«Sedipualb@ nos ha dado la libertad de poder definir procesos que nuestro anterior gestor de expedientes no nos permitía.»

¿Qué iniciativas destacaría como casos de éxito en los que la tecnología haya permitido mejorar procesos internos o la relación con el ciudadano?

En nuestro caso concreto hemos apostado por la plataforma “Sedipualb@” de la Diputación de Albacete, esta plataforma de Administración Electrónica nos ha dado la libertad de poder definir procesos que nuestro anterior gestor de expedientes no nos permitía.
En concreto hemos desarrollado trámites personalizados en nuestra sede electrónica que permiten al ciudadano tramitar desde su móvil solicitudes que anteriormente, y de manera obligatoria, tenían que tramitar presencialmente en el Ayuntamiento rellenando un formulario en papel, con el consiguiente perjuicio y pérdida de tiempo.

También nos hemos centrado en no abandonar a las personas que tienen dificultades para relacionarse con la Administración por medios electrónicos habilitando la “Asistencia en trámites”, la cual permite que un funcionario realice, exactamente el mismo proceso definido en la sede, y rellene esos trámites en su ordenador con la información y documentación que le facilita el ciudadano presencialmente, firmando su solicitud de manera biométrica, y obteniendo el justificante de su presentación.
Desde su puesta en marcha hemos detectado un Aumento de Registros Telemáticos y una disminución importante de registros presenciales, asimismo hemos detectado una disminución en los plazos de presentación de las solicitudes

La Inteligencia Artificial está generando un profundo debate en el ámbito público. ¿Cómo valora su potencial para mejorar la gestión pública? ¿Qué límites o precauciones considera necesarios?

En nuestro caso hemos priorizado la integración de la Inteligencia Artificial en la operativa diaria del Ayuntamiento, para ello, y con carácter previo a su implementación, se ha aprobado una normativa de uso responsable de las herramientas de Inteligencia Artificial.
Esta normativa tiene por objeto que el personal del Ayuntamiento adquiera conocimiento de sus ventajas e inconvenientes y pueda aplicarla de forma responsable.

Hemos puesto un énfasis particular en la protección de datos personales, estableciendo la obligatoriedad de anonimizar todos los datos antes de su incorporación a la IA, limitando el uso de IA no autorizadas por los Servicios Informáticos, e insistiendo en la necesidad de la supervisión humana de todo el contenido generado, debiendo ser revisado y validado obligatoriamente por un empleado público antes de su utilización.

Recientemente hemos puesto en marcha un proyecto piloto en la Oficina Técnica Municipal para la optimización de procedimientos mediante Inteligencia Artificial.

Inicialmente nos centraremos en las obras menores y las declaraciones responsables, con el propósito de reducir los plazos de respuesta al ciudadano y minimizar los errores en la tramitación.
Nuestro objetivo es, por un lado reducir el tiempo de respuesta y automatizar la verificación de la documentación requerida, y por otro lado establecer una base de conocimiento centralizada y conversacional que permita a los técnicos realizar consultas sobre normativa vigente con un alto grado de precisión.

Asimismo el proyecto facilitará la reducción del número de requerimientos de subsanación, al efectuar una verificación asistida en los trámites definidos en la sede electrónica con anterioridad a la presentación de las solicitudes.
Este proyecto posee un enorme potencial en un departamento en el que, debido al volumen habitual de peticiones recibidas, tiende a acumular carga de trabajo.

¿Qué importancia tiene la colaboración público-privada en la modernización tecnológica de las administraciones? ¿Qué modelo de cooperación considera más eficaz?

Debemos partir de la premisa fundamental de que la Administración no puede ni debe hacerlo todo sola.
Si intentáramos desarrollar internamente cada solución de ciberseguridad o cada modelo de IA, llegaríamos tarde y mal.
No podemos tener en plantilla a un experto mundial en blockchain o en defensa contra ransomware de última generación, pero sí podemos contratar ese servicio a una empresa especializada.

La colaboración público-privada (CPP) no es una opción, es el motor de la modernización.
La empresa privada aporta la agilidad y el I+D que la rigidez administrativa a veces asfixia. A cambio, la Administración aporta el marco ético, la escala y la estabilidad.

A nuestro modo de ver, el modelo ganador no es la simple subcontratación (donde yo pago y tú lo haces todo), sino la compra pública de innovación y la coproducción de soluciones.

El mayor peligro es quedar «secuestrados» por el software de una empresa. El modelo eficaz exige que la empresa privada use APIs abiertas y estándares interoperables. Si mañana queremos cambiar de proveedor, nuestros datos deben poder migrar sin problemas.

