«Venimos de un entorno bien protegido tanto en la nube como en las instalaciones», dice Finlay, cuyo rol es el de Gerente de Desarrollo de Estrategia y Gerente de Programas para Arquitectura y Servicios en la Nube, en NHS Greater Glasgow and Clyde. «Pasé noches sin dormir sabiendo que ya no teníamos esa capacidad en Microsoft 365.»
Afortunadamente, Barracuda Cloud-to-Cloud Backup superó el riguroso proceso de adquisición del servicio de salud y desde entonces se ha convertido en una plataforma indispensable para NHSGGC y ahora para NHS Scotland en su conjunto.
Proporcionando tranquilidad
Con 45.000 usuarios de NHSGGC y muchas más licencias que gestionar, Finlay tenía múltiples desafíos de copia de seguridad. Cuando los usuarios se mueven entre Juntas, como frecuentemente ocurre en NHS Scotland, se ven obligados a cambiar de una licencia de Microsoft 365 a otra. Pero Finlay descubrió que si el intervalo en su uso era demasiado prolongado (más de 30 días), corrían el riesgo de perder toda su bandeja de entrada. Afortunadamente, esto solo ocurrió en un puñado de ocasiones.
«No es una llamada agradable de hacer, ni personal ni profesionalmente, porque algunas de estas personas han almacenado datos que son importantes para ellos dentro de su correo electrónico», explica.
Por lo tanto, era prioridad contar con una solución de copia de seguridad de terceros confiable para proporcionar tranquilidad de que esto no ocurriría en el futuro. También era importante para NHS Scotland contar con una forma de eliminar licencias que realmente ya no se necesitaban, mientras se adhieren a las políticas de retención de la Junta de 15 meses.
«Si bien siempre diríamos que no deberías confiar en el correo electrónico para almacenar información crítica, siempre he sentido que cuando los datos están protegidos tenemos un nivel de redundancia que le da a los servicios de TI una oportunidad de luchar para recuperarse», dice Finlay. «Si tienes una copia de seguridad, puedes resolver el problema.»
Pasar la prueba
NHS Scotland y NHSGGC se rigen por un conjunto estricto de reglas de adquisición, que requerían que Barracuda y varios otros proveedores presentaran documentos de licitación formal, tanto a nivel local y nacional. Los equipos técnicos del NHS trabajan de manera independiente de las funciones comerciales y de seguridad para evaluar cada producto. Al final, Barracuda fue considerada la solución que cumplía con la mayoría de los requisitos técnicos y era la más sencilla de implementar, dice Finlay.
Barracuda Cloud-to-Cloud Backup proporciona una copia de seguridad y recuperación integral, rentable y escalable para los datos de Microsoft 365, incluidos Teams, Exchange Online, SharePoint y OneDrive. Ofrece una búsqueda y recuperación de datos rápida y la capacidad de restaurar de manera completa o con un detalle altamente granular. Los controles de acceso basados en roles y el cifrado de datos AES 256 en reposo y en tránsito añaden seguridad adicional. Y la solución en la nube, simple de implementar y gestionar, realiza copias de seguridad de tres copias externas de todos los datos.
Eso no quiere decir que estuviera exento de desafíos. La red tuvo que ser ajustada para migrar una enorme cantidad de datos. Pero técnicamente no fue tan difícil. Y cuando llegó el momento de hacer el siguiente Board en Lothian, tomó la mitad del tiempo, gracias a lo que habíamos aprendido en NHSGGC.
Expansión a nivel nacional
Barracuda Cloud-to-Cloud Backup ha funcionado tan bien para GGC que actualmente se está implementando a nivel nacional en una sola instancia, en aproximadamente 250,000 licencias. Lo más importante es que lo hace de manera compartimentada, de modo que los usuarios de una Junta no pueden acceder a los datos de otra. Eso mantiene contento al equipo de gobernanza de la información (IG), según Finlay. Aparte de eso, la solución simplemente funciona.
«Lo vigilamos, pero simplemente sigue funcionando en segundo plano», dice Finlay. «Barracuda también nos ha dado la confianza para eliminar cualquier licencia no utilizada, con la tranquilidad de que si cometemos un error no lo hemos perdido todo 30 días después.»
Esto significa que NHSGGC ha podido gestionar crucialmente sus licencias de Microsoft 365 de la manera más eficiente mientras cumple con las políticas internas sobre retención de datos. Después de que Barracuda se implemente para dar soporte a Exchange Online para las 22 juntas de NHS Scotland, la atención se centrará en los otros productos de Microsoft 365.
Perfil
• NHS Escocia es el sistema de salud pública financiado por el país, uno de los cuatro que componen el Servicio Nacional de Salud del Reino Unido.
• El presupuesto anual del NHS Scotland supera los 15.000 millones de libras esterlinas (18.300 millones de dólares) y emplea a más de 147.000 personas.
• NHS Greater Glasgow and Clyde (NHSGGC) tiene un presupuesto anual de aproximadamente 3.000 millones de libras (3.700 millones de dólares) y atiende a más de un millón de personas, lo que lo convierte en uno de los mayores proveedores de servicios de salud en Europa
Retos
• Copia de seguridad fiable para Microsoft 365, incluso cuando los usuarios se trasladan entre organizaciones de NHS Scotland (NHS Boards).
• Requisitos rigurosos de cumplimiento y gobernanza.
• Presión para optimizar el uso de las licencias de Microsoft 365.
Resultados
• Admite 22 implementaciones en una única instancia, para una escala nacional mientras se cumplen estrictos requisitos de gobernanza de datos.
• Facilidad de recuperación de datos.
• La simplicidad de la implementación y gestión maximiza la productividad de TI.
• Maximiza el uso de las licencias de Microsoft 365.
