Candidatura

Automatización de Procesos (RPA) para la ejecución de medidas extraordinarias de ayuda a pymes de los sectores del comercio minorista y de la hostelería.

En 2021 se aprobaron medidas extraordinarias para pymes del comercio minorista y de hostelería con objeto de paliar los efectos del impacto económico negativo ocasionado por COVID-19 y sostener la continuidad de dichas empresas y negocios.
Ante el elevado presupuesto destinado y el elevado número de solicitudes a tramitar en tan escaso periodo de tiempo, se implementa una gestión automatizada de las actuaciones administrativas.

Se han habilitado varios sistemas de información que se complementan, permitiendo una pista de auditoría adecuada a la vez que un sistema de archivado de toda la documentación generada, a saber:
*Una herramienta de tramitación de ayudas
*Un sistema de robotización (RPA) de consultas, requisitos y gestiones del expediente.
*Una carpeta securizada de almacenamiento

Así el procedimiento de concesión de ayudas se encuentra automatizado íntegramente en el tramitador tanto en la fase de presentación de solicitudes como en la generación de documentos del expediente.

Antecedentes

El sector comercial, junto a hostelería, transporte y almacenamiento, suponen más del 20 % del PIB andaluz. El comercial lo componen más de 134.000 empresas, distribuidas en 162.792 locales comerciales, que ocupan a 480.400 personas.La situación de estas pymes ha sido especialmente grave. Vieron interrumpida parte de su actividad debido a las medidas de contención de la pandemia y quedaron suprimidos sus ingresos. Muchas se vieron obligadas una suspensión completa.
En 2021 se aprueban medidas extraordinarias con objeto de paliar los efectos del impacto económico negativo ocasionada por COVID-19.Se destinan 132.406.588€ para la concesión de ayudas, por un importe fijo de 3.000€ cada una, para financiar el capital circulante o de explotación de estas pymes. Ello implica que se pudiera conceder más de 45.000 ayudas, si bien el número de expedientes podía superar los 125.000. Cifras que, para el tiempo de resolución planteado, se convertían en inmanejables e ingestionables.

Retos

La concesión de ayudas implica la comprobación del cumplimiento de requisitos de la pyme. Estas comprobaciones se realizan a través de fuentes oficiales a las que se puede acceder a través de plataformas de intercambio de datos o a través de páginas web que permiten las consultas de determinados datos. Son 31 comprobaciones distintas las que han de realizarse.
La ayuda se resuelve por concurrencia no competitiva, tramitando expedientes de forma individual hasta agotar el crédito. El plazo máximo para resolver y notificar es de dos meses desde que la solicitud entra en Registro Telemático.Para este reto se ha utilizado robotización (RPA) en el proceso de comprobación así como en la concesión, pago y justificación.
Se buscaba:
a) reducir el coste frente a una gestión manual
b) mejora la eficiencia en gestión ante la insuficiencia de medios personales
c) reducir errores durante la tramitación ante el elevado número de comprobaciones y el alto número de participantes en la convocatoria.

Fases

Para realizar las tareas con RPA se estimó contar con 35 robots funcionando en paralelo las 24 horas del día, a razón de unos 15 minutos por tramitación de expediente.La contratación del diseño, análisis, desarrollo e implantación ha sido a través de un proyecto llave en mano con un coste estimado de 65.000€ más IVA. Se contemplaba el coste de desarrollo y las licencias necesarias para la construcción y ejecución del sistema.
Se estimó un plazo para la construcción y puesta en marcha del sistema de 4 semanas desde el momento de la adjudicación. Previamente, desde la Dirección se hubo de modelar el procedimiento de gestión de ayudas y tenerlo completamente definido.El sistema también debía permitir el monitorizado por parte del gestor humano. Para ello se ha diseñado una herramienta de acceso web en tiempo real a todo el proceso (Control Room).
Con el fin de almacenar las evidencias de las comprobaciones realizadas, se implementa un sistema securizado de ficheros (sFTP).

Nuevos Servicios

El RPA realiza las tareas que el gestor humano realizaría accediendo a webs externas, comprobando .PDF y otro tipo de ficheros obtenidos de las consultas (hojas de cálculo, etc.). También tramita otros pasos como son las notificaciones efectuadas al interesado, la generación y envío a firma de oficios y resoluciones, la generación del fichero de pago, etc. y garantiza la debida pista de auditoría almacenando toda la información y documentación generada.
A finales de 2021 se habían tramitado 54.907 expedientes, de los cuáles 37.369 había sido favorables (resto son desfavorables, desistidos, etc).Si la estimación de una tramitación manual supone unos 175 minutos/expediente, los 54.907 expedientes implican más de 9,6 millones de minutos. Las 10 personas operativas de la Dirección precisarían 122 meses para tramitar tal volumen de expedientes. Cumplir el objetivo de resolver en 2 meses precisaba más de 500 personas. Las mejoras en eficiencia y en reducción de costes son evidentes.

Conclusiones

La tecnología RPA ha permitido efectuar de forma automatizada gran parte de las comprobaciones descritas, automatizando la consulta a plataformas de intercambio de datos o las consultas a determinados registros. Ha permitido la lectura de documentos normalizados y automatizar el proceso de concesión que ha efectuado el tramitador.Sin esta tecnología hubiera sido materialmente imposible alcanzar el objetivo planteado ante el elevado volumen de pymes, presupuesto disponible, y tiempo de resolución, ofreciendo además las debidas garantías de obtención de la pista de auditoría de las comprobaciones efectuadas y minimizando los errores.
El desarrollo ha sido gracias a la aportación de la empresa TIC adjudicataria y al meticuloso trabajo del equipo de la D. Gral, que previamente modeló el procedimiento de concesión de ayudas y colaboró en las especificaciones funcionales del robot. El complemento persona-robot ha sido la que ha permitido el éxito de este proceso de concesión de ayudas.