En nuestro caso, el modelo que consideramos más sostenible, es el equilibrio entre Software Libre y Soporte Privado Usamos soluciones de código abierto como Proxmox, y contratamos a empresas tecnológicas para que mantengan, actualicen y aseguren el software.
De esta forma, el conocimiento es público, pero la eficiencia en la ejecución es privada.
Nuestro propio proyecto presentado a los premios Aslan es un ejemplo evidente de un modelo de cooperación eficaz.

Hemos actuado en estrecha colaboración con la empresa SOLTECSIS como socio tecnológico destacado, quien aportó su alta cualificación y 17 años de experiencia con Proxmox. Además, se involucró a otros socios clave como Virtual Cable.
Nuestro alto grado de satisfacción subraya la importancia de contar con acompañamiento especializado, profesionalidad y capacidad técnica demostrada por parte del sector privado.

Los medios públicos son bastante reducidos y en nuestro caso, con un departamento TIC compuesto únicamente por 3 personas, acometer este proyecto y al mismo tiempo sobrellevar la gestión diaria hubiese sido imposible.

Mirando a los próximos tres a cinco años, ¿cuáles deberían ser las prioridades estratégicas para consolidar una Administración digital, resiliente y centrada en el ciudadano?

Mirando al horizonte debemos consolidar una Administración que no solo sea digital, sino que sea resiliente ante crisis y realmente útil para el vecino.

Debemos intentar adelantarnos a lo que nos puedan pedir sin esperar a que nos lo soliciten, deberíamos automatizar los procesos de tal modo que no sea necesario realizar peticiones sobre hechos que ya conocemos. Si por ejemplo nace un niño en el Concejo y tiene derecho a Ayudas Sociales deberíamos poder iniciar la tramitación de la concesión en el momento que se nos notifica ese nacimiento sin obligar a los padres a rellenar multitud de formularios previamente.

Es fundamental centrarnos en el gobierno del dato, necesitamos una interoperabilidad total entre Administraciones, intentando por todos los medios que se proporcionen una única vez, evitando procesos repetitivos que siempre consisten en presentar una y otra vez los mismos documentos para los distintos trámites de las distintas Administraciones.
Somos conscientes que en unos pocos años la IA marcará la operativa diaria de la Administración y debemos adaptarnos a ese cambio de manera progresiva y sin miedo.

Intentaremos lograr que el funcionario deje de ser un simple tramitador para convertirlo en un gestor de casos que pueda apoyarse en procesos automatizados que le permitan liberarse de las cargas burocráticas del día a día.
Un punto muy importante, que muchas veces se nos olvida, es que la tecnología puede suponer una barrera para los ciudadanos, debemos por tanto establecer como prioridad estratégica que el nivel de competencia digital del vecino no limite su acceso a sus derechos. Debemos asistir al ciudadano en la medida de sus posibilidades tecnológicas, y al mismo tiempo, intentar simplificar el lenguaje jurídico-administrativo adaptándolo a sus casos concretos.

¿Qué papel tiene actualmente el área de Tecnología o Sistemas en la toma de decisiones estratégicas dentro de su organización? ¿Ha evolucionado hacia un rol más transversal y estratégico?

El actual equipo de gobierno ha depositado una confianza plena en los Servicios Informáticos municipales estableciendo como objetivo prioritario de su mandato la digitalización completa del Ayuntamiento de Castrillón.
En este escenario todas las decisiones estratégicas a futuro se desarrollan en colaboración entre los Servicios Informáticos y el resto de departamentos municipales.

Hemos pasado de ser «los que arreglan las impresoras y el Wi-Fi» (un rol reactivo y de soporte) a ser el motor de la estrategia municipal
Actualmente tenemos un rol totalmente transversal ya no somos un departamento estanco.
Funcionamos como una consultoría interna. Mi equipo y yo asesoramos a cada área sobre cómo la tecnología puede resolver sus problemas específicos, proponiendo proyectos pilotos y acompañándolos en todo el proceso, desde la primera prueba de concepto hasta la puesta en marcha final.

Nuestra prioridad es que la tecnología empleada sea invisible y se centren únicamente en el objetivo a buscar.
Hemos pasado de una gestión reactiva de sistemas obsoletos, a liderar un entorno tecnológico resiliente, altamente escalable y económicamente sostenible, lo que impacta de manera transversal en cómo realizan su labor diaria todos los empleados municipales.