Candidatura

Smart Digital Workplace

Dentro del plan estratégico de la compañía hay dos palancas que son claves, la transformación cultural y la transformación digital y los empleados de la compañía son la clave para que estas dos palancas impulsen nuestros objetivos estratégicos, el foco en el cliente, la internacionalización y la mejora de la eficiencia y la seguridad.
Para conseguir esto, hemos trabajado en una iniciativa global y de impacto en todos los empleados denominada Smart Digital Workplace cuyos objetivos son la creación de un entorno de trabajo flexible que se adapte a las necesidades de nuestros empleados, mejorando la colaboración, comunicación y colaboración en un entorno que ofrezca todas las garantías de seguridad que necesita una organización como Renfe.
Esta iniciativa tiene tres pilares fundamentales: desarrollar la cultura digital en la organización, ofrecer la tecnología para potenciar las nuevas maneras de trabajar y establecer las bases del nuevo modelo de trabajo más flexible y abierto.

Antecedentes

Renfe cuenta con un volumen elevado de empleados 16.000 de los cuales, prácticamente dos tercios de los mismos no se encuentran en un entorno de oficina, por tanto son empleados de primera línea (maquinistas, personal de taquillas, operadores comerciales, supervisores, personal de talleres, etc).
Antes del lanzamiento de esta iniciativa no disponíamos de soluciones de colaboración, socialización y gestión de conocimiento adaptadas a las necesidades de este tipo de empleados y por tanto teníamos carencias en cuanto a las herramientas que podíamos ofrecerles.
Por otra parte, necesitábamos soluciones ágiles para digitalizar procesos de la compañía de forma sencilla para este tipo de colectivos y de forma general teníamos que abordar un plan de adopción que acercase la tecnología al día a día de los empleados en un periodo de pandemia en el que buscábamos que todo el personal de oficina que pudiese por sus funciones, pudiese teletrabajar y desempeñar su trabajo igual que en la oficina.

Retos

Retos Tecnológicos:
- Dotar a todos los empleados de la compañía tanto de soluciones software (licencias de Microsoft 365) y renovación del equipamiento hardware que permita evolucionar las capacidades del puesto de trabajo.
- Impulsar la cultura digital dentro de la organización: La colaboración, gestión de conocimiento, la comunicación y la mejora de la productividad son ejes clave para conseguir una organización más eficiente y conectada, en la que los empleados puedan trabajar tanto en la oficina como en teletrabajo y tengan toda la información y sus compañeros disponibles allí donde estén.
- Formación: Para sacar el mayor provecho tanto a la tecnología como a las capacidades de transformación que ofrece en el modelo de trabajo, es necesario dotar a los empleados de competencias digitales.
- Seguridad: En un modelo de trabajo en el que el empleado no solo trabaja en la Oficina sino también en su domicilio y puede disponer de la información de la compañía de una forma mucho más ágil.

Fases

- Enero 2022: Implantación de la solución M365 de Microsoft para todos los empleados de la compañía: Centralizar, sobre la misma suite, todas las herramientas que necesitan los empleados: Herramientas ofimáticas, correo, acceso a eventos, teams, yammer, calendario, planner, sharepoint online, To-Do, forms, OneDrive.
2022 - Enero 2023: Unificación de los espacios de trabajo y colaboración de la compañía hasta este año en diferentes entornos.
2022- 2023 Gestión del cambio y plan de adopción: Adicionalmente a la configuración y despliegue tecnológico estamos diseñando e iniciando un proyecto de gestión del cambio en el que contemplemos las principales necesidades de los colectivos de la compañía. Desde empleados de oficina a empleados de primera línea disponen de las herramientas de colaboración, socialización y gestión de conocimiento para desempeñar su trabajo independientemente de si están en un taller, tren, oficina o taquillas.

Nuevos Servicios

- Software: Suite M365 para todos los empleados de la compañía, comunicación, colaboración, gestión de conocimiento y seguridad.
Servicio de adopción para sacar un mayor partido a las soluciones tecnológicas disponibles y adaptar casos de uso a las necesidades de cada tipología de empleados.
- Soluciones para empleados de primera línea: no es necesario disponer de un PC para estar conectado con la organización, disponer de herramientas para digitalizar procesos, compartir conocimiento o tener soporte en línea de compañeros de otras ubicaciones en una empresa que tiene cobertura en todo el territorio nacional.
- Protección de la organización: incrementando las soluciones de seguridad para la protección de dispositivos, software, acceso y comunicaciones.
- Monitorizar la experiencia del empleado: solución para medir la satisfacción de los empleados tanto en el uso del hardware como de las herramientas, y soluciones de negocio de la organización.

Conclusiones

Nuestra visión es que los empleados son el centro de las organizaciones y desde Renfe hemos trabajado para dotarlos de las herramientas y planes de adopción necesarios para realizar su trabajo, estar conectados tanto con la organización como con sus compañeros y gestionar el conocimiento. Somos una empresa en torno a 16.000 empleados con muy diversas funciones y disponer de soluciones como M365 para todos que integran todo lo que necesitas bajo el mismo ecosistema digital favorece mucho la adopción, la evolución y la seguridad del entorno de trabajo.
Este año será clave para continuar con este proceso, profundizando en los planes de adopción, realizando la renovación de todo el equipamiento hw de los empleados avanzando hacia modelos de escritorios virtuales en los casos que sea necesario. Es un plan pionero en sector público con una gran inversión comprometida a cinco años que nos permitirá dar continuidad a este plan estratégico.