Candidatura

Autopréstamo en la Biblioteca de la ETSAV de la UPC mediante la app institucional

La Biblioteca de la ETSAV es la primera biblioteca del mundo donde los usuarios, de manera completamente autónoma, se pueden prestar los libros usando la aplicación institucional para teléfonos móviles de la universidad. El sistema se basa en dos elementos diferenciados: por un lado, un sistema RFID y unos arcos de seguridad conectados al sistema de gestión bibliotecaria y, por otro lado, la app institucional que incorpora una funcionalidad para el autopréstamo de los documentos mediante la lectura del código de barras que los identifica. Una vez realizado el préstamo, el usuario se puede dirigir directamente a la salida donde el sistema de seguridad, mediante la lectura de la etiqueta RFID del documento, comprueba si está prestado y se activa, en función de esta variable, cuando no lo está. En 3 meses de funcionamiento, esta modalidad ya supone casi el 40% del total de préstamos de documentos y comporta una descarga importante de trabajo de bajo valor añadido para el personal.

Antecedentes

Hasta el momento, hay dos clases de sistemas de autopréstamo en las bibliotecas. Los que funcionan con máquinas de autopréstamo convencionales y los que basan su funcionamiento en el uso de dispositivos móviles que bien pueden ser del usuario o de la propia biblioteca. Las máquinas de autopréstamo requieren de una configuración, un mantenimiento y una renovación periódica por cada una de las bibliotecas en las que están en funcionamiento. Así mismo, hasta ahora, en los sistemas de autopréstamo desde dispositivos móviles, sea con una aplicación de terceros o, menos frecuentemente, con una aplicación propia, el usuario, una vez realiza el préstamo, tiene que dirigirse a algún punto de la biblioteca para deshabilitar la seguridad del documento.

Retos

Hasta el momento de su implementación de este proyecto, todo y existir sistemas análogos, no había sistemas de autopréstamo en los que el usuario, una vez formalizado el préstamo, no tuviese que o dirigirse a algún punto de la biblioteca, con o sin ayuda del personal, para deshabilitar la seguridad. Así mismo, el proyecto ha demostrado la viabilidad del sistema, que hasta su implementación, solo era teórica porque la llegada al mercado de los arcos de seguridad con conexión al sistema de gestión bibliotecaria es muy reciente. Además, a diferencia de las máquinas de autopréstamo, este sistema permite el préstamo de cualquier otro tipo de material y no solo de documentos. También hay que poner en valor la integración de la API del sistema de gestión de bibliotecas en la app institucional de la UPC, con la que además de poder formalizar los préstamos, los usuarios pueden consultar los documentos y otros materiales en préstamo y renovarlos.

Fases

El proyecto ha pasado por diversas fases: una primera, en la que se decidió utilizar esta modalidad de autopréstamo después del estudio de las posibles alternativas y haber concluido que ninguna de las existentes acababa de cumplir con las expectativas planteadas para el servicio; una segunda, en la que, dada la novedad y primicia del servicio, se ha decidido llevar a cabo un proyecto piloto en la Biblioteca de la ETSAV con la intención de asegurar de manera efectiva su viabilidad tecnológica que, hasta el momento del desarrollo, era exclusivamente teórica; una tercera, la actual, en la que, por un lado se está trabajando para hacer extensivo el servicio a material no libro y por el otro, se están monitorizando los indicadores y datos de uso del servicio, recogiendo las incidencias técnicas y analizando las opiniones de los usuarios con la intención de extender el servicio al resto de las bibliotecas de la UPC a corto plazo.

Nuevos Servicios

Fruto del desarrollo del proyecto, los usuarios de la Biblioteca de la ETSAV, hacen uso de un servicio pionero, y único de momento en las bibliotecas de todo el mundo, como es el de la formalización integral y autónoma del préstamo de documentos usando su propio dispositivo móvil y ganan, de esta manera, en rapidez, autonomía e intimidad. Así mismo, el proyecto comporta ventajas para la institución: aumenta la cantidad de tiempo que el personal dedicado hasta ahora al préstamo puede dedicarse a tareas de mayor valor añadido; facilita la implementación del autopréstamo en una red de bibliotecas ya que no se requiere de una o más máquinas de autopréstamo para cada centro; se reduce hasta la mínima expresión la inversión necesaria en equipamiento y los gastos asociados a este equipamiento que algún momento quedará obsoleto; además el sistema permite, a diferencia de las máquinas de autopréstamo, el autopréstamo de material no libro y finalmente se promociona la aplicación institucional.

Conclusiones

La implementación de este nuevo servicio de autopréstamo en la biblioteca ETSAV ha supuesto para nuestra entidad el desarrollo de un servicio innovador que, además de reducir los costos en equipamiento para la prestación del servicio, permite la dedicación del personal de bibliotecas a tareas de alto valor añadido. Igualmente, la utilización de dispositivos personales para el acceso al servicio redunda en la mejora de experiencia de usuario y en la disponibilidad y eficiencia del acceso al servicio. En resumen, el nuevo servicio de autopréstamo mediante dispositivos móviles ha supuesto el desarrollo de un servicio innovador, nuevas posibilidades por lo que se refiere al préstamo de otro tipo de material, ahorro en los costes de explotación del servicio de préstamo, la posibilidad de dedicación del personal a servicios de mayor valor añadido y la mejora de experiencia de usuario al disponer de un acceso al servicio desde su propio dispositivo y en cualquier punto de la biblioteca.