Antecedentes
El cumplimiento de la normativa en materia de subvenciones exige que, con carácter previo a la resolución del expediente, se comprueben determinados aspectos. En nuestro caso, la existencia o no de incompatibilidades con otras líneas de ayuda, y el hecho de estar al corriente de pago con la AEAT, la Seguridad Social y la Hacienda de la propia Comunidad de Madrid.En otras líneas de subvenciones, todo esto debe hacerse de manera manual, lo que supondría, para cada expediente, una media de 6-10 comprobaciones, cada una en una plataforma distinta.Por otra parte, la propia generación del expediente en la aplicación exige, para otras líneas de subvenciones, la grabación manual del mismo a partir de la referencia de entrada en el registro electrónico de la Comunidad de Madrid.Gestionar esta ayuda de manera tan manual exigiría dedicar una cantidad de tiempo y de personal que harían totalmente ineficaz la gestión, pues demoraría demasiado la resolución de los expedientes.
Retos
El objetivo de esta línea de ayudas era inyectar liquidez entre las personas autónomas trabajadoras, por lo que era imprescindible, además de un buen diseño normativo, contar con una herramienta informática que permitiese hacer el reconocimiento de las personas beneficiarias, y el correspondiente pago, de la manera más ágil posible.Gracias al uso de la plataforma de gestión fue posible que el importe correspondiente a las primeras ayudas estuviese en manos de las personas beneficiarias en menos de dos semanas desde que comenzó su tramitación.Parte del personal técnico que gestionó el programa, acostumbrado a tramitar otras líneas de ayudas, de manera mucho más manual, quedaban impresionados al ver la cantidad de tiempo y de energía ahorrados.
Fases
1. Diseño: personal de la Dirección General y de los socios tecnológicos.2. Creación, prueba e implementación: personal de los socios tecnológicos.3. Ejecución: personal de la Dirección General, asistido por el personal de los socios tecnológicos para llevar a cabo correcciones e introducir evolutivos.
Nuevos Servicios
La implementación de esta tecnología RPA ha permitido que la plataforma Atlantix se comunicase con la de Registro Electrónico para generar el expediente y, después, con las aplicaciones de gestión de las ayudas incompatibles, con la base de datos de "mínimis", con la Agencia Española de Administración Tributaria, con la Tesorería General de la Seguridad Social y con la Dirección General de Tributos de la Comunidad de Madrid. En función de la información obtenida, el expediente quedaba en un "estado" determinado, de manera que el personal técnico asumía ese resultado y no tenía más que redactar el informe y la propuesta de resolución (en la misma plataforma y mediante una tarea de unos pocos segundos).Es evidente el ahorro de tiempo que esto conlleva, estimado en, al menos, 20 minutos por expediente, lo que, teniendo en cuenta la tramitación de 25.000 solicitudes, supone más de 8.000 horas de trabajo.
Conclusiones
Indiscutiblemente, la tramitación de esta línea de ayuda ha podido realizarse gracias a las técnicas de RPA introducidas, que han permitido generar el expediente y hacer las comprobaciones necesarias de manera totalmente transparente para el personal técnico.Actualmente, estamos rediseñando el resto de tramitaciones realizadas en la plataforma Atlantix, para incorporar esta tecnología en ellas.
