduce en una mejora y eficiencia del servicio.

Implantado en:

Gestión de Servicios para la Salud y Seguridad en Canarias

Periodo de ejecución:

09/01/2019 - 06/01/2021