Candidatura

Gestión inteligente de ayudas a la ciudadanía y empresas

La gestión inteligente de ayudas es la iniciativa de robotización de la Junta de Andalucía que permite mejorar la eficiencia para la prestación ágil e innovadora de los servicios públicos a la ciudadanía, optimizando esfuerzos.
Se trata de un modelo de referencia fiable y escalable, basado en la robotización y el procesado inteligente de documentos, nuevas tecnologías disruptivas que permiten resolver de forma ágil las convocatorias de ayudas, potenciando la capacidad de respuesta de la Administración para garantizar el reparto de ayudas a todos los beneficiarios en tiempo y forma.

Los procesos de ayudas implican la tramitación de un alto volumen de expedientes con un gran número de requisitos a comprobar en plazos de tiempo ajustados. La gestión inteligente aprovecha los elementos comunes en los procesos de ayudas para su desarrollo y liberación ágil, potenciando la capacidad de respuesta de la Administración.

Antecedentes

Además de sus dramáticas consecuencias sociales, la Covid19 tuvo un fuerte impacto en las economías de todos los países, y especialmente sobre las economías de las familias y empresas afectando gravemente a sectores estratégicos de actividad.
En este contexto, para la Junta de Andalucía resultaba una prioridad establecer los mecanismos necesarios de ayudas para atender a las necesidades de financiación de estas empresas, derivadas del pago de salarios, facturas o liquidez, entre otras.
El proceso de gestión de ayudas es, al mismo tiempo, uno de los más habituales y complejos que la Administración andaluza venía realizando de forma manual. La complejidad de la gestión de ayudas se debe a diversos factores: plazos de ejecución, alto volumen de expedientes, elevado número de requisitos y reducido número de gestores.
En muchos casos, estas dificultades derivaban en tener que devolver los fondos recibidos, al no tener capacidad suficiente para su adecuada gestión en tiempo y forma.

Retos

La Agencia Digital de Andalucía, mediante la Unidad de Automatización Inteligente (UAI) puso en marcha el proceso de automatización de ayudas, basado en la tecnología innovadora de automatización de procesos (Robotic Process Automation-RPA), con el objetivo de potenciar la capacidad de respuesta de la Administración para garantizar el reparto de ayudas a todos los beneficiarios en tiempo y forma.
La gestión inteligente de ayudas se ha convertido en referente de innovación consolidándose como modelo de referencia para toda la Junta de Andalucía, a través de la reutilización de componentes para una mayor escalabilidad y fiabilidad. Ha permitido estandarizar la tramitación de ayudas y lograr una mayor eficiencia de los servicios públicos.
Al impulso a la transformación digital mediante tecnologías innovadoras se suma la esencial integración de una cultura innovadora.

Fases

El éxito de los primeros proyectos de robotización dio pie a la creación por la Agencia Digital de Andalucía, de un Centro de Excelencia, la Unidad de Automatización Inteligente (UAI), cuya misión es implantar un modelo que garantice que los procesos de mayor impacto para la ciudadanía se automaticen mediante técnicas de robotización y en estrecha colaboración con las consejerías.
Para dar apoyo a UAI, a finales del 2021 se adjudicó un contrato de servicio, financiado con Fondos Europeos, con un valor estimado superior a los 10 millones de euros y una duración de 2+2 años, incluyendo oficina técnica, desarrollo de automatismos, provisión de licencias software y automatización as a service
.La incorporación de este centro de excelencia en ADA está permitiendo ejecutar proyectos con una visión global de los procesos de la Junta de Andalucía, de cara a buscar sinergias y garantizar la reutilización entres las distintas áreas de la Administración.

Nuevos Servicios

Desde 2020, la gestión inteligente de ayudas a la ciudadanía y empresas está mejorando de forma significativa la eficiencia en la tramitación de ayudas y subvenciones.
Los robots están colaborando en la tramitación de más de 2.000 millones de euros destinados a ayudas para la ciudadanía y empresas, con cerca de 500.000 solicitudes presentadas. Esto implica más de 500.000 horas de trabajo de los robots, que han liberado de tareas repetitivas a los gestores para puedan dedicarse a tareas de mayor valor donde aplicar su experiencia y conocimiento.
Los robots han trabajado de forma continuada, 24 horas los 7 días de la semana, realizando más de 5 millones de consultas. Y procesado más de 1 millón de documentos, principalmente justificantes de pago (facturas, recibos bancarios, etc). Actualmente, hay más de 340 usuarios trabajando de forma coordinada con los robots en las 8 provincias andaluzas.

Conclusiones

La gestión inteligente de ayudas permite reducir los tiempos de tramitación y liberar a los profesionales públicos de tareas repetitivas. El proyecto ha facilitado una mejor y más eficiente gestión que permite dar respuesta a la ciudadanía, otorgando credibilidad y legitimidad a la Administración andaluza.
El éxito del proyecto es la consolidación de un modelo de referencia para toda la Junta de Andalucía, basado en tecnologías de RPA e IDP. Este modelo aprovecha los elementos comunes en los procesos de ayudas para su desarrollo y liberación ágil dotando de continuidad al proyecto, haciéndolo escalable y aumentando su fiabilidad y rendimiento. El modelo ha logrado transformar la manera de trabajar de la Administración andaluza, estandarizando e integrando en el trabajo diario una cultura innovadora que ayude a lograr una efectiva transformación digital y consolidando el primer paso hacia la hiperautomatización.