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Solución de administración electrónica

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Proyecto de 1,5M€ que permite contar con una solución de administración electrónica que incluye una completa plataforma de administración electrónica con sede, registro y todos los elementos habilitantes, gestor de expedientes, archivo y gestor documental, así como aplicaciones verticales de gestión de ingresos y gestión de población. Cuenta con más de 510 trámites implantados. Frente a proyectos similares, destaca por su núcleo de bases de datos corporativas, los conceptos de dato único y clasificación archivística desde el inicio, y una base única de tramitación de expedientes para todos los módulos. Está pensando para ofrecer una visión 360º del ciudadano. Se completa con un proyecto de 2M€ de renovación de equipamiento informático y de telecomunicaciones. Está prevista la licitación de oficina de transformación digital que apoyará el proceso de mejora continua en administración electrónica, bajo principios de simplificación, inclusión, movilidad, transparencia y reutilización

Antecedentes

Aunque se disponía de una carpeta ciudadana para tramitación telemática y un gestor de expedientes, era necesario abordar la adquisición de una plataforma de tramitación electrónica.Al mismo tiempo, los departamentos de Tesorería Municipal o Padrón de habitantes, que habían hecho notables esfuerzos de informatización, automatización, y colaboración para la creación de bases de datos corporativas de terceros (contribuyentes y ciudadanía respectivamente) y territorio, demandaban la actualización de sus aplicaciones.Frente a informática de silos, la licitación conjunta de todos estos elementos constituye un elemento diferenciador porque, además de dotar a todo el Concello de tramitación electrónica, permite extender el uso de la base de datos única de personas, territorio y documentos, y trasladar buenas prácticas de gestión, al resto de la organización. Además, la componente de interoperabilidad permitirá la paulatina integración del resto de las aplicaciones municipales.

Retos

Si bien ha resultado un proyecto muy complejo, porque abarca a la totalidad de la tramitación del Concello, a falta de cinco meses para la finalización, ya se han obtenido los siguientes resultados:
• Se han puesto en producción tanto la gestión de padrón de habitantes como la gestión de ingresos.
• Se ha puesto en funcionamiento la sede electrónica, el registro electrónico, el gestor de expedientes y todos los servicios asociados.
• Se ha hecho un notable esfuerzo de normalización y homogeneización en la tramitación de expedientes.
• Se ha ampliado la oficina de gestión de censos para mantenimiento de bases de datos corporativas y se ha creado una oficina de notificaciones centralizada.
• Se han mecanizado 510 trámites, de los cuales 305 son a instancia de parte y están disponibles en la sede.
Además se ha completado la sede con una oficina tributaria virtual. Está pendiente únicamente algunos procedimientos relacionados con la contratación o la gestión de subvenciones.

Fases

Para dar respuesta a los retos de este proyecto se llevaron a cabo distintas actuaciones:
* Fase inicial.
- Se creó un equipo de trabajo conjunto de Secretaría-Tesorería-Informática para diseño y unificación de criterios. - Se realizó una consultoría que dio lugar a un catálogo de trámites con su correspondiente descripción de detalle.
* Fase de configuración.
- Se abordó la configuración de las aplicaciones verticales y la plataforma de administración electrónica, aplicando criterios comunes.
-El diseño de un procedimiento administrativo genérico permitió llevar la plataforma a todo el Concello desde el primer momento.
-Solo áreas concretas cuentan en este momento con procedimientos de diseño específico.
* Fase arranque: Como elemento diferenciador, la situación generada por el COVID-19 obligó a rediseñar la formación y puesta en funcionamiento para poder llevarla a cabo prácticamente en remoto y en teletrabajo, con herramientas como la videoconferencia.

Nuevos Servicios

Si bien la solución de administración electrónica no ha estado suficiente tiempo como para generar indicadores de impacto significativos, de forma cualitativa se pueden identificar notables beneficios:
• Desde octubre de 2020 la ciudadanía dispone en la sede electrónica de un canal para la tramitación y la comunicación con el Concello en formato electrónico. En febrero de 2021 se han incorporado los trámites tributarios.
• Si bien la puesta en marcha supone una dificultad añadida para los departamentos, la automatización de tareas y decisiones como la creación de la oficina de gestión centralizada de notificaciones está suponiendo un importante ahorro de trabajo.
• El sistema evita la presentación de documentos que ya obran en poder de la administración. Se están implantando además servicios de interoperabilidad para reutilizar documentos disponibles en otras administraciones.
• Se dispone de información global del ciudadano, lo que facilita el acceso del ciudadano a través de la s

Conclusiones

Se ha dotado al Concello de los medios necesarios para prestar servicios telemáticos al ciudadano y cumplir la legislación en materia de administración electrónica. Ha resultado un proyecto complejo y extenso en el tiempo que ha retrasado la entrada en producción de herramientas como la sede y el registro electrónico. Pero al mismo tiempo ha sentado las bases, no solo para comenzar a trabajar en la necesaria racionalización administrativa, sino también en aspectos tan importantes como la transparencia, los datos abiertos, o la creación de servicios automatizados y proactivos, la seguridad o la protección de datos. Permite detectar debilidades y poner el foco en la organización y la mejora de la gestión. La integración con otras aplicaciones municipales, con el portal de datos abiertos, y con la plataforma de datos ciudad actualmente en implantación, situará la Concello en una situación óptima para abordar una verdadera transformación digital.