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Séneca: El motor de la Transformación Digital educativa en la pandemia

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En la actualidad, Séneca es un sistema de información basado en tecnología JAVA, que data de hace ya más de 20 años y atendiendo a la comunidad educativa andaluza compuesta por más de 7.000 centros, 125.000 docentes, 1,5 Millones de alumnos y alrededor de 1,7 tutores legales. Esta iniciativa trata de mostrar el replanteamiento de este sistema para adaptarse a una situación tan compleja en el mundo educativo como una pandemia y un escenario de confinamiento total y posteriormente confinamientos parciales así como un nuevo cambio de comportamiento en la que los docentes, el alumnado y las familias de estos se tienen que relacionar irremediablemente telemáticamente o presencialmente evitando en la mayor medida los contactos directos y se tienen que replantear y reconvertir servicios y procedimientos educativos que estaban diseñados y planteados fundamentalmente en papel a nuevos servicios y procedimientos que tienen como base ahora la tecnología y las relaciones telemáticas.

Antecedentes

La principal problemática reside en que la mayoría de procedimientos educativos y las relaciones entre el profesorado, alumnado y familia estaba basado en entregas documentales en papel: boletines de evaluación, actas e informes de seguimientos, cheques libro, comunicaciones entre el profesorado y las familias, las sesiones de tutorías, las autorizaciones del alumnado, el control de presencia del alumnado y el profesorado, los procedimientos de admisión y matrícula, etc… estaban basados en documentos papel. En marzo de 2020 los centros se cierran, el alumnado y el profesorado se van a sus casas para continuar con la docencia on-line y el sistema educativo tiene que seguir continuando de forma telemática. Acabado el confinamiento obligatorio de toda la población, el sistema educativo tuvo que seguir funcionando con una presencialidad relativa del alumnado y profesorado y con un nuevo rediseño de los procedimientos donde priman las restricciones que se evitan los contactos directos.

Retos

El reto fundamental fue rediseñar todos los procedimientos que estaban diseñados y enfocados al papel y presencialidad a un modo telemático y con firma electrónica superando multitud de retos por los volúmenes de actores de la comunidad educativa (100.000 docentes usando los sistemas diariamente, más de 1 millón de padres y madres comunicándose con los centros y más de una decena de documentos que se generan en el curso escolar y que hay que replantearlos para que se firmen electrónicamente y se entreguen telemáticamente, así como diseño e implantación de funcionalidades a través de dos apps (iSéneca e iPasen) para facilitar a los actores relacionarse con el sistema Séneca y romper la brecha digital o la falta de dispositivos en la población.

Fases

El proyecto se estructuró en distintas fases para cubrir todos los objetivos.
1.- Implantación de medios de autenticación y firma electrónica para todo el profesorado y familia optando por facilitar sistemas de clave concertada y firma con SMS para toda la comunidad docente y evitando la barrera tecnológica de los medios criptográficos.
2.- Implantación de un “punto de recogida electrónico” para facilitar la entrega de los documentos administrativos y de seguimiento académico a las familias (boletines, cheques libro, informes de evaluación y recuperación, etc…)
3.- Rediseño del sistema de comunicaciones en Séneca para facilitar las relaciones telemáticas. Una mensajería más potente, un sistema de autorizaciones telemáticas.
4.- Rediseño de las apps iSéneca e iPASEN dotándlas de funcionalidades para firmar documentos, autorizaciones, mensajería, control de acceso y control de presencia, etc… para universalizar el acceso a los sistemas, tanto al profesorado como a las familias.

Nuevos Servicios

Datos del pasado curso 20/21:
- Firma electrónica: 9 Millones documentos,
- Documentos en el punto de recogida. 3 Millones.
- Acceso a ver la información de sus hijos (1,4 Millones de usuarios)
- 2,3 Millones de autorizaciones enviadas a familias.- 26 Mill. de Mensajes a familias.
- 163 Millones de notificaciones push. 5 Millones de mensajes a tutores legales de alumnado.Con estos datos, es difícil cuantificar en términos de eficiencia, la reducción de papel, desplazamientos, ubicuidad en los procedimientos, disponibilidad en tiempo real de la información e incluso mejora del rendimiento académico por la inmediatez y continuidad de la información sobre la evolución del alumnado. Pero con solo centrarnos en la reducción de papel e impresión, se puede cuantificar que con la implantación de estos servicios, en el último curso escolar, se han dejado de imprimir más de 30 millones de folios a 0,02€, rondaría los 600.000€, por no decir el beneficio para nuestra ecología.

Conclusiones

Después de implantar estas medidas se puede decir que en este momento los centros educativos tienen todas las herramientas en el contexto de Séneca para disponer de una administración educativa 100% digital. Los centros disponen de un escenario tecnológico que les ha permitido la continuidad de proceso educativo de forma electrónica en el que ya todo se firma electrónicamente, todo se comunica electrónicamente, las familias disponen de forma electrónica toda la información académica del alumnado y la información del centro además de poder realizar cualquier trámite del centro (admisión, matrícula, solicitud de becas, etc…) de forma electrónica.