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Ir a candidaturas XVII Convocatoria de Premios Transformación Digital

ADIF actúa como Entidad Beneficiaria en las expropiaciones para el ferrocarril en España y el Ministerio de Transportes y Movilidad Sostenible (MITMS) como Entidad Expropiante. La documentación de más de 144.000 fincas expropiadas se archiva en más de 2 km de estanterías. Se espera recibir 44.000 expedientes en breve. Los expedientes tienen hasta 60 tipos documentales. El archivo recibe más de 3000 consultas anuales de ADIF, organismos públicos y los afectados que pueden solicitar acceder a las actuaciones en el Sistema de Gestión de Expropiaciones (SGE) de Adif que se integrará en su sede electrónica. Las Administraciones Públicas deben garantizar a los interesados un acceso por medios electrónicos. Por ello este proyecto acomete principalmente: la digitalización completa de los expedientes archivados en papel y la culminación del expediente electrónico que garantiza la trasparencia y el acceso a la documentación a los ciudadanos y administraciones que lo necesiten, reduciendo costes.

Antecedentes

La necesidad de adaptarse a la legislación de digitalización, la oportunidad de poner a disposición del ciudadano sus expedientes y la dificultad del mantenimiento del archivo, ha impulsado a ADIF a rediseñar las herramientas y procedimientos de expropiación para llegar al expediente digital.

Esto ha requerido la intervención y coordinación de múltiples áreas de ADIF y MITMS. Partiendo del archivo en papel y del SGE, el principal reto era presentar ante la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) del Ministerio de Cultura el procedimiento de digitalización para que autorizara el cambio de soporte a digital, con destrucción de papel.

Obtenido el dictamen favorable, se acomete simultáneamente la digitalización de los expedientes en papel y la adaptación del SGE como la herramienta de generación del documento electrónico completo, incluyendo la firma biométrica de los expropiados y la digital de los representantes de ADIF, MITMS y ayuntamientos.

Retos

El proyecto de digitalización en curso responde a la necesidad de adecuar los procedimientos a la legislación vigente. El objetivo principal es la transformación digital de ADIF, eliminando completamente el uso de papel en el proceso de expropiación. Esto facilitará una mayor transparencia y accesibilidad a los expedientes por parte de todos los ciudadanos y organismos que lo requieran. Proporcionará inmediatez en las consultas y trazabilidad y seguridad en el procedimiento.

Otro de los objetivos es mejorar la seguridad de la información, ya que los expedientes digitalizados estarán gestionados a través de la aplicación SGE, que cumple con los estrictos protocolos de seguridad establecidos por la normativa actual. Además, al eliminar el archivo físico, se liberarán espacios que actualmente están ocupados por los expedientes de expropiación, los cuales podrán ser utilizados para otros servicios públicos ofrecidos por ADIF, reduciendo, al mismo tiempo, los costes de mantenimiento.

Fases

- CATFINC: Catalogación de expedientes archivados, en orden cronológico (Check-list).

- Proyecto piloto de digitalización con metadatos, sello de ADIF y huella de tiempo de una muestra de expedientes.

- Presentación a la CSCDA con obtención de dictamen favorable al cambio de soporte.

- Digitalización completa del archivo de expropiaciones y destrucción del papel.

- Generación del expediente electrónico en SGE con la integración de la firma biométrica y digital.

- Digitalización e integración en SGE de los planos de expropiación en el visor de planos de ADIF.

- Conexión de SGE a las sedes electrónicas del MITMS y ADIF.

- Aplicación de la IA al procedimiento expropiatorio.

Entre la tecnología principal empleada está la Plataforma de Firma Digital(SIA),Documentum como gestor documental corporativo,Oracle como Sistema gestor de base de datos y PHP como Lenguaje de programación del SGE. Además SAP como sistema financiero de base,QLIK como herramienta de BI y APPIAN para futuras automatizaciones

Nuevos Servicios

Nuevos servicios:

- Digitalización del archivo expropiatorio, sustituyendo el papel por copias auténticas digitalizadas.

- Generación del expediente electrónico con la integración de la firma biométrica de los expropiados y la digital de los representantes del MITMS, ADIF y Ayuntamientos.

- Puesta a disposición del expediente digital en SGE para todo interesado autorizado.

- Generación de informes y consultas de los expedientes digitalizados en SGE.

- Asesorar a áreas de ADIF y Administraciones públicas en digitalización.

Mejoras en eficiencia:

- Facilidad e inmediatez en la generación de documentos en los puestos de trabajo.

- Puesta a disposición de espacios del archivo para otros servicios públicos.

- Seguridad en el tratamiento de la documentación y el control del dato.

- Reducción de tiempos en la tramitación del expediente y mejora en su trazabilidad.

Reducción de costes:

- Reducción de recursos y optimización energética.

- Eliminación de papel.

- Liberación de espacios de archivos.

Conclusiones

El proyecto de digitalización de los expedientes expropiatorios representa un avance significativo en la modernización de ADIF, mejorando la accesibilidad, la transparencia y la seguridad de la información.

Al cumplir con los protocolos de seguridad exigidos por la normativa, el expediente electrónico proporciona una solución segura y eficaz para la gestión de los expedientes expropiatorios.

Es un proyecto con el objetivo final de papel cero que hará de Adif una entidad más sostenible. Además, el éxito de este proyecto sienta las bases para la digitalización de otros procedimientos y áreas dentro de ADIF, y su modelo es extrapolable a otras administraciones y entidades públicas que deseen adoptar el expediente electrónico.

Este esfuerzo ha sido reconocido en el programa de auto emprendimiento ADIF TALENTO 2023, resultando galardonado en la categoría de palancas de transformación, por un jurado formado por representantes cualificados de diversas entidades del sector público.