Candidatura

Digitalización de la Defensoría Universitaria

Las defensorías universitarias son los órganos existentes en todas las Universidades que se encargan de defender y garantizar los derechos y libertades de su comunidad universitaria pudiendo solicitar de forma confidencial su ayuda para intentar solucionar una situación de conflicto, y por su idiosincrasia han estado ancladas fuertemente al papel.

En la URJC, el reciente relevo en la Defensoría ha impulsado la necesidad de una digitalización humanista y una renovación de su gestión. Para ello, se ha elaborado un plan de transformación de dos años para mejorar la defensoría y los canales de ayuda, optimizando recursos, reduciendo tiempos de tramitación y aumentando la eficiencia operativa.

Esto ha permitido dedicar más tiempo a la atención personalizada, aumentar el número de actuaciones y adoptar nuevos medios digitales de comunicación, mejorando la transparencia y la inteligencia institucional para mantener a la URJC como referente en digitalización en la educación pública superior .

Antecedentes

Antecedentes

Las defensorías universitarias manejan gran cantidad de datos sensibles y requieren soporte para la gestión de expedientes, los cuales mayoritariamente se guardan en papel.

Sus funciones incluyen tramitar quejas, sugerencias y reclamaciones, supervisar la calidad de los servicios, emitir recomendaciones, mediar, arbitrar y participar en protocolos antiacoso.

Sin embargo, muchos miembros de la comunidad desconocen su función y la confunden con otros canales de ayuda, entre otras cosas porque la forma de presentar los informes de actuaciones es mediante algo estático, presentando una memoria una vez al año ante el Claustro, en vez de visualizaciones interactivas.

Además, la gestión de datos y expedientes requiere una apuesta por la digitalización que contribuya a la sostenibilidad económica, liberando espacios y permitiendo que los recursos humanos se centren en una atención activa, humana y personalizada ya sea de forma presencial o digital.

Retos

Retos

El proyecto de digitalización de la Defensoría Universitaria buscaba:

- Centralizar en un único punto la búsqueda de información y ayuda en la URJC, reemplazando los múltiples canales dispersos con información existentes.

- Explicar los circuitos de reclamación para mejorar la cultura corporativa.

- Renovar la imagen de la Defensoría, aumentando su reconocimiento y promoviendo una presencia digital activa.

- Gestionar digitalmente todos los datos y expedientes, enfocándose en la sostenibilidad y en ser un espacio de escucha y asesoramiento tanto digital como presencial.

- Reducir tiempos de respuesta mediante la automatización y facilitar el acceso a información y ayuda 24/7.

- Implementar un modelo de inteligencia institucional para posibilitar un análisis visual interactivo y transparente de las actuaciones realizadas donde se asegure la confidencialidad de las mismas y pueda servir de ejemplo para otros servicios de la Universidad.

Fases

Fases

El proyecto de digitalización de la defensoría ha seguido un proceso de varias fases:

- Fase 0 [jul-sep 2023]. Análisis de requisitos y búsqueda de soluciones en otras Defensorías.

- Fase 1 [sep-dic 2023]. Establecimiento de política papel 0.

- Fase 2 [ene-mar 2024]. Creación de canal centralizado de búsqueda de información y ayuda https://ayuda.urjc.es e infografía interactiva de procedimientos de reclamación.

- Fase 3 [abril-jun 2024]. Creación de nueva imagen de Defensoría más moderna y digital.

- Fase 4 [jul-sep 2024] Puesta en marcha de sistema automatizado de Inteligencia Institucional de la Defensoría.

- Fase 5 [oct-nov 2024] Creación de circuitos de sede electrónica específicos de Defensoría.

- Fase 6 [dic-feb 2024] Automatización de Procesos con Power Automate para la mejora de los procesos administrativos de la Defensoría.

- Fase 7 [feb-jun 2025] Incorporación de IA, incluyendo creación de chatbot con Copilot para normativas internas, como ayudante en el proceso.

Nuevos Servicios

Nuevos Servicios

El proyecto ha supuesto una mejor eficiencia en el uso de los recursos, al evitar el papel, incrementando significativamente la digitalización de la información, datos y gestión de expedientes; facilitando, a su vez, la puesta a disposición de la información gracias a los canales puestos a disposición.

Un equipo de solo tres personas (donde solo uno es técnico), sin grandes esfuerzos en formación previa o presupuestarios al usar herramientas corporativas existentes, ha podido cambiar radicalmente la cultura de ayuda y reclamación de una comunidad de +45000 miembros.

El éxito del proyecto ha permitido mejorar:

- La percepción del papel institucional realizado por la Defensoría y conseguir un aumento del número de actuaciones en más de un 120% durante el primer año y +200% en el segundo.

- Los tiempos de actuación (reduciéndose a únicamente 6,84 días hábiles de media desde recepción) y los tiempos de gestión administrativos que conllevan mediante automatización.

Conclusiones

Conclusiones

El compromiso y dedicación del equipo, compuesto por solo tres personas, han sido clave para la transformación digital y cultural de un servicio utilizado por +45.000 personas.

Con una visión clara y el uso adecuado de la tecnología existente, se ha mejorado significativamente la eficiencia y efectividad de los servicios universitarios sin grandes costes adicionales. Esta propuesta ha permitido a la Universidad avanzar en varias áreas y liderar la digitalización de las defensorías.

Es la primera en España en presentar resultados de inteligencia institucional mediante visualización interactiva, garantizando la confidencialidad de la información.

Además, ha significado el primer paso para implementar el sistema de inteligencia institucional en la URJC, impulsando a otros órganos y servicios a construir su propio modelo de gestión y visualización de información, promoviendo la transparencia, eficacia administrativa, innovación y mejora continua en las universidades públicas españolas.

